Les incontournables de la gestion numérique des contrats
Les exigences de conformité sont de plus en plus élevées, ce qui se traduit par des exigences toujours plus grandes, notamment en matière de gestion. Cela vaut également pour les nombreux contrats avec les fournisseurs et les clients, que les entreprises doivent gérer correctement. Une gestion électronique des contrats permet de remédier à cette situation.
Dans de nombreuses entreprises, les contrats sont dispersés dans différents services, des achats au service juridique en passant par différents départements spécialisés. Seulement, il est ainsi presque impossible de garder une vue d'ensemble. Conséquence : des délais manqués ou des documents incomplets. Avec un logiciel de gestion des contrats, il est toutefois possible de sauvegarder les contrats de manière centralisée, transparente et conforme aux exigences de révision. La forcont business technology gmbh, une entreprise allemande spécialisée dans la gestion de contenu d'entreprise (ECM), présente cinq fonctions centrales grâce auxquelles une solution numérique de gestion des contrats peut rationaliser les processus internes.
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- Gestion des délais : Grâce à un contrôle automatisé des délais, les collaborateurs peuvent créer des rappels en temps utile, même pour des contrats en cours depuis des années. Les délais manqués appartiennent ainsi au passé.
- Interfaces : Une interface avec le système ERP permet d'actualiser automatiquement les données des fournisseurs et des clients. Elles sont ainsi toujours à jour.
- Recherche plein texte : Pour pouvoir vérifier facilement les documents en fonction de certains mots-clés, une reconnaissance de texte OCR devrait permettre de rechercher tous les documents scannés.
- Création de documents : Grâce à la création intégrée de documents, il est possible, par exemple, de créer, d'envoyer et d'archiver directement les lettres de résiliation de contrats.
- Contrôle d'accès : Un système d'autorisation réglemente très précisément l'accès aux données contractuelles. Il est ainsi possible d'accorder des droits de lecture à des collaborateurs de départements étrangers ou à des personnes externes, par exemple à des contrôleurs à des fins de reporting ou à des auditeurs lors d'un audit externe.
Ces cinq points sont extraits du livre blanc "Créer activement au lieu de simplement gérer : Comment une gestion numérique des contrats peut alléger vos processus internes" de la société forcont business technology gmbh. L'éditeur de logiciels montre ce qu'une solution de gestion numérique des contrats doit être capable de faire pour optimiser durablement les processus internes et garantir une gestion conforme à la réglementation. Les collaborateurs des services des achats, du contrôle de gestion et des ventes peuvent ainsi mieux évaluer la manière dont une gestion numérique des contrats peut les soulager. Le livre blanc est disponible à télécharger gratuitement ici prêt.
Plus d'informations : www.forcont.de
