Rédiger des procès-verbaux : L'ABC des Meeting Minutes de Sherpany's
La rédaction de procès-verbaux fait partie des tâches les plus fastidieuses dans le monde des affaires - pourtant, ce travail est considéré comme la discipline reine de l'administration. En effet, les transcriptions des réunions offrent la possibilité de consulter à tout moment ce qui a été dit. Ce sont des aide-mémoire importants et parfois de précieuses pièces à conviction.
Rédiger des comptes rendus, une tâche peu appréciée. Ils devraient en effet être compris par tous les participants à la réunion. Mais cela n'est possible que s'ils sont bien structurés. C'est pourquoi Sherpany (voir sa nouvelle page d'accueil sous ce lien) a mis au point une méthode de rédaction de procès-verbaux. Lien) une question quintessentielle : à quoi ressemble un modèle de protocole réussi ?
Une structure claire permet d'économiser ses nerfs
Ce qui est important, c'est la clarté. Souvent, les réunions durent plusieurs heures, le compte rendu est de plus en plus long et le risque de manque de clarté dans le document augmente avec la durée de la réunion. Si on le rédige sans le structurer, on le regrettera plus tard. Pour le rédacteur du procès-verbal, l'idéal est de suivre l'ordre du jour chronologiquement et de mettre un titre par thème. Ceux-ci peuvent bien sûr être complétés par d'autres sous-titres.
De plus, il doit toujours être clair qui parle. Pour cela, il suffit d'écrire le nom devant le thème de la réunion. D'un point de vue visuel, on peut aussi choisir une couleur pour chaque participant et colorer l'écriture en conséquence. Cela facilite également le travail ultérieur avec le procès-verbal.
Pour que l'effort en vaille la peine
Avec un peu de travail, le procès-verbal ne sera pas une reproduction arbitraire de mots-clés, mais en plus ce qu'est réellement un procès-verbal : un aide-mémoire. Les points les plus importants sont la clarté, la cohérence et la répartition des tâches. En les respectant, on obtient après la réunion un document qui reflète de manière optimale la rencontre. Ainsi, à l'avenir, il sera toujours possible de reconstituer de manière fiable ce qui a été dit - et ce qui ne l'a pas été. En effet, il ne faut pas que le travail fastidieux du rédacteur du procès-verbal ait été effectué en vain.
Avec SHERPANY comme partenaire, vous pouvez organiser vos réunions de direction et de conseil d'administration de manière plus efficace, tout en sachant que vous préservez l'environnement.
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Note de la rédaction : cet article a été rédigé à l'origine par Michael Trommer.
