Trois raisons pour lesquelles l'e-mail ne disparaîtra pas
Le monde du travail est en constante évolution en raison de la numérisation des processus de travail. Le concept du bureau, dans lequel les collaborateurs se réunissent chaque jour pour effectuer leur travail, est notamment mis à l'épreuve. La collaboration entre collaborateurs de différents services ou au sein d'une même équipe devient de plus en plus importante. Qu'est-ce qui est le plus approprié pour la communication : un outil de collaboration ou le bon vieux courrier électronique ?
Les modèles de travail flexibles avec une répartition individuelle du travail dans un bureau à domicile et des appareils mobiles se multiplient. De même, le choix d'outils de collaboration numériques pour l'échange d'informations ne cesse de s'élargir : Slack, un service de messagerie instantanée basé sur le web de l'entreprise américaine Slack Technologies pour la communication au sein de groupes de travail, Wrike (un logiciel de gestion de projet) ou Honey, une sorte d'"intranet social" pour les entreprises, n'en sont que quelques exemples. A première vue, ils offrent des solutions idéales pour la mise en réseau des collaborateurs. Toutefois, l'utilité de l'e-mail classique pour la communication entre collaborateurs, avec les clients et les personnes intéressées ne doit pas être sous-estimée, comme le font remarquer les fournisseurs de programmes de messagerie. Pour l'essentiel, trois raisons parlent encore en faveur de la bonne vieille boîte aux lettres électronique :
L'e-mail est vivant
Selon un rapport de l'institut d'études de marché américain Radicati Group sur la l'utilisation du courrier électronique dans le monde entier 3,7 milliards de personnes écrivent et reçoivent 269 milliards d'e-mails par jour. Dans ce contexte, les chercheurs reconnaissent une nette augmentation de la communication par e-mail : le nombre de comptes e-mail grimpera de 22%, passant de 6,32 milliards en 2017 à 7,71 milliards en 2021. L'explication est simple : la communication par e-mail est non seulement intuitive, mais c'est aussi la seule solution qui permette d'atteindre tout le monde - c'est-à-dire également les contacts externes - qu'il s'agisse de partenaires commerciaux, d'autorités ou de contacts privés. L'envoi et la distribution de documents, en particulier ceux contenant des informations sensibles, sont également nettement plus simples et plus sûrs grâce aux e-mails. En outre, on a besoin d'adresses électroniques pour commander quelque chose en ligne, pour s'inscrire à des services ou pour participer à des événements.
Un déluge d'e-mails grâce aux outils de collaboration
L'un des problèmes des chats et des outils de collaboration est qu'il s'agit de solutions propriétaires qui ne sont pas compatibles entre elles. Si, par exemple, une entreprise passe à des outils de collaboration pour sa communication principale, elle doit utiliser une multitude de solutions pour rester en contact avec tous ses clients. En plus du fait que cela n'est pas pratique, de nombreux grands fournisseurs de ces services ont tendance à lier les utilisateurs à leurs propres outils. L'un des principaux objectifs des outils de collaboration est de simplifier la communication. En réalité, l'utilisation de ces services augmente le nombre d'e-mails dans la boîte de réception, car les outils génèrent généralement des e-mails supplémentaires. Si l'on considère le domaine du marketing, celui-ci vit également de la communication par e-mail, car elle permet d'atteindre de manière ciblée des personnes pertinentes.
Qui lit avec moi ? Communiquer en toute sécurité
Comme on le sait, le nouveau règlement général sur la protection des données de l'UE entrera en vigueur fin mai 2018 et, par conséquent, les règles de stockage des données se durciront pour les entreprises. Si l'on prend l'exemple de l'archivage des messages, celui-ci est également plus sûr via les archives d'une boîte aux lettres électronique par rapport au stockage des messages dans les outils de collaboration, qui passe souvent par des serveurs américains. Il est donc recommandé d'utiliser un client de messagerie sécurisé. Par exemple, eM Client mise sur la technologie de cryptage PGP. Celle-ci est également utilisée pour les e-mails Google : dans ce cas, tous les e-mails envoyés par le client sont eux-mêmes cryptés par celui-ci, de sorte que le serveur Google les reçoit déjà cryptés - les e-mails sont également cryptés via le fournisseur d'accès Internet.
Source et informations complémentaires sur la solution de messagerie mentionnée : www.emclient.com
