Utilisation de l'ERP à l'étranger : huit conseils pour l'internationalisation

Quels sont les facteurs décisifs pour s'imposer face à la concurrence mondiale ? Productivité, vitesse et efficacité sont les mots-clés les plus utilisés. L'éditeur de logiciels proALPHA montre comment, à l'aide de huit leviers, l'utilisation d'un ERP peut être un succès sur la scène internationale.

1. La communication est tout : Utilisez les défis culturels comme une chance pour votre entreprise. En effet, les décisions et la planification sont différentes dans chaque pays. Il est judicieux de prendre le plus de temps possible au début du projet afin de convenir d'une procédure uniforme avec tous les participants. Établissez un plan dans lequel les objectifs du projet et les procédures sont clairement définis et documentés. Vous serez ainsi à l'abri de toute erreur d'interprétation dès le début. Car des processus qui fonctionnent sont une base importante pour être le plus possible en réseau et avoir du succès à l'étranger également.
2. Surmonter habilement les barrières linguistiques : Dans le contexte international, l'anglais est la langue de travail et de projet établie. Pourtant, les subtilités de la communication entre locuteurs natifs* et non natifs* peuvent rapidement se perdre - des malentendus surviennent et la réussite du projet est compromise. C'est pourquoi, lors de la préparation du déploiement de votre ERP à l'étranger, faites appel à des chefs de projet expérimentés à l'international et capables d'éviter les écueils linguistiques.
3. Identifier les besoins locaux : Les réglementations légales pour les entreprises diffèrent d'un pays à l'autre, souvent même d'une région à l'autre. Pour parer à toute éventualité, il est conseillé de se renseigner sur les conditions générales avant de créer une filiale à l'étranger. Il est en outre judicieux de connaître les pratiques commerciales sur place. Un catalogue de questions standardisé pour le déploiement de l'ERP n'est pas pertinent dans ce cas, car il risque de ne pas tenir compte de critères de réussite essentiels. proALPHA mise dans ce cas sur des ateliers ouverts, au cours desquels les utilisateurs* peuvent aborder ouvertement leurs obstacles et définir leurs exigences individuelles. Ce n'est qu'ensuite que des questions ciblées complètent le tableau.
4. Faire participer l'IT dès le début : L'architecture technique cible doit être définie le plus tôt possible lors d'une utilisation internationale d'un logiciel ERP. En effet, quelques comptes d'utilisateurs supplémentaires ne suffisent généralement pas. Considérez la mise en place du backend comme un facteur de réussite essentiel pour votre projet.
   Dans un scénario possible, vous construisez vos succursales à l'étranger en tant que mandants supplémentaires sur une base de données existante. Cela permet d'économiser des frais de licence, de réduire le temps de mise en œuvre et de faciliter l'échange de données - mais tous les pays dépendent alors d'un serveur de base de données. Pour pouvoir agir de manière plus flexible lors de la maintenance et des exigences locales, un deuxième scénario s'impose : Chaque site dispose de sa propre base de données, mais cela implique des coûts de licence supplémentaires et un travail plus important lors de l'installation des mises à jour.
5. La standardisation et ses limites : Les exigences individuelles en matière de flux de travail et de structures de données entraînent rapidement des écarts par rapport à la programmation standard dans le système ERP - surtout au siège de l'entreprise. Mais comme la plupart des filiales à l'étranger sont plus compactes et ont besoin de moins d'outils spéciaux, l'adoption de l'architecture complète ne permet que rarement d'atteindre l'objectif. La solution : développez un set-up avec plusieurs filiales nationales et modifiez le moins possible le standard pour vos succursales. Les adaptations par mandant ou par pays sont ainsi beaucoup plus faciles à réaliser.
6. Rendre obligatoire la gestion des données de base : Le concept de mandant principal est un outil utile dans la gestion centralisée des données de base, lorsque les processus sont similaires sur tous les sites et que les mêmes données sont utilisées. Malgré la charge de travail élevée, vous découvrez ainsi les potentiels d'un système ERP homogène au niveau mondial - et les mettez à profit pour votre entreprise. Les données de base sont conservées et gérées de manière centralisée et peuvent être répliquées dans les mandants locaux. Il est toutefois important de différencier les données de base globales et locales afin de tenir compte des différences régionales et nationales, par exemple lors du paramétrage des lois fiscales spécifiques à chaque pays.
7. La langue nationale est un atout : L'utilisation de l'ERP devrait pouvoir être adaptée aux besoins de chaque utilisateur*, notamment en ce qui concerne la version linguistique. Même si les interfaces utilisateur et les menus en anglais sont souvent des standards internationaux, les masques dans la langue du pays facilitent énormément le travail. Si votre fournisseur ERP ne dispose pas d'une version linguistique prête à l'emploi pour répondre à vos besoins, il devrait au moins mettre à disposition un kit de traduction.
8. Une consultation sur place est-elle nécessaire ? Les journées de consultation sur place représentent un coût énorme lorsqu'il s'agit de déployer un système ERP à l'étranger. Limitez donc ces rendez-vous au strict nécessaire. En accord avec la direction du projet, définissez les tâches qui doivent impérativement être effectuées sur le site en question. Les réglages spécifiques au pays du logiciel ERP et d'autres travaux qui ne nécessitent pas de connaissances du client peuvent alors être effectués confortablement et à moindres frais par le biais du Remote Consulting.

Grâce à ces huit conseils, les PME devraient être bien préparées à affronter les obstacles les plus courants et peuvent déjà configurer de manière optimale l'utilisation de l'ERP avant de se lancer dans l'aventure de l'internationalisation.

Source et informations complémentaires : www.proalpha.com