Aborder correctement la mobilité dans le service

L'étude actuelle d'IDG Cloud ERP 2021 montre que les terminaux mobiles jouent un rôle de plus en plus important dans les entreprises - notamment dans le service. Pour plus de deux tiers des personnes interrogées, le choix d'un système ERP en nuage a été motivé avant tout par la possibilité d'accéder aux fonctions et aux données ERP à tout moment et en tout lieu grâce aux appareils mobiles. L'éditeur de logiciels proALPHA donne 8 conseils aux entreprises pour mieux gérer leur mobilité dans le service.

1. le numérique plutôt que l'analogique

Le bureau sans papier est considéré comme le poste de travail de l'avenir, mais de nombreuses entreprises continuent à utiliser des documents analogiques et des notes manuscrites pour leurs opérations. Pour économiser des ressources et accélérer les processus internes, il vaut la peine de passer aux applications mobiles et numériques. Ainsi, les collaborateurs* trouvent par exemple tous les formulaires et listes de contrôle rassemblés au même endroit - prêts à être consultés à tout moment pour la prochaine mission.

2. utiliser l'infrastructure existante

Le passage au travail mobile ne signifie pas que l'équipement matériel utilisé jusqu'à présent devient superflu. En effet, il est souvent possible d'utiliser les smartphones, tablettes et autres appareils existants pour la mobilité dans le service. Idéalement, il existe déjà un aperçu détaillé des appareils mobiles utilisables et de leur équipement technique. Les entreprises peuvent ainsi vérifier rapidement si elles répondent aux exigences et, dans le meilleur des cas, économiser des coûts.

3. fournir des données de processus ad hoc

Quiconque propose différents modèles de service à ses clients devrait définir chaque poste avec précision et enregistrer l'ensemble du processus de manière centralisée. Qu'il s'agisse d'une maintenance basée sur le temps ou la durée d'utilisation des machines, d'appels d'assistance individuels ou d'ordres de service spontanés qui n'apparaissent que sur place chez le client, des données valides sont indispensables pour chaque tâche. Avec l'aide de terminaux mobiles et d'une solution ERP, la saisie des données s'effectue indépendamment du lieu et de l'heure. Conditions préalables essentielles : Un accès contextuel aux informations nécessaires et une interface utilisateur simple qui facilite le travail des collaborateurs.

4. la planification numérique comme ballon d'essai

En faisant le premier pas vers la numérisation de la planification, les entreprises peuvent soulager leurs planificateurs à l'aide de solutions numériques de bout en bout. Celles-ci tiennent compte, entre autres, des jours fériés et des absences, ainsi que des connaissances et des certifications individuelles nécessaires pour les différentes activités. Des cartes graphiques et des représentations d'itinéraires aident visuellement à optimiser l'utilisation des ressources - les incohérences sont ainsi visibles d'un coup d'œil. Une fois la planification terminée, les responsables atteignent rapidement et en continu tous les techniciens et autres collaborateurs grâce à Mobility.

5. intensifier l'intégration

Pour que les processus numériques fonctionnent, les appareils mobiles et le module de service du système ERP doivent être intégrés sans faille. Ce n'est qu'ainsi qu'il est possible de consulter des informations pertinentes de manière ad hoc, d'introduire rapidement et facilement de la documentation et de communiquer directement les consommations de matériel et les besoins en temps pour la facturation. Dans l'idéal, les flux d'informations devraient également être garantis sans rupture de média pour les systèmes en amont et en aval - par exemple pour la planification du temps de travail à partir de votre logiciel de gestion du temps.

6. documenter facilement avec des terminaux mobiles

L'une des tâches les plus courantes du service après-vente est la réparation des défauts sur place chez le client. Grâce à des prises de vue rapides avant et après par photo ou vidéo, il est très facile de documenter les travaux effectués. Cela facilite également la préparation du personnel technique pour d'éventuels rendez-vous ultérieurs. L'utilisation de terminaux mobiles tels que les smartphones ou les tablettes, qui transfèrent directement les images dans le système de gestion des documents et les relient au projet correspondant, est appropriée à cet effet. Cela permet d'économiser un temps de travail précieux à chaque commande, qui s'accumule sur des semaines et des mois.

7. travailler en ligne et hors ligne de manière mobile

Une connexion réseau performante est indispensable à la réussite d'un projet de mobilité avec transmission de données en temps réel. Mais que se passe-t-il lorsque les collaborateurs travaillent dans des zones de haute sécurité ou dans des caves sans couverture réseau ? Pour ne pas perdre les données saisies, les solutions mobiles qui prennent en charge un fonctionnement hors ligne sont idéales. Elles enregistrent les informations saisies et les transmettent automatiquement dès que la connexion au réseau est rétablie.

8. développer des indicateurs spécifiques

Outre les avantages opérationnels, la mobilité dans le service crée également une base pour des décisions fondées au niveau du management. Grâce à la numérisation, toutes les données pertinentes sont disponibles en temps réel de manière centralisée et peuvent par exemple être utilisées par la direction pour procéder à des adaptations supplémentaires de l'offre de services ou pour poser des jalons stratégiques pour le développement de nouveaux produits et services.

Source et informations complémentaires : proALPHA