Cinq conseils pour l'introduction d'un ERP dans les PME
L'introduction d'un système ERP (Enterprise Resource Planning) pose de grands défis à de nombreuses petites et moyennes entreprises. Qu'il s'agisse du déroulement des processus, de l'acceptation des collaborateurs ou de la seule gestion de projet, les entreprises doivent tenir compte de différents aspects pour mener à bien leur projet.
Vous prévoyez d'introduire un nouveau système ERP l'année prochaine ? Si oui, cela doit être bien préparé - comme pour un voyage. Si vous partez sans plan de route pour l'introduction d'un ERP, vous vous retrouverez rapidement dans une impasse - et cela peut vous coûter cher. Pour mener le voyage à bon port, il faut une carte qui montre le chemin étape par étape. David Lauchenauer - directeur et associé du groupe Myfactory - a résumé ce que cette carte devrait contenir pour les petites et moyennes entreprises en Suisse.
Conseil n°1 : définir le cadre
Chercher sur Internet et écrire au hasard aux fournisseurs est le moyen le plus rapide, mais pas le meilleur. Bien au contraire. Elle conduit rapidement à la désillusion et ne fait que coûter du temps et des ressources. Ce qu'il faut donc, c'est définir le projet. Il s'agit de fixer des objectifs, de définir des responsables et d'attribuer des rôles. Le résultat est un cadre pour le projet à venir. Celui-ci comprend également toutes les exigences auxquelles le système doit répondre - ce que l'on appelle un cahier des charges.
Conseil n° 2 : chercher un fournisseur
Une fois le cadre et le cahier des charges établis, il s'agit de trouver le bon fabricant. Dans l'idéal, les entreprises se limitent à trois ou cinq fournisseurs. Des entretiens personnels permettent de présenter la solution et de montrer ce que le logiciel peut faire en soi et ce qui doit encore être adapté. Lors du choix, il faut non seulement tenir compte des coûts, mais aussi des relations humaines - si la chimie ne fonctionne pas, même la meilleure offre ne sert à rien.
Troisième conseil : tester la solution
Juste après le choix du fournisseur, il est recommandé de mettre en place un environnement de test. Il sert d'instance centrale de développement et de vérification et est adapté de manière agile. L'avantage : les souhaits de modification peuvent être directement mis en œuvre et les personnes concernées s'identifient plus rapidement à "leur" solution. Si le système ERP correspond aux attentes, il est réceptionné. Vient ensuite la reprise des données et la préparation à l'exploitation en direct, qui doit impérativement s'accompagner d'une formation complète pour tous les utilisateurs.
Quatrième conseil : optimiser le logiciel
Une fois que les collaborateurs sont formés et que tous les processus sont établis, la phase d'optimisation commence. L'objectif est de pouvoir réagir rapidement aux changements ou aux influences externes et internes. Dans le cadre de la transition numérique, cette flexibilité et cette agilité sont essentielles pour obtenir des avantages concurrentiels et des gains d'efficacité. Mais cela nécessite à nouveau un partenaire de confiance, capable de procéder rapidement et de manière fiable aux adaptations souhaitées.
Le cinquième conseil : Évaluer le projet
L'introduction d'un système ERP est un immense défi pour toutes les personnes concernées, qui peut faire grandir toute l'organisation. C'est pourquoi il est important d'évaluer le projet après son introduction. Les rétrospectives sont un bon moyen d'y parvenir. Chacun y expose ce qui a été négatif, ce qui a été positif et ce que l'on a appris. Ces connaissances aident à leur tour les projets à venir à établir une carte encore meilleure et à atteindre plus rapidement l'objectif.
Si vous cherchez des informations encore plus détaillées sur la planification de l'introduction d'un ERP, vous les trouverez dans un livre blanc gratuit de Myfactory.
