La planification, facteur de réussite : garder les collaborateurs motivés et en bonne santé malgré le surcroît de travail

Les exigences envers les collaborateurs des entreprises augmentent parfois de manière soudaine et inattendue - par exemple lorsque

• de nouvelles commandes arrivent de manière inattendue et doivent être traitées rapidement ou
• des problèmes imprévus surviennent dans le travail quotidien ou
• beaucoup de collaborateurs sont malades ou en vacances en même temps ou
• les postes vacants restent inoccupés plus longtemps que prévu en raison de la pénurie de main-d'œuvre qualifiée.

Objectif : rendre le travail supplémentaire supportable

Dans toutes ces situations, les collaborateurs sont généralement amenés à travailler davantage pendant une période plus ou moins longue. Cela signifie qu'ils doivent soit faire plus dans leur temps de travail habituel, soit faire des heures supplémentaires, voire éventuellement prendre des équipes spéciales.

La question qui se pose alors à leur employeur est souvent la suivante : comment organiser le travail supplémentaire de manière à ce que

• mes collaborateurs ne les considèrent pas comme une contrainte, voire une brimade, et que
• ils restent performants et prêts à travailler, même si le travail supplémentaire représente pour eux une véritable surcharge de travail ?

Les collaborateurs veulent que leur travail soit planifiable

Une étude publiée dans la revue spécialisée "Personnel Psychology" et intitulée "I didn't see that coming !" arrive à la conclusion suivante : La manière dont les collaborateurs réagissent au travail supplémentaire dépend fortement de la prévisibilité de celui-ci pour eux.

L'étude en question a comparé les effets des surcharges de travail attendues et inattendues, entre autres sur le bien-être des employés. Les résultats le montrent : Un écart important entre la charge de travail attendue et la charge de travail réelle provoque du stress et des inquiétudes chez les employés - par exemple parce qu'ils se posent alors des questions :

• Est-ce que je peux le faire dans le temps qui m'est imparti ? Quelqu'un peut-il m'aider en cas de besoin ?
• Dois-je, en raison de ce surcroît de travail, bouleverser mon emploi du temps quotidien, hebdomadaire, voire ma vie, et faire par exemple des heures supplémentaires ?
• S'agit-il d'une situation exceptionnelle ou cela deviendra-t-il la règle à l'avenir ?

Un surcroît de travail inattendu est source de stress

En d'autres termes, cela signifie que l'on ne peut pas faire autrement : Un surcroît de travail inattendu affecte considérablement - et négativement - le besoin d'autodétermination des collaborateurs et leur désir de tout contrôler ou de tout maîtriser. En outre, il s'accompagne généralement d'une charge émotionnelle supplémentaire en plus de la charge physique. Et si la situation perdure, il n'est pas rare que les collaborateurs se sentent de plus en plus épuisés au fil du temps, voire qu'ils s'épuisent.

Une situation que connaissent par exemple de nombreux collaborateurs d'hôpitaux et de maisons de soins. En raison de la grave pénurie de personnel qualifié chez leurs employeurs, ils savent souvent déjà, à la fin de leur service : "A peine suis-je rentré chez moi qu'on m'appelle pour me demander si je peux encore prendre un poste supplémentaire ou arriver plus tôt le lendemain, parce que...". Une situation de travail qui démoralise les collaborateurs à la longue et qui les conduit souvent à changer de poste, voire de profession.

Informer les collaborateurs à temps

L'étude publiée dans le journal "Personnel Psychology" confirme ce que de nombreux employeurs ou cadres savent par expérience : En règle générale, les collaborateurs sont prêts à effectuer des heures supplémentaires en cas de besoin - du moins tant qu'ils s'identifient à leur travail et à leur employeur. Il est toutefois important que leur vie et leur travail restent largement planifiables pour eux et que le travail supplémentaire ne leur tombe pas dessus par surprise, comme un coup de tonnerre dans un ciel serein. Par exemple, cinq minutes avant la fin de la journée de travail, car ils ont généralement d'autres projets pour le reste de la journée - même s'il s'agit simplement de faire les courses et de cuisiner pour leurs proches. Il en va de même pour le week-end, par exemple.

Rechercher le dialogue avec les collaborateurs

C'est pourquoi les cadres devraient informer leurs collaborateurs le plus tôt possible d'un (éventuel) surcroît de travail. C'est généralement possible : en effet, leurs employeurs savent toujours combien de collaborateurs sont en vacances et quand ils doivent être remplacés. De même, les cadres n'apprennent généralement pas seulement le vendredi après-midi qu'une réunion importante est prévue le lundi matin, pour laquelle une présentation doit encore être faite. De même, ils savent que pourvoir un poste vacant dans la situation actuelle du marché du travail prend généralement plus d'une ou deux semaines.

Ils auraient donc généralement suffisamment de temps pour parler avec leurs collaborateurs des pics de stress à venir ou qui se profilent, de sorte que

• que ceux-ci puissent s'adapter émotionnellement au travail supplémentaire et
• organiser le reste de leur vie de manière à ce qu'il n'en résulte pas de problèmes ultérieurs pour eux.

Un autre avantage d'aborder le sujet à un stade précoce est qu'il est alors possible, en cas de besoin, de concevoir d'éventuelles solutions alternatives lors d'une discussion commune ou d'organiser des mesures de soutien pour le collaborateur, qui contribueront à préserver son bien-être et sa performance.

Les collaborateurs ne sont pas seulement des employés

D'une manière générale, les entreprises ne devraient pas sous-estimer l'importance des horaires (de travail) contraignants pour la plupart de leurs collaborateurs et chercher à discuter avec eux de leur organisation. Car pour tous leurs collaborateurs, il ne s'agit pas seulement d'employés ; ils ont encore bien d'autres "casquettes" sur la tête. Ils sont par exemple aussi

• Partenaires de vie ou célibataires à la recherche d'un partenaire,
• les parents d'enfants ou les enfants de parents nécessitant des soins,
• membres de l'association ou bénévoles
• fiers propriétaires de maison, de jardin ou de chien,
• les spectateurs enthousiastes de concerts et de cinéma ou les visiteurs d'églises ou de marchés aux puces
• et, et, et

Un surcroît de travail oblige les collaborateurs à se réorganiser

Et ils veulent ou doivent concilier tous ces rôles dans leur vie quotidienne. Il est donc important d'être informé à temps des éventuels pics de charge, afin que les collaborateurs puissent se concentrer sur leur travail.

• être en mesure de répondre à toutes les exigences découlant de leurs différents rôles, et
• peuvent planifier et équilibrer leur vie de manière à se sentir (encore) bien dans leur peau.

Ils ne peuvent le faire que s'ils savent

• quand je dois travailler et quand je ne dois pas travailler
• quels sont les jours où, après le travail, je suis tellement fatigué que je ne peux plus faire telle ou telle chose ?

Prendre les collaborateurs au sérieux en tant que personnes

C'est pourquoi des horaires de travail respectés dans la mesure du possible sont aussi un signal pour les collaborateurs qu'ils sont aussi perçus et appréciés en tant qu'êtres humains. Et c'est à nouveau une condition pour qu'ils s'identifient à leur employeur et soient prêts à tenir compte de ses besoins dans leur planification et leur organisation de vie.

C'est pourquoi, lorsqu'une surcharge de travail potentielle est prévisible pour leurs collaborateurs - quelle qu'en soit la raison - les cadres devraient toujours les avertir. Ils devraient en outre leur demander dans quelle mesure et à quelles conditions le travail supplémentaire est compatible avec leurs autres tâches et intérêts. En effet, cela renforce le sentiment de contrôle individuel et d'autodétermination des collaborateurs. En outre, ils devraient, dans la mesure du possible, leur

• une possibilité de participer à la planification du travail et
• (si nécessaire) un soutien ciblé dans les phases de stress

car il s'agit d'une question de survie : Ce n'est que si la collaboration est basée sur un échange réciproque que les collaborateurs sont prêts - du moins à long terme - à donner le "meilleur" d'eux-mêmes pour leur employeur (ou leur équipe), même si cela va partiellement à l'encontre de leurs intérêts personnels.

Ne pas considérer le travail supplémentaire effectué comme allant de soi

Un autre conseil : il ne va pas de soi que les collaborateurs effectuent des heures supplémentaires (même si de nombreux employeurs pensent le contraire). Vous devriez donc remercier vos collaborateurs pour le travail supplémentaire qu'ils effectuent, même s'ils sont payés ou bénéficient d'un congé compensatoire, car.. : La flexibilité est également un bien précieux dans le monde du travail moderne.

A propos de l'auteur : Sabine Prohaska est propriétaire de l'entreprise de conseil seminar consult prohaska. Auteur de plusieurs ouvrages spécialisés, elle aide les entreprises à développer une nouvelle culture d'apprentissage et de collaboration au sein de leur organisation (www.seminarconsult.at).