La nouvelle directive européenne sur le whistleblowing concerne aussi les entreprises suisses

La notion de "whistleblowing" a véritablement été portée à la connaissance du public par les événements liés à Julian Assange, le fondateur de "Wikileaks". Cette plateforme a notamment révélé des crimes de guerre présumés et des cas de corruption. Internet, en particulier les médias sociaux, a déjà été utilisé à plusieurs reprises pour divulguer des informations privilégiées, avec des conséquences parfois imprévisibles. Même si les violations de la conformité, les agissements déloyaux et illégaux ou autres irrégularités sur le lieu de travail ne doivent pas être tolérés, mais découverts et sanctionnés en conséquence, un "canal ouvert" tel qu'Internet est très mal adapté. Tant les dénonciateurs que les organisations concernées sont ainsi exposés à de grands risques de réputation. Afin de mieux protéger les destinataires et les dénonciateurs eux-mêmes, la nouvelle directive européenne sur les dénonciateurs entrera en vigueur le 17 décembre 2021. Cette ordonnance oblige les entreprises à partir de 250 collaborateurs ou d'un chiffre d'affaires annuel de 10 millions d'euros à mettre en place un système d'alerte anonyme. A partir de 2023, la limite sera encore abaissée, à 50 collaborateurs.

Directive européenne sur les lanceurs d'alerte : la pression s'accroît sur les entreprises suisses

Mais qui protège en Suisse un collaborateur qui veut par exemple informer son employeur qu'un collègue télécharge secrètement des contenus pédosexuels sur Internet ou que des collaborateurs du service extérieur "maquillent" systématiquement des notes de frais en leur faveur ? Un projet de loi sur la "protection en cas de signalement d'irrégularités sur le lieu de travail" a échoué l'année dernière au Conseil national. Le dilemme dans lequel se trouve un collaborateur au courant d'irrégularités reste donc entier : d'un côté, la violation du droit en vigueur par son employeur, de l'autre, son devoir de loyauté envers ce même employeur. Pourtant, la pression sur la Suisse pour qu'elle accorde une protection adéquate aux lanceurs d'alerte s'accroît. C'est notamment le cas des entreprises ayant des activités internationales au sein de l'UE : à partir du 17 décembre 2021, elles seront elles aussi tenues d'offrir une possibilité de signalement anonyme et conforme au RGPD.

Afin de garantir des normes uniformes, un système d'alerte professionnel et anonyme est également recommandé dans notre pays. "L'objectif d'un tel système d'alerte est de protéger suffisamment les lanceurs d'alerte afin d'anticiper les risques liés aux violations de la conformité et de se positionner comme un employeur exemplaire et transparent au sens de l'Employer Branding", explique Thomas Wittkopf, directeur de TELAG AG. Cette entreprise fournit déjà aujourd'hui, sous le nom de WhistleTAG, un système d'alerte global pour les grands groupes et les PME.

Système de signalement anonyme

La directive européenne sur les lanceurs d'alerte prévoit que les lanceurs d'alerte doivent avoir la possibilité de faire leur signalement par voie électronique via un système en ligne crypté ainsi que par téléphone, mais dans tous les cas de manière anonyme et sécurisée. "La confidentialité des informateurs doit être garantie afin que les collaborateurs aient le courage de signaler une violation de la conformité. Dans la pratique, nous constatons souvent que, surtout dans les PME qui sont fières de leur culture d'entreprise ouverte, les collaborateurs ont beaucoup de mal à signaler une irrégularité. Ils craignent les conséquences - à commencer par le dénigrement, le harcèlement moral et les représailles à grande échelle. C'est pourquoi, dans la plupart des cas, ils s'abstiennent de signaler un problème". Avec des conséquences désastreuses, comme le Rapport ACFE est prouvé : Ainsi, le préjudice financier moyen s'élève à 200 000 CHF - sans compter les dommages à la réputation. "Les directeurs et les conseils d'administration ont une responsabilité, mais ils sont souvent dans l'obscurité parce que les collaborateurs n'ont pas la base pour signaler une irrégularité en raison d'une protection insuffisante. Un système d'alerte professionnel offre aux entreprises une chance de transparence et de gouvernance d'entreprise vécue en interne et en externe", explique Thomas Wittkopf.

La conformité d'entreprise a du sens

En Suisse, la loi impose aux banques et aux négociants en valeurs mobilières de disposer d'une fonction de compliance. Mais dans d'autres secteurs également, de plus en plus d'entreprises, quelle que soit leur taille, reconnaissent que la compliance fait partie intégrante d'une bonne gestion d'entreprise. Un concept de compliance efficace décrit les thèmes de compliance centraux pour l'entreprise concernée et définit les risques de compliance. Il règle également les rapports à la direction de l'entreprise et au conseil d'administration. Enfin, une organisation concrète de la compliance, y compris un système d'alerte en cas de problème, en fait également partie. Un tel système de signalement anonyme garantit que les entreprises peuvent détecter à temps les infractions à la conformité et identifier les violations générales des lois ou des règles internes. De plus, l'efficacité des processus est contrôlée et optimisée en permanence et de manière objective afin de pouvoir prendre les mesures correspondantes de manière efficace. Selon le rapport ACFE de 2018 susmentionné, 50% des cas de corruption et 38% des autres schémas de fraude ont pu être détectés grâce à un système de dénonciation. Les entreprises disposant d'un système de dénonciation par téléphone détectent plus souvent les cas : 46% des dénonciations sont signalées aux hotlines, 30% sont reçues par les canaux numériques. Les pertes des entreprises disposant d'un système d'alerte téléphonique sont inférieures de 50% à celles qui n'offrent pas de canal d'alerte téléphonique aux lanceurs d'alerte.

Avantages pour les entreprises

Mais comment fonctionne une telle hotline ? Celle-ci peut soit être confiée à un service d'alerte interne à l'entreprise, soit être externalisée auprès d'un prestataire de services professionnel. L'entreprise TELAG est un tel prestataire de services, qui exploite depuis 13 ans déjà un système de dénonciation anonyme pour des entreprises du secteur financier et des services, qui répond aux exigences de la nouvelle directive européenne sur les dénonciateurs. L'entreprise fournit à cet effet le logiciel pour le traitement anonyme des signalements numériques et téléphoniques ainsi qu'une disponibilité 24 heures sur 24 et en 24 langues. Le système d'alerte de TELAG comprend également la qualification des signalements, la gestion des cas et, en cas de besoin, un service de médiation avec un cabinet d'avocats indépendant.

Un système d'alerte anonyme permet d'éviter les atteintes à l'image et à la réputation et de favoriser la confiance des collaborateurs. Le risque de responsabilité pour les membres de la direction et du conseil d'administration diminue. "L'objectif est que les irrégularités potentielles puissent être examinées et corrigées en interne avant d'être rendues publiques. Les entreprises démontrent que la gouvernance d'entreprise n'est pas un vain mot, mais une promesse faite aux collaborateurs de prendre leurs signalements au sérieux. Cela se répercute en fin de compte sur le climat de travail et la culture d'entreprise", explique Thomas Wittkopf.

Directive européenne sur le whistleblowing : recommandation pour les entreprises suisses

• Un système d'alerte professionnel est considéré comme une bonne pratique pour les groupes et les PME et est particulièrement recommandé dès que l'entreprise a des filiales dans un autre pays de l'UE et/ou emploie des collaborateurs, des partenaires, des fournisseurs de l'UE.

• Le processus de signalement doit fonctionner aussi bien par téléphone que par écrit, y compris la boucle de rétroaction vers le lanceur d'alerte, et garantir l'anonymat des lanceurs d'alerte.

• L'engagement des cadres ("tone from the top") renforce le sérieux avec un système de dénonciation anonyme et paie la crédibilité. Stimulée par le discours public sur l'éthique et la morale dans les entreprises, la nouvelle génération de collaborateurs et de cadres revendique l'éthique des affaires et la transparence.

• Enfin, une action préventive est nettement plus avantageuse que des travaux de nettoyage coûteux en cas de violation de la conformité, qui entraînent régulièrement des dommages irréparables à la réputation ainsi que des conséquences financières considérables - en moyenne CHF 200'000 selon le rapport ACFE 2018.

Plus d'informations : www.telag.ch/whistletag