Quand une petite entreprise ose quelque chose de grand avec SAP

Supposons que vous rencontriez régulièrement un produit au cours de votre vie et que vous connaissiez ses avantages : L'utiliseriez-vous alors dans votre propre entreprise ? Il n'a pas hésité une seconde : Pietro Pignatiello, propriétaire et CEO de Pi2Process AG. La PME de 20 collaborateurs à Freienbach, née en septembre 2016 d'un règlement de succession, fabrique des composants mécaniques principalement en aluminium, métaux non ferreux, plastique et assemble des sous-ensembles jusqu'à des appareils entiers. Ces derniers sont livrés en Suisse, outre-mer et en Asie. Elle est en outre le seul fournisseur en Suisse à s'être spécialisé dans la fabrication additive hybride 3D, une nouvelle dimension de l'impression 3D. "Au cours de mon long parcours professionnel, j'ai déjà dirigé cinq ERP-pour la première fois. Pour ma propre entreprise, j'ai opté pour SAP, car c'est la seule solution qui garantit des processus standard éprouvés et une petite entreprise n'a pas le temps de les remettre en question", explique Pietro Pignatiello. Seuls des processus standardisés permettent un traitement rapide et efficace. En tant qu'homme d'action, il a également rebaptisé son entreprise nouvellement acquise, l'a orientée de manière conséquente vers les processus et a opté pour un nouveau site afin de mieux mettre en œuvre l'idée de processus dans le flux de matériel ainsi que dans la manière de travailler avec le parc de machines.

Gestion de projet et un modèle SAP

Quelques jours seulement après avoir repris l'entreprise, Pietro Pignatiello a commencé à travailler avec la Fournisseur de services informatiquesin GIA Informatik AG d'Oftringen. Pourquoi n'a-t-il pas effectué d'évaluation ERP à proprement parler ? "Mon évaluation était mon parcours professionnel. GIA et moi avions déjà été en contact à plusieurs reprises par le passé. J'ai été convaincu par la communication ouverte, la confiance mutuelle, le chef de projet compétent et les personnes qui se cachaient derrière. De plus, je savais que l'entreprise disposait avec 'gia//fertigung' d'un modèle de PME éprouvé avec des processus de bonnes pratiques de SAP".

Le projet de 75 jours

En seulement 75 jours, GIA devait mettre en place SAP ERP on HANA "à partir d'une prise de courant". Est-ce possible ? Pour une si petite entreprise ? "Avec l'aide de Pietro Pignatiello, nous avons veillé dès le début à respecter rigoureusement les normes SAP et à mettre en place une gestion de projet allégée pour les PME, avec des phases définies avec précision", explique Thomas Burkhardt, Account Manager GIA Informatik AG. "En septembre 2016, nous avons installé le système dans notre centre de données et déployé notre modèle". Parallèlement, GIA a élaboré le concept métier Delta, dans lequel sont consignés les écarts par rapport aux processus standard SAP. Ensuite, nous sommes passés à la phase de réalisation avec la formation des utilisateurs et la reprise des données. Fin décembre 2016, le "go-live" a eu lieu - juste dans les délais impartis.

Les nouveaux processus comme inconnus

L'une des difficultés résidait dans le fait que les collaborateurs devaient maîtriser les nouveaux processus SAP en peu de temps. Que faire ? Dès le début, Pietro Pignatiello a suscité l'enthousiasme de ses employés pour la voie qu'ils avaient choisie. Il a toujours été à leurs côtés, les a formés en permanence et a ainsi atténué leur peur de l'inconnu. "Alors qu'auparavant, l'improvisation et l'agitation étaient surtout à l'ordre du jour dans mon entreprise, la standardisation et la structure de SAP ont alors pris tout leur sens", explique Pietro Pignatiello.

Une grande utilité pour une petite entreprise

Cet exemple montre que SAP fonctionne aussi dans les petites entreprises. Pietro Pignatiello : "Nos clients, des PME de 200 à 1000 collaborateurs, travaillent souvent eux-mêmes avec SAP. C'est pourquoi ils apprécient beaucoup l'échange d'égal à égal. Ils savent que SAP est un garant de compétence professionnelle, qu'il est standardisé, transparent et traçable. La confiance dans ces qualités est palpable". Les investisseurs comme les banques se montrent également heureux d'avoir un partenaire disposant d'un système ERP actuel, car les chiffres clés de l'entreprise affichés peuvent être présentés à tout moment de manière transparente.

Conseils pour les autres entreprises

Quels conseils Pietro Pignatiello donne-t-il aux autres PME qui s'interrogent sur l'ERP ?

• Même en tant que PME, investissez dans un système ERP professionnel. Si vous faites le calcul, y compris les avantages des processus sur toute la durée de vie, presque chaque prix se relativise fortement.
• Adoptez dès le départ une approche pragmatique. Investissez votre argent dans une solution ERP standardisée et surtout cohérente comme SAP. Car l'état actuel est un non-objectif ; le chemin est l'objectif. Ainsi, une évaluation formelle, coûteuse et chronophage, n'est pas nécessaire.
• SAP dispose de processus standard intégrés de haut niveau pour l'ensemble du processus de création de valeur et des flux financiers. Comptez sur eux.
• Misez sur un partenaire aux compétences professionnelles et humaines. Ce n'est que lorsque vous parlez la même langue qu'un tel plan peut fonctionner.

Récompense avec le Quality Award

Ce projet SAP a posé de nouveaux jalons. C'est pourquoi l'entreprise schwytzoise a remporté au printemps 2017 le SAP Quality Award dans la catégorie "Fast Delivery". "Ensemble, nous avons prouvé qu'en adoptant la bonne attitude, nous étions en mesure de réaliser un tel projet avec succès et en toute simplicité", explique Thomas Burkhardt.

Actuellement, Pi2Process affine et entraîne les processus standard afin de pouvoir, par exemple, planifier les capacités de manière encore plus précise. De plus, de nombreuses autres automatisations sont à l'ordre du jour. "Nous assurons ainsi une transparence interne encore meilleure et un traitement encore plus rapide", souligne Pietro Pignatiello.

Faits - l'essentiel en bref

• Objectifs :
  • Assurer une sécurité maximale des processus et une transparence logistique et financière chez Pi2Process
  • Pas d'environnement serveur chez Pi2 Process AG ; "livraison à partir d'une prise de courant".
  • Prouver que l'approche avec le modèle "gia//fabrication" fonctionne également pour les très petites entreprises.
  • Réaliser un projet de référence avec SAP dans une entreprise de 20 collaborateurs
• effort :
  • 46 jours de conseil jusqu'à la mise en service, 19 jours de conseil supplémentaires pour les processus supplémentaires ainsi que les optimisations dans la phase deux
  • Pi2Process : trois personnes (CEO, finances, opérations)
  • GIA : six personnes (chefs de projet, conseillers : traitement des commandes, achats/gestion des matières/production, finances/contrôle, formulaires/étiquettes, technologie)
• Déroulement du projet :
  • Mettre en place le système SAP et importer le modèle "gia//fabrication" : Septembre 2016
  • Concept spécialisé Delta : en parallèle en septembre 2016, terminé en octobre 2016
  • Réalisation : réglage des deltas de processus, formation des utilisateurs, reprise des données en novembre et décembre 2016
  • Go-Live : fin décembre 2016
  • Délai d'exécution : 75 jours ouvrables
• Infrastructure/logiciel/hébergement/exploitation :
  • Utilisation de "SAP à partir de la prise" à partir de SAP Cloud@GIA dans le datacenter GIA, exploité sur un système SAP HANA partagé
• Coût total :
  • Frais tout compris pour l'infrastructure, l'hébergement, l'exploitation, les licences, la maintenance, la solution et le projet : les coûts par utilisateur et par mois correspondent au leasing d'une voiture de classe moyenne.

• Objectifs atteints :
  • Le projet a été mis en œuvre dans l'étendue définie au préalable, au coût calculé au préalable, dans les délais et la qualité convenus.
  • Le client et le consultant ont apporté la preuve qu'un projet SAP peut être mis en œuvre de manière très légère, même pour les petites entreprises.
  • L'informatique et l'ERP jettent les bases d'une activité qui peut se développer
  • Gain du SAP Quality Award dans la rubrique "Fast Delivery" au SAP Forum 2017

Plus d'informations : GIA Informatique