Comment GIA Informatik conduit Müller Martini vers l'avenir avec SAP

"Ce sont les gens, et non les maisons, qui font la ville". C'est ainsi que pourrait commencer une nouvelle sur Bad Mergentheim. Dans cette ville d'environ 24 000 habitants située au nord-est du Land allemand de Bade-Wurtemberg, Müller Martini gère un centre de compétences pour le secteur des couvertures rigides. Le groupe, connu au niveau international pour ses systèmes de finition d'impression, souhaitait renouveler ses structures, créer un nouveau centre de production et de distribution. SAP-et les processus correspondants afin d'harmoniser et de standardiser au mieux l'interaction entre tous les sites du groupe. L'objectif du projet pour le site de production de Bad Mergentheim était de transférer les structures épurées dans le nouvel environnement système au 1er janvier 2018.

Un projet SAP d'un seul tenant

"Nous parlons ici d'un rollout, c'est-à-dire que nous adaptons la logique et la définition d'un template à toutes les autres usines du groupe. Tout doit être d'un seul tenant", explique Roger Wiederkehr, chef de projet SAP chez GIA Informatik AG à Oftringen. "Après une préparation intensive d'environ 18 mois, nous avons utilisé le template en direct en septembre 2015 au siège de Zofingen, dans deux entreprises. Cela a donné le coup d'envoi des autres déploiements sur lesquels nous travaillons, comme à Bad Mergentheim. Avec notre équipe de projet, nous adaptons une usine par an à la nouvelle structure".

Quelles sont les raisons de choisir GIA Informatik AG ?

Lors de la restructuration, GIA a couvert le domaine SAP, d'abord parce qu'elle a une grande expérience et de bons résultats en tant que partenaire Gold de SAP - aussi bien dans l'outsourcing que dans le conseil en applications et l'introduction de systèmes - et ensuite parce qu'elle est une filiale du groupe Müller Martini. Beat Tanner, spécialiste ERP de Müller Martini AG à Zofingue, qui a tenu les rênes entre les sites et GIA pendant le projet : "GIA est le centre de compétence interne du groupe pour SAP. Elle dispose d'un grand savoir, a en outre une compréhension globale des structures et convainc par une équipe de projet solide. Certains membres de longue date de l'équipe ont commencé leur carrière professionnelle chez Müller Martini et connaissent donc particulièrement bien l'entreprise et ses caractéristiques".

Les étapes clés

Les partenaires du projet ont participé à un atelier fin janvier 2017 afin de discuter des étapes suivantes. "En février et mars, nous avons élaboré les concepts techniques Delta et en avril, nous avons procédé à la réalisation", explique Beat Tanner. La première migration a eu lieu en mai et la deuxième fin septembre. Le Go Live a eu lieu à temps pour la date prévue du 1er janvier 2018. Un mois plus tard, le suivi a déjà été arrêté et le mode d'exploitation normal a été mis en place.

Un obstacle franchi avec succès

Malgré l'expertise de GIA dans la gestion du projet, il a fallu surmonter certaines difficultés. "Les processus définis devaient être poursuivis et les changements organisationnels effectués comme prévu afin de garantir le respect des normes", explique Roger Wiederkehr. "Toutefois, les changements de système et de processus ont constitué un grand défi pour l'organisation sur place. Avec un travail de clarification et beaucoup de compréhension, nous avons créé une solution judicieuse".

Les structures synchronisées apportent de grands avantages

Grâce à la synchronisation des structures, le gain d'efficacité de ce projet est important. La migration SAP - un nettoyage pour revenir à un standard - a permis de se débarrasser de nombreuses charges anciennes qui s'étaient accumulées pendant une vingtaine d'années dans l'ancien système SAP. "Le site de Bad Mergentheim peut désormais travailler avec les nouvelles données, il est entièrement intégré au groupe et peut utiliser ses structures à tout moment", explique Roger Wiederkehr. Les processus SAP et les données de base étant propres, la base pour la migration ultérieure vers SAP S/4HANA est également posée.

Conseils aux autres entreprises

Vous êtes à la tête d'une grande entreprise ou d'une PME, vous souhaitez assainir vos structures et également introduire ou renouveler SAP ? Roger Wiederkehr et Beat Tanner vous donnent les conseils suivants :

• Faites d'emblée un état des lieux précis et définissez les principes.
• Lancez-vous dans le projet avec suffisamment de ressources pour progresser rapidement.
• Définissez une répartition claire des tâches et des responsabilités.
• Prenez en compte et intégrez les intérêts et le cadre de toutes les parties prenantes.
• Communiquez les étapes à toutes les personnes impliquées et travaillez jour après jour à leur respect.
• Mettez en place les processus avant d'implémenter le système.
• Définissez des interlocuteurs clairs et entretenez une communication ouverte et adaptée aux différents niveaux.
• Pour que le projet se déroule proprement, veillez à ce que la compréhension technique et la planification soient à égalité à tous les niveaux.
• Créez des structures en organisant des réunions régulières. Misez sur la régularité et la routine.
• Effectuez des tests intégratifs. Si vous le faites de manière globale, vous éviterez des étapes de travail inutiles.

Activités futures

Le projet de Bad Mergentheim a été mené à bien et tout fonctionne parfaitement. Mais même après une nouvelle introduction, il y a des besoins d'optimisation ponctuels ; en premier lieu des idées du business pour augmenter l'efficacité. Alors que Roger Wiederkehr soutient ce projet avec son équipe, Beat Tanner est chargé de veiller à ce que les améliorations soient judicieuses et utiles. Le déploiement se poursuit : GIA va implémenter le système SAP sur d'autres sites de Müller-Martini.

informations : GIA Informatique

Mise en œuvre chez Müller Martini : les faits
Objectifs :

• Le Group-SAP existant (GRPSAP) fixe le cadre et les limites du système.
• Transfert dans le GRPSAP existant avec la prémisse "retour au standard".
• Respect du budget du projet (un montant moyen à six chiffres).
• Cutover sans conséquences négatives sur la capacité de livraison de Müller Martini Bad Mergentheim (MMBM) et, par la suite, sur les autres organisations de vente du groupe MM.
• Démarrage rapide et impeccable de MMBM dans le nouveau GRPSAP.
• Simplification du concept d'autorisation.
• Uniformisation des données de base et de leur gestion.
• Lors de la réception du projet, une documentation système actuelle doit être disponible sous forme de concepts détaillés mis à jour par GIA.

Déroulement temporel :

• Atelier : fin janvier 2017
• Concepts spécialisés Delta : Février et mars 2017
• Réalisation : avril 2017
• Migration et test d'intégration 1 : mai 2017
• Migration et test d'intégration 2 : fin septembre 2017
• Go Live : 1er janvier 2018
• Transfert dans l'exploitation régulière : 1er février 2018

effort :

• Personnel de GIA : sept spécialistes différents
• Nombre d'heures-personnes pour le projet : dans la fourchette basse des quatre chiffres

Objectifs atteints :

• Le cadre du GRPSAP a été respecté.
• L'objectif de "retour à la norme" a été atteint.
• Le budget global a été respecté. Dans l'ensemble, GIA a même été en dessous du budget d'environ 20 %.
• MMBM a géré la phase de cut-over sans problème notable, grâce à une bonne planification et à des efforts gérables.
• GIA a adapté le concept d'autorisation à la norme GRPSAP.
• La structure de base de MMBM fonctionne désormais également avec le système de règles Mat/PPS du groupe. Les processus complémentaires/manquants seront implémentés ultérieurement.
• GIA a remis la documentation informatique et les processus mis à jour à la nouvelle organisation de vente à la fin du projet..