Traitement numérique des factures : plus de tour de force logistique

Conextrade, une entreprise de Swisscom, soutient ses clients dans toute la chaîne de processus numériques et les aide ainsi à optimiser leur numérisation. Nous nous sommes entretenus avec Eros Merlini, Head of Conextrade chez Swisscom, sur les développements actuels.

Monsieur Merlini, on sait que dans le cadre des mesures contre la pandémie, de nombreuses entreprises ont dû adapter leurs processus. Dans quelle mesure cela a-t-il eu un impact sur la demande de services de Conextrade ? Y a-t-il eu une sorte de boom ?
Eros Merlini : Le travail en home office a montré à de nombreuses entreprises à quel point le traitement des factures des créanciers en home office peut être difficile et coûteux. Forcément, les mesures prises en cas de pandémie ont entraîné un changement de mentalité dans les grandes entreprises comme dans les PME. En effet, la réception, le traitement, la transmission, le visa et l'archivage des factures représentent un véritable tour de force logistique dans un bureau à domicile. En conséquence, un intérêt accru s'est manifesté non seulement pour les services Conextrade, mais aussi pour d'autres services de Swisscom comme Swiss TrustRoom.

A qui les solutions de Conextrade sont-elles accessibles ? Uniquement aux clients de Swisscom ?
Les services de Conextrade sont à la disposition de toutes les entreprises de Suisse, quel que soit leur secteur d'activité.

Quel est le gain de temps effectif lors du passage à l'e-facturation ou à l'e-procurement ? Est-il possible de chiffrer ce gain ?
Différentes études (par ex. de Billentis, Computerworld ou de la FHNW) chiffrent le potentiel d'économie numérique vs. papier entre 3 et 6 CHF par facture pour la facturation et entre 20 et 30 CHF par facture pour la réception.

Et quel est le coût de mise en œuvre d'un traitement numérique des factures ?
Ce n'est pas si simple à dire, car cela dépend si l'entreprise dispose de son propre service informatique ou si elle souhaite mettre en œuvre elle-même la solution.

Qu'en est-il des interfaces avec les logiciels de comptabilité et les systèmes ERP de tiers ? Lesquels sont pris en charge ?
Conextrade est une plateforme indépendante de l'ERP pour les processus numériques et connecte les entreprises avec différents systèmes ERP. Nos clients utilisent par exemple SAP, Navision, Abacus, Sage, Sesam, etc.

Outre la "vague de numérisation", le trafic des paiements connaît également des changements à d'autres endroits. Ainsi, le fameux bulletin de versement orange appartiendra bientôt au passé. Dans quelle mesure cela serait-il l'occasion idéale de changer complètement de système de paiement ? passer à la facturation électronique ?
Le bulletin de versement est remplacé par le code QR ou la facture QR. Le changement n'est pas en soi une raison particulière de passer à la facturation électronique. La véritable motivation pour l'e-invoicing lors de l'envoi de factures est l'important potentiel d'économies ainsi que le respect de l'environnement, puisque l'impression, le papier, les enveloppes et surtout les frais de port sont supprimés - ceci pour l'e-invoicing dans le domaine B2B et également, depuis peu, avec eBill (facture numérique dans le portail eBanking) pour le domaine B2C.

Où voyez-vous d'autres potentiels pour la numérisation des processus commerciaux ?
Outre la facture, un grand potentiel réside dans la combinaison avec les autres processus de la chaîne Procure2Pay/Order2Cash, comme la commande, la confirmation de commande et le bon de livraison. La numérisation de ces processus apporte d'autres possibilités d'efficacité et de réduction des coûts, comme par exemple la comptabilisation automatique des factures (order matching).

Plus d'informations : www.conextrade.com