Comment maîtriser le chaos quotidien des e-mails ?

Les personnes actives en Allemagne reçoivent en moyenne 42 e-mails par jour. Par rapport à 2021, ce nombre a augmenté de 16 e-mails seulement, selon l'association professionnelle Bitkom. Le défi consiste ici à avoir une vue d'ensemble des informations non structurées et à identifier les tâches qui en découlent.  

Pour maîtriser le chaos des e-mails, il est recommandé de procéder comme suit :

1. Automatiser en grande partie le processus de courrier électronique : Pour y parvenir, il faut d'abord définir des priorités et établir des règles. Il est également essentiel de supprimer les spams et les publicités et d'identifier les e-mails qui doivent simplement être transférés.
2. En lisant, décider immédiatement de ce qu'il faut faire : L'objectif devrait être de ne lire un mail qu'une seule fois. Et au cas où il en résulterait une tâche concrète (qui prendrait plus de cinq minutes), celle-ci devrait être immédiatement transférée dans un logiciel de gestion de projet ou de collaboration.

3. Éviter les distractions pendant le traitement des e-mails Il est utile de se fixer des plages horaires fixes pour le traitement des e-mails. Si cela n'est pas possible, il faut au moins veiller à ce que les e-mails puissent être traités de manière ciblée.

4. Désactiver les alertes : Celui qui est constamment interrompu dans son travail par des notifications sonores ou visuelles provenant de son programme de messagerie ne peut pas se concentrer. C'est pourquoi les alertes devraient en principe être désactivées.

"Les entreprises et les organisations qui suivent ces conseils s'en sortent encore plus facilement si elles misent en outre sur les possibilités offertes par les intégrations modernes d'Outlook", explique le Dr Andreas Tremel, cofondateur et directeur du fabricant de logiciels munichois InLoox. L'entreprise propose une plate-forme de gestion de projet du même nom qui aide notamment à transformer les informations non structurées des e-mails en tâches structurées. La plateforme fonctionne comme une extension fonctionnelle d'Outlook.

Un assistant IA analyse ensuite le contenu des e-mails et, sur cette base, des propositions de tâches possibles sont créées. Celles-ci peuvent ensuite être reprises ou modifiées. De plus, l'IA estime le temps nécessaire pour chaque tâche et propose une date d'achèvement. Les tâches sont affichées dans un panneau latéral intégré dans Outlook - triées par date d'échéance, ce qui permet de voir d'un coup d'œil ce qui est prioritaire. Il est également possible de modifier les tâches directement dans le panneau latéral. Il est également possible d'ajouter des documents et des pièces jointes à la tâche par glisser-déposer. En cas de besoin, il est également possible de lancer une saisie numérique du temps à partir d'une tâche. 

Une chose est sûre : le temps et l'énergie que l'on économise ainsi en traitant ses e-mails sont disponibles pour d'autres projets et d'autres choses - ne serait-ce que pour prendre un café en toute décontraction avec des collègues ou pour terminer sa journée plus tôt.

Source : www.statista.com / www.bitkom.org