Maîtriser la gestion du temps : comment vaincre les distractions, les délais et le surmenage

E-mails, délais à respecter et listes de choses à faire interminables... avez-vous souvent l'impression qu'il n'y a jamais assez d'heures dans une journée ? Dans ce cas, une bonne gestion du temps est indispensable. Le spécialiste suisse du recrutement Robert Walters fait le point sur les défis les plus fréquents et donne des conseils pratiques pour améliorer votre productivité et votre flux de travail.

Avez-vous peur de passer pour quelqu'un d'antipathique si vous dites "non" ? Tout dépend de la façon dont vous le dites. (Image : www.depositphotos.com)

1. les interruptions par les collègues aux heures de pointe   

Vous êtes très occupé et vos collègues reviennent sans cesse vers vous avec des questions ou des demandes. La tentation est grande de les renvoyer vers votre boîte vocale, mais cela ne fait que déborder dans votre boîte de réception. Il vaut mieux leur demander de revenir une heure plus tard ou d'appeler à une autre heure qui leur convient. Souvent, les problèmes se résolvent d'eux-mêmes ou se révèlent moins urgents que prévu. De cette manière, votre boîte de réception reste propre et vous gardez une vue d'ensemble.   

2. difficulté à dire "non 

Avez-vous peur de passer pour quelqu'un d'antipathique si vous dites "non" ? Tout dépend de la façon dont vous le dites. Par exemple : 'Je travaille actuellement sur un projet important. Quelqu'un d'autre peut-il s'en charger ?" ou "Puis-je le faire plus tard dans la journée ? Si vous restez aimable et serviable, vous aurez l'air professionnel sans vous imposer de travail supplémentaire.   

3. les collègues sont difficiles à joindre    

Travailler avec des collègues injoignables peut être frustrant. Plutôt que d'attendre une réponse par e-mail, prévoyez des heures de consultation régulières. De cette manière, vous vous assurez que les informations importantes sont échangées à temps et que votre travail ne s'enlise pas. N'oubliez pas non plus de fixer des délais clairs.   

4. délais inatteignables    

Tout le monde a déjà vécu cette situation : un délai qui s'avère irréalisable. Le secret ? Une communication précoce. Si vous vous rendez compte que vous êtes en retard, parlez-en immédiatement à votre supérieur et proposez une solution alternative. Par exemple : "Je ne peux pas le faire aujourd'hui, quelqu'un peut-il m'aider ? Vous éviterez ainsi le stress de dernière minute et montrerez que vous êtes prévoyant.   

5. rechute dans des habitudes inefficaces   

Il est difficile de rompre avec les vieilles habitudes, surtout si vous vous laissez distraire. Vous vous surprenez à saisir constamment votre téléphone alors que vous essayez de traiter un e-mail ? Mettez-le en mode silencieux ou mettez-le de côté. Personne n'est parfait et il n'y a pas de mal à s'égarer parfois, tant que vous êtes conscient de votre comportement et que vous le corrigez à temps.   

6. les tâches ad hoc perturbent votre liste de choses à faire    

Les tâches ad hoc sont de petites tâches non urgentes qui reviennent souvent et qui peuvent considérablement perturber vos plans. La solution ? Considérez vos tâches comme des pierres et des gravats. Les "pierres" sont vos tâches les plus importantes et les plus urgentes, les "gravats" sont les petites tâches moins importantes. Si vous ne faites pas attention, vous ne vous occuperez bientôt plus que du gravier. Commencez donc toujours par les pierres, afin de pouvoir vraiment commencer par les tâches les plus importantes. Vous pourrez vous occuper du gravier plus tard.   

7. mauvaise planification par votre supérieur 

Parfois, la mauvaise planification de votre supérieur provoque du travail supplémentaire. Osez être honnête si vous n'avez pas de place dans votre emploi du temps. Suggérez par exemple : "Puis-je faire cela demain parce que je n'ai pas de place aujourd'hui ? La flexibilité est une bonne chose, mais vous pouvez aussi fixer vos limites. Une bonne communication est ici la clé.

8. replanification permanente en raison de tâches urgentes   

Des tâches urgentes inattendues peuvent perturber votre journée. Réservez chaque jour un bloc de temps pour ces tâches imprévues. Il est important que vous ayez de la place dans votre agenda pour les reporter. A la fin de la journée, vous pouvez évaluer : Est-ce que c'était vraiment urgent ou est-ce que cela aurait pu être évité ? Cela vous aidera à mieux planifier et à établir des priorités.  

Source : www.robertwalters.ch

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