Mener un entretien de maintien dans l'emploi avec des collaborateurs souhaitant changer de poste

Si des signaux d'alarme indiquent qu'un collaborateur important souhaite démissionner, son patron ou son supérieur devrait avoir un entretien de maintien en poste avec lui. Un tel entretien a trois objectifs :

• chercher à savoir si l'hypothèse est correcte. Si oui
• déterminer dans quelle mesure le collaborateur s'est déjà éloigné mentalement de l'entreprise. et s'il est encore possible de le "faire changer d'avis". Et à nouveau, si c'est le cas
• le motiver à rester.

Inviter à un entretien pour rester

Ne l'invitez jamais à un entretien de maintien de manière désinvolte. Si possible, demandez-lui un entretien personnel lorsqu'il est seul. S'il vous le demande, ne mentionnez pas le motif. Dites plutôt, par exemple : "Ce n'est pas grave, mais j'aimerais en parler avec vous en privé". Convenez d'un rendez-vous à cet effet - également pour pouvoir vous préparer. Avant l'entretien, demandez-vous par exemple

• Quelles pourraient être les raisons éventuelles d'une intention de changement de la part du collaborateur ? Et
• En quoi ai-je éventuellement contribué à cette situation en tant que cadre ?

Car si, par exemple, vous avez encouragé (inconsciemment) l'intention de changer par votre comportement, cela influence l'atmosphère de l'entretien.

Conduisez l'entretien de maintien dans un lieu qui garantit le calme et la confidentialité. Et prenez votre temps, car ces entretiens prennent souvent une tournure inattendue. Par exemple, si le collaborateur vous dit des choses que vous ne saviez pas auparavant.

Engager la conversation avec des messages à la première personne

Au début de l'entretien, faites brièvement part de vos pensées et de vos craintes au collaborateur. En effet, il ne connaît pas encore le sujet de l'entretien. Évitez les longs préambules, entrez directement dans le vif du sujet. Commencez l'entretien par une déclaration à la première personne ; par exemple

• "Ces derniers temps, j'ai eu l'impression que vous vous retiriez. Je crains donc que vous ne nous fassiez mentalement vos adieux". Ou bien
• "Notre entreprise est actuellement en pleine mutation. Je crains donc que vous ayez l'impression que votre emploi est précaire et que vous cherchiez une alternative de travail".

Exprimez ensuite vos regrets si vos craintes s'avèrent fondées : "Je trouverais cela dommage, car j'ai beaucoup d'estime pour vous en tant que personne et collaborateur et j'aimerais donc vous garder". Attendez ensuite que le collaborateur réponde. Écoutez patiemment ce qu'il a à vous dire. Posez au maximum des questions de compréhension.

Les réactions possibles des employés

Il y a quatre réactions possibles des collaborateurs à votre démarche.

• Réaction 1 : le collaborateur vous assure de manière crédible que vos craintes sont infondées. Dans ce cas, l'entretien n'a plus lieu d'être. Néanmoins, vous devriez profiter de l'occasion pour donner une base encore plus solide à votre relation avec vos collaborateurs. Par exemple, en disant : "Je suis content. Mais je vous en prie : à l'avenir, cherchez à me parler si quelque chose vous dérange. Car comme je l'ai déjà dit : vous êtes important pour moi en tant que collaborateur".
• Réaction 2 : le collaborateur insiste sur le fait que vos craintes sont infondées. Mais vous ne le croyez pas, par exemple à cause de son langage corporel. C'est souvent le cas, car les collaborateurs qui souhaitent changer de poste n'aiment généralement pas parler de leur intention avec leur chef tant qu'ils n'ont pas d'alternative de travail. Même dans ce cas, vous devez insister sur le fait que vous vous réjouissez de cette situation, car le collaborateur est important pour vous. Ensuite, poursuivez l'entretien comme un entretien normal avec le collaborateur, par exemple en disant : "Indépendamment de cela, j'aimerais savoir si vous êtes satisfait de votre travail - après tout, nous avons connu récemment des turbulences (par exemple en raison de la corona, de la guerre en Ukraine, de la numérisation ou de la faiblesse des effectifs)". L'objectif ici : explorer les raisons potentielles pour lesquelles le collaborateur pourrait envisager de changer d'employeur, pour ensuite éventuellement les résoudre.
• Réaction 3 : l'employé dit qu'il envisage de changer d'employeur. Dans ce cas, commencez par le remercier pour sa franchise et exprimez le fait que vous considérez cela comme une preuve de confiance et que vous traiterez l'information en conséquence. Ensuite, vous devriez vous renseigner en détail sur les motifs du changement envisagé, avant de lui demander : "Que puis-je faire, moi ou l'entreprise, pour que vous restiez ? Car, comme je l'ai déjà dit, vous êtes un collaborateur précieux".
  En tant que patron ou supérieur hiérarchique, vous pouvez prendre connaissance de la liste de souhaits du collaborateur et la commenter prudemment si un aspect est impossible à satisfaire. La pratique montre qu'un manque d'estime, une mauvaise ambiance de travail et un manque de satisfaction dans le travail sont généralement des problèmes plus importants que le montant du salaire lorsqu'il s'agit de garder des collaborateurs, en particulier hautement qualifiés.
• Réaction 4 : le collaborateur dit qu'il est fermement décidé à changer d'employeur. Même dans ce cas, vous devriez d'abord remercier le collaborateur pour son ouverture d'esprit et vous renseigner sur les motifs du changement. Il y a parfois des raisons personnelles : Par exemple, un employé est tombé amoureux et souhaite donc déménager dans une autre ville. Dans ce cas, vous ne pouvez que lui souhaiter bonne chance. Il en va autrement lorsqu'un employé dit par exemple qu'un membre de sa famille est devenu un patient et qu'il ne peut ou ne veut plus faire son travail exigeant. Dans ce cas, la seule alternative est généralement de le laisser partir ou d'explorer avec lui les autres possibilités d'organisation du travail ou les alternatives de travail disponibles au sein de votre propre organisation.

La situation est encore différente lorsque le changement prévu est motivé par la situation professionnelle actuelle. Par exemple, la mauvaise ambiance de travail, la charge de travail élevée, le mauvais salaire ou les faibles perspectives de promotion. Dans ce cas, lorsqu'un collaborateur dit ouvertement "je m'en vais" alors qu'il n'a pas encore de nouveau poste, il a généralement déjà accumulé beaucoup de frustration. Il est donc difficile d'inciter le collaborateur à rester. Malgré tout, vous devriez essayer avec des collaborateurs de valeur - même si vous devez alors vous attendre à une critique massive de votre style et de votre comportement de direction, car le mécontentement vis-à-vis du supérieur est une raison fréquente de changement d'employeur.

Explorer les conditions d'un changement de mentalité

Écoutez calmement les plaintes, puis dites par exemple : "Je remarque que vous avez accumulé beaucoup de mécontentement". Il est probable que l'employé réponde "oui". Vous pouvez par exemple répondre : "Je suis désolé de ne pas l'avoir enregistré plus tôt et de ne pas en avoir parlé avec vous. Car pour moi, vous êtes un collaborateur précieux et j'aimerais donc continuer à travailler avec vous. Dans quelles conditions pourriez-vous envisager de reconsidérer votre décision ?"

Essayez donc, après que le collaborateur se soit défoulé, d'orienter la conversation vers des eaux plus calmes - entre autres en signalant à votre interlocuteur que vous l'appréciez. Ensuite, essayez de déterminer avec le collaborateur à quelles conditions il pourrait envisager de rester fidèle à l'entreprise et dans quelle mesure ces conditions sont réalisables.

Prendre un rendez-vous de suivi

Il n'est souvent pas possible de trouver un accord à ce sujet lors d'un entretien, que ce soit parce que vous devez encore discuter avec des collègues ou des supérieurs de la faisabilité de certains souhaits. Ou parce que le collaborateur ne sait pas encore répondre à votre question sur les conditions dans lesquelles il pourrait envisager de rester. Dans ce cas, vers la fin de l'entretien, vous devriez d'abord noter comme résultat positif de l'entretien : "Bien, nous sommes tous les deux encore prêts à discuter". Ensuite, ils devraient définir ensemble dans un procès-verbal des résultats qui fait quoi, jusqu'à quand et avec quel objectif, et convenir d'une date à laquelle ils se rencontreront à nouveau.

Il n'est pas rare que les collaborateurs désireux de changer changent d'avis et s'attachent à nouveau à l'entreprise sur le plan émotionnel - en particulier s'ils ressentent, lors de l'entretien de maintien, une véritable estime de la part de leur employeur ou de leur supérieur et un réel effort pour satisfaire leurs souhaits personnels dans la mesure du possible. Ils savent en effet qu'un changement d'employeur comporte toujours des risques. C'est pourquoi cela vaut la peine d'essayer, car chaque licenciement imprévu entraîne des coûts élevés pour l'entreprise, et pas seulement en raison de la recherche d'un nouveau collaborateur et de son initiation. Les "coûts du chaos" pèsent souvent beaucoup plus lourd, car un poste (clé) reste alors vacant pendant une longue période.

Le licenciement est déjà sur la table

Vous pouvez toujours avoir un entretien de maintien avec un collaborateur même si sa démission est déjà sur la table. Mais dans ce cas, vous devez généralement proposer beaucoup plus au collaborateur que s'il n'avait pas encore trouvé de nouveau poste, afin qu'il revienne sur sa décision. A juste titre, car vous n'avez pas reconnu les signaux de changement au préalable. Sinon, le licenciement ne serait pas arrivé sur le bureau de manière inattendue.

Auteurs :
Klaus Doll est propriétaire de Klaus Doll Organisationsberatung, Neustadt an der Weinstraße (www.doll-beratung.de). Sa femme Nikola Doll travaille comme coach d'affaires, notamment pour les petites et moyennes entreprises. (www.doll-coaching.de).

Note de la rédaction : comment une entreprise peut-elle prévenir les vagues de licenciements indésirables ? cet article.