Gestion de l'information : toutes les données et tous les documents à portée de main
Seules les entreprises qui maîtrisent l'ensemble de leurs données et de leurs documents peuvent s'affirmer dans la mutation numérique. Cinq raisons pour lesquelles la gestion globale de l'information devrait être un élément central de toute stratégie de numérisation.
163 zettaoctets, soit 163 avec 21 zéros : C'est la quantité gigantesque de données produites dans le monde, selon une récente étude. Étude IDC d'ici 2025. Les entreprises qui veulent tirer le meilleur parti de cette évolution pour leur succès commercial doivent repenser leur gestion de l'information. C'est le conseil que donnent désormais les experts en logiciels d'entreprise de godesysun fabricant allemand de solutions ERP. Les stratégies de numérisation devraient donc inclure d'urgence le domaine de la gestion et de l'analyse des données. godesys cite les thèmes de la gestion des processus commerciaux (BPM), de la mobilité, de l'omnicanal et de la gestion des informations dans sa campagne. #Normal numérique les piliers de la transformation numérique. Les cinq raisons suivantes plaident en faveur d'une gestion plus réfléchie des informations internes et externes, basée sur les technologies de l'information.
Cinq raisons pour une gestion globale de l'information
- La gestion des données permet de gagner du temps : Une stratégie de gestion de l'information associée à des systèmes de gestion des données (DMS) permet de réduire les temps de traitement et de retrouver rapidement et facilement les documents recherchés tels que les commandes, les ordres, les factures, les contrats, les listes, les e-mails, les notes et autres. En automatisant les processus de classement récurrents, les entreprises permettent à leurs collaborateurs de se concentrer sur leur activité principale.
- Réduire les coûts : La gestion de l'information assistée par l'informatique réduit les montagnes de papier. Il n'est plus nécessaire non plus de prévoir des espaces de stockage coûteux pour les classeurs et autres. De plus, la gestion numérique des documents augmente la productivité. Les entreprises peuvent investir les dépenses économisées dans de nouvelles opportunités commerciales.
- La gestion de l'information accroît l'efficacité : les fonctions d'archivage et d'automatisation incluses dans l'outil de gestion documentaire rendent les processus compréhensibles et transparents. Les entreprises peuvent ainsi optimiser la collaboration. En même temps, la qualité de traitement augmente.
- La stratégie des données renforce la sécurité : les outils professionnels de GED créent les meilleures conditions pour une gestion des données conforme aux exigences de la révision. De la saisie à la destruction, les données peuvent être archivées de manière fiable. Cela réduit de manière significative le risque de perte de données.
- Les entreprises augmentent leur productivité : grâce à la gestion de l'information, elles améliorent la vue d'ensemble de leurs documents et processus. Les fonctions qui assurent une interaction transparente entre les différents systèmes et collaborateurs ainsi que les fonctions sociales qui permettent à tous les collaborateurs d'être au même niveau sont utiles à cet égard.
L'ERP comme plaque tournante
Hans-Jürgen Zinn, COO de godesys AG, commente : "Les exigences d'une gestion efficace de l'information changent de plus en plus et augmentent constamment. D'une part, les fonctions frontales deviennent de plus en plus spécialisées, d'autre part, tous les domaines internes à l'entreprise, et parfois aussi interentreprises, doivent être imbriqués de manière continue. Le système ERP est ici la plaque tournante qui doit maîtriser des tâches de plus en plus complexes. De plus, la quantité d'informations ne cesse d'augmenter. C'est pourquoi il ne s'agit plus seulement aujourd'hui de gérer et de préparer ces informations en fonction des besoins, mais aussi de les traiter de manière ciblée".
Dans ce contexte, un DMS moderne doit aller bien au-delà d'une armoire à dossiers virtuelle. L'accent est mis sur les processus à l'échelle de l'entreprise et des différents sites. La gestion de l'information doit être performante et fiable, comprendre les processus pertinents et savoir quel document va où et quelle est son importance ou sa destination. C'est la seule façon pour les entreprises de garder une vue d'ensemble, de profiter des avantages concurrentiels de la numérisation et de répondre aux exigences légales en constante évolution.
Plus d'informations : www.godesys.de
