Das waren 2022 die zehn grössten Bremsklötze für KMU-Mitarbeitende
Bürokratie, Monotonie und schlechte Kommunikation: Unter diesen Stichworten können jene zehn Hürden zusammengefasst werden, die sich gemäss einer Umfrage von SAP Concur im Jahr 2022 als die grössten Bremsklötze für Schweizer KMU erwiesen haben. Effizientere digitale Prozesse würden zur Mitarbeitendenzufriedenheit beitragen.
In den vergangenen drei Jahren hat der pandemiebedingte Wechsel ins Homeoffice Schweizer Unternehmen einiges abverlangt. Der von Expertinnen und Experten in diesem Zusammenhang prognostizierte Digitalisierungsschub zeigt sich hierzulande sehr deutlich: Arbeiteten laut einer Studie der Universität Zürich vor der COVID-19-Pandemie knapp 20 % der Arbeitnehmenden von zu Hause, waren es währenddessen über 60 %. Vielerorts wurden hybride Arbeitsmodelle eingeführt, die nach einer moderneren IT-Infrastruktur verlangten. Vor allem für viele Mittelständler wurde die Digitalisierung von Geschäftsprozessen in dieser Zeit zum ad hoc Projekt. Die langsame Wiedereröffnung der Welt brachte 2022 noch einmal ganz neue Herausforderungen mit sich. Was hat sich seitdem getan? Welche Anstösse hat die COVID-19-Pandemie für die Arbeitswelt von heute gegeben? Welche Innovationen wurden durch Lieferengpässe und Preissteigerungen weiter auf die lange Bank geschoben?
Die zehn grössten Bremsklötze
Die Ergebnisse der Mittelstandsstudie 2022 von SAP Concur, einem Software-Unternehmen, das Reise- und Kostenverwaltungsdienste für Unternehmen anbietet, bestätigen den Digitalisierungsschub in der Schweiz zwar in Bezug auf die technische Ausstattung, bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen besteht allerdings noch Nachholbedarf. Die Frage, wie Mitarbeitende im Mittelstand am besten miteinander kommunizieren, gewinnt ganz besonders an Bedeutung. Digital beantwortet wurde sie bisher noch nicht.
Vor diesem Hintergrund präsentieren sich die Top 10 Hürden für Schweizer KMU im Arbeitsalltag wie folgt:
| 1. | Schlechte Abstimmung mit Kolleginnen und Kollegen: 25 % | |
| 2. | Bürokratische Prozesse und Abläufe: 24 % | |
| 3. | Wiederkehrende administrative Aufgaben ohne Wertschöpfung: 23 % | |
| 4. | Langwierige Freigabeprozesse (Papier, Unterschrift): 18 % | |
| 5. | Zu viele interne Meetings: 15 % | |
| 6. | Schlechter IT-Support, besonders im Homeoffice: 15 % | |
| 7. | Veraltete IT-Hardware: 15 % | |
| 8. | Veraltete IT-Software: 13 % | |
| 9. | Genehmigung und Abrechnung von Ausgaben im Homeoffice: 8 % | |
| 10. | Genehmigung und Abrechnung von Geschäftsreisen: 7 % |
Für die Befragten lag 2022 das meiste Frustpotenzial in der schlechten Abstimmung mit Kolleginnen und Kollegen (25 %). Grund hierfür ist mitunter die Wahl der Kommunikationsmittel: Auch wenn digitale Kollaborations-Tools bei der Kommunikation unterstützen, kann der persönliche Kontakt vor Ort in der täglichen Abstimmung nicht immer digitalisiert werden. So geben zum Beispiel 47 % der Befragten an, dass durch Digitalisierung und virtuelle Meetings die Geschäftsbeziehungen zwar auch aus der Ferne aufrechterhalten werden können, diese aber Geschäftsreisen und den damit verbundenen Face-to-Face-Austausch nicht ersetzen. Mehr als der Hälfte der Befragten (55 %) ist durch die COVID-19-Pandemie und die Vielzahl virtueller Treffen bewusst geworden, wie wichtig der persönliche Kontakt zu Kunden sowie Kolleginnen und Kollegen ist. Gleichzeitig geben noch 34 % der Mitarbeitenden im Mittelstand an, noch immer weniger zu reisen als vor der COVID-19-Pandemie. Obwohl viele Mitarbeitende 2022 noch nicht auf Vorpandemieniveau reisten, war die Genehmigung und Abrechnung von Geschäftsreisen noch immer für 7 % eine Hürde. Gerade mit Blick auf Flugchaos, Kriege und weiter bestehende Pandemie-Regeln, wünscht sich gut ein Drittel der Befragten (38 %) von ihrem Arbeitgeber Apps, die Geschäftsreisen einfacher gestalten.
Das Beste aus beiden Welten
Im Vergleich zum übrigen DACH-Raum liegt die Schweiz bei der digitalen Ausstattung des Arbeitsplatzes ganz klar vorne. Hierzulande fühlten sich nur 15 % der Befragten durch veraltete IT-Hardware ausgebremst (Deutschland: 23 %; Österreich: 21 %). Nur 13 % gaben veraltete IT-Software als Hürde im Arbeitsalltag an (Deutschland: 19 %; Österreich: 18 %). Dennoch sind zu viele Prozesse in mittelständischen Unternehmen immer noch durch Bürokratie (24 %) und wiederkehrende administrative Vorgänge ohne Wertschöpfung (23 %) geprägt. 38 % müssen zum Beispiel Abrechnungen noch papierbasiert einreichen und Excel-Tabellen ausfüllen. Die Abrechnungsprozesse dauern entsprechend lange: Fast ein Drittel der Befragten (29 %) muss zwei bis vier Wochen auf die Rückerstattung der Kosten warten. Bei digitalen Lösungsansätzen für das Ausgabenmanagement besteht im Schweizer Mittelstand demnach noch deutlicher Optimierungsbedarf. Während in Österreich laut der Befragten bereits 40 % der Arbeitgeber digitale Lösungen zur Abrechnung von Mitarbeiterausgaben wie Bürokosten im Homeoffice, Spesen oder Kilometerpauschalen nutzen, ist dies in nur knapp einem Viertel der Schweizer Unternehmen der Fall (26 %; Deutschland: 28 %).
„Effiziente, digitalisierte Prozesse am Arbeitsplatz steigern die Mitarbeiterzufriedenheit. Diesen positiven Einfluss sollten KMU nicht unterschätzen. Die Studienergebnisse zeigen ganz deutlich, dass zu viel Bürokratie und Zettelwirtschaft im Arbeitsalltag zu Frust und Produktivitätsverlust führen“, sagt Dennis Torchetti, Head of Switzerland & CEE bei SAP Concur. „Umso wichtiger ist es, jetzt auf IT-Lösungen zu setzen, die monotone, zeitfressende Arbeitsprozesse reduzieren und Raum für wertschöpfende Tätigkeiten schaffen. Wer die digitale Transformation weiter auf die lange Bank schiebt, wird langfristig Mitarbeitende und Innovationskraft verlieren.“
Quelle und weitere Informationen: SAP Concur
