Plus de temps et une meilleure culture de réunion

Holger Schultes est COO/CIO du groupe de services financiers Bellevue. Ce groupe d'entreprises comprend la Bank am Bellevue AG et la Bellevue Asset Management AG avec différents sites dans le monde entier. L'informatique est gérée de manière centralisée depuis le siège principal à Küsnacht. Holger Schultes est responsable du bon fonctionnement de l'informatique du groupe Bellevue ainsi que du back-office de la Bank am Bellevue. C'est également lui qui a trouvé la bonne solution pour remédier à un dysfonctionnement persistant dans la gestion des salles de réunion.

La gestion manuelle n'est plus d'actualité

Toujours soucieux d'améliorer l'efficacité, la gestion quelque peu artisanale des salles de réunion dans l'immeuble de Zurich a interpellé Holger Schultes : "En janvier 2018, nous avons emménagé dans un nouveau bâtiment au Rennweg. L'un des étages est exclusivement réservé aux salles de réunion. La gestion des salles était alors entièrement manuelle. Des impressions étaient réalisées chaque jour à partir des calendriers Exchange et collées dans les salles de réunion. D'une part, cela n'était plus d'actualité, d'autre part, la culture de réunion en souffrait. Il n'était pas rare que les réservations soient oubliées ou ne fonctionnent pas correctement. Pour moi, il n'y a rien de pire que d'arriver avec un visiteur dans une salle de réunion occupée". Il fallait donc trouver une solution automatisée.

Une solution convaincante

Le DSI cherchait des écrans sans fil couplés à des calendriers Exchange et affichant automatiquement leur disponibilité à chaque salle de réunion. Une connaissance lui a fait découvrir la solution d'une jeune entreprise fribourgeoise : ROOMZ. La solution de cette dernière semblait répondre parfaitement à ses besoins. Schultes se souvient : "Les écrans minces et élégants et l'étendue des fonctions m'ont tout de suite convaincu". Le surlendemain, il a contacté le fabricant. L'entretien a confirmé au DSI que cette solution répondait à toutes ses exigences : "Ce qui était important pour moi, c'était en premier lieu la connexion directe aux calendriers Exchange et la simplicité d'utilisation. Comme nous avons beaucoup de murs en verre, la solution devait en outre fonctionner sans fil. J'attache également beaucoup d'importance à l'esthétique".

Dans l'environnement bancaire, la sécurité est également un thème important. Holger Schultes : "Les attaques classiques de banques se déplacent de plus en plus vers le domaine numérique. C'est pourquoi nous avons également examiné la solution d'affichage pour savoir si elle répondait à nos normes de sécurité et avons opté pour une installation sur site".

Fonctionnement irréprochable

Holger Schultes a commandé les écrans nécessaires. Patrick Terreaux, cofondateur de ROOMZ, a installé le serveur à distance au siège de Küsnacht et a configuré la solution avec Holger Schultes. Le CIO et son équipe ont mis en service eux-mêmes les différents écrans. Depuis, la solution fonctionne parfaitement et les utilisateurs en sont également très satisfaits, comme le confirme Holger Schultes : "Les collaboratrices du front office sont heureuses. Elles évitent d'imprimer les calendriers et de les afficher manuellement dans les salles de réunion. De plus, nous avons la possibilité de réserver directement sur le panneau lui-même les salles de réunion libres pour les réunions ad hoc ou de libérer les salles en cas de réunion terminée avant la fin. Avec les écrans ROOMZ, on gagne donc du temps, on optimise les processus et on peut améliorer la culture de réunion".

Solution ROOMZ avec capteurs intégrés

Holger Schultes se montre également très intéressé par les développements de ROOMZ. Par exemple, le capteur intelligent de ROOMZ qui vient d'être lancé et qui permet toute une série de nouvelles fonctions : la libération automatique de salles de réunion en cas de réunion réservée mais qui n'a pas lieu, l'analyse des données et un aperçu utile des salles de réunion qui seraient libres à un moment donné. "L'intégration de la technologie des capteurs dans la solution nous permet d'élargir le portefeuille de ROOMZ à un écosystème", se réjouit Holger Schultes.

Plus d'informations : www.roomz.io