5 façons d'optimiser le flux d'informations numériques avec des photos et des vidéos

Les flipcharts et tableaux blancs photographiés remplacent désormais le secrétaire dans de nombreuses réunions. Avec un smartphone et une tablette, les images de haute qualité sont créées en un clin d'œil, distribuées et archivées directement sous forme numérique dans le système de gestion des documents (DMS). Les appareils de saisie mobile des données (MDE) disposent également de plus en plus souvent d'une fonction caméra. Les photos ou vidéos créées à l'aide d'un appareil mobile offrent ainsi de nombreuses autres possibilités d'utilisation intéressantes et permettent d'optimiser le flux d'informations numériques :

1. dans la logistique

Alors que le camion est encore sur le quai, l'employé chargé de la réception des marchandises remarque un emballage endommagé. Avec la caméra de son appareil de saisie mobile ou de son smartphone, il enregistre immédiatement le défaut. En plus d'un carton abîmé, il peut ainsi enregistrer des défauts évidents sur la marchandise ou des livraisons erronées. Les retours et les remplacements peuvent ainsi être demandés immédiatement, même par les employés du back-office. Mais les instantanés rapides sont également utiles dans le cas d'un envoi impeccable : Une confirmation rapidement documentée à la réception des marchandises permet une comptabilisation plus rapide et réduit ainsi les temps de traitement.

2. à l'expédition

Juste avant que la marchandise ne quitte la maison, une photo rapide documente : les produits à charger maintenant sont intacts, complets et conformes à la commande. Si la livraison arrive à destination incomplète ou endommagée, la "photo de preuve" montre clairement que le dommage est survenu pendant le transport. Les litiges en matière de responsabilité sont ainsi évités.

3. dans la production

Dans la production également, il vaut la peine d'immortaliser certaines étapes de fabrication par des images ou des vidéos. La qualité et l'exhaustivité sont ainsi plus faciles à suivre. Le matériel audiovisuel fournit en outre une base pour l'optimisation des processus. Une fois la production terminée, une photo peut servir à documenter l'état final. Mais ce n'est pas tout : les images de la production sont également utiles dans la communication avec les clients. Elles montrent par exemple au client l'état d'avancement de sa commande individuelle et augmentent ainsi son impatience de recevoir le produit qu'il désire.

4. dans la gestion de projet

Dans les projets complexes, comme dans la construction d'installations, les images et les vidéos aident également à enregistrer l'état de certains corps de métier et à consigner leur progression. Cela vaut pour les différentes phases du projet et encore plus pour la mise en service.

5. au service

Les techniciens de service sur le terrain sont soumis à une forte pression : le client veut en effet que son problème soit résolu le plus rapidement possible. Si des travaux de suivi sont nécessaires, il vaut la peine de décrire l'état actuel avec du texte et des images. En effet, si le collègue a déjà sous les yeux les traces d'usure avant l'intervention, il peut se préparer de manière plus ciblée. Bien entendu, les photos avant et après permettent également de mieux consigner l'entretien effectué.

Du fichier numérique au processus numérique

Un enregistrement numérique ne suffit pas à faire une numérisation. Si un collaborateur doit d'abord se rendre sur un PC ou un terminal pour télécharger des fichiers, cela coûte un temps de processus précieux. Il en va de même pour la copie sur un PC, qu'il s'agisse de remplacer une carte SD ou de brancher un câble USB. Inversement, les personnes travaillant dans le back-office disposent directement de toutes les informations nécessaires dans le dossier numérique, sans avoir à les consulter et presque en temps réel. Même si chaque processus ne dure que quelques secondes ou quelques minutes : Sur une journée ou une semaine, cela représente rapidement plusieurs heures de travail perdues. Pour les entreprises qui souhaitent exploiter pleinement le potentiel de la numérisation, il ne s'agit donc pas seulement de produire des photos dans les meilleurs délais. Elles doivent également veiller à pouvoir transmettre les photos directement du terminal mobile aux services en aval. Il doit également être possible de joindre les supports numériques aux commandes correspondantes ou à d'autres documents.

Flux d'informations numériques : gain de temps et allègement du travail

Les collaborateurs ne s'épargnent pas seulement plusieurs étapes de travail liées au téléchargement. La vitesse et la transparence du processus dans son ensemble augmentent également. Les collègues peuvent réagir plus rapidement et démarrer les activités suivantes plus tôt. Ils ont en effet un accès direct au document numérique, y compris à toutes les images et vidéos, et ce pendant des années en cas d'archivage intégré avec un système de gestion des documents.

Source et informations complémentaires : proALPHA