«Backup-Force» für Sales-Prozesse

Wo sind meine Daten? Eine einfache Frage, die heute – anders als früher – nur schwer zu beantworten ist. Software-as-a-Service (SaaS)-Anwendungen wie Microsoft 365 oder Salesforce verhalten sich wie eine Software, sind eine Software, aber die Daten liegen in der Cloud, die Datenströme verändern sich mit dem Zustand der Netzwerke zwischen Rechenzentrum und Anwender im Büro. Niemand kann eine Garantie dafür abgeben, dass Daten unbeschädigt über alle Netzwerkpunkte fliessen. In kommenden Krisenszenarien, beispielsweise einer Strommangellage, nimmt das Risiko von Datendefekten zu, wenn beispielsweise der Service im Rechenzentrum dank Notstrom noch läuft, der Zugang dazu aber immer wieder geplant oder ungeplant unterbrochen wird. Es ist daher Zeit für eine Backup- und Disaster-Recovery-Strategie, die einfach umzusetzen ist und welche die eingangs gestellte Frage beantwortet, wo die Daten im Notfall sind. Im Backup. Geprüft, getestet und abgelegt nach der bekannten 3-2-1-1-0-Regel.

Salesforce ist eine der bekanntesten und gebräuchlichsten SaaS-Anwendungen überhaupt, im Zentrum der Aktivitäten mit und für die Kunden. Die Schweiz gehört daher zu den globalen Topmärkten von Salesforce. Generell kann die Aussage getroffen werden, dass der strategische Wert von Kunden- und Unternehmensdaten exponentiell steigt. Datengetriebenes Customer Relations Management (CRM) bedeutet damit eben auch: Defekte oder nicht vorhandene Daten sorgen direkt für Leadausfälle und somit Umsatzeinbussen. Umso überraschender, dass Backups bisher kein besonders grosses Gewicht haben. Dies und mehr hat eine Umfrage von Veeam unter 800 IT-Entscheidern und Salesforce-Implementierungspartnern ergeben. Das könnte sich in naher Zukunft ändern, denn die IT-Risiken nehmen zu – genauso wie die Komplexität von IT-Umgebungen und Anwendungsfällen.

Was alles schiefgehen kann

Die Veeam-Untersuchung hat ein deutliches Bild ergeben, wo die Datenrisiken bei Salesforce liegen. Nebst den üblichen menschlichen Bedienungsfehlern kommen auch korrupte Daten durch fehlerhafte Importe in Frage. Ausserdem lassen sich andere Cloudanwendungen direkt mit Salesforce verknüpfen – eine weitere mögliche Fehlerquelle. Datenverluste sind oft auch auf viele weitere Ursachen wie beispielsweise falsch gesetzte Berechtigungen oder Hardwaredefekte zurückführen, die zum Beispiel bei vermehrten Stromausfällen mit Sicherheit zunehmen werden. Der wichtigste Grund für eine Backup-Strategie ist jedoch der Umstand, dass Unternehmen selbst für ihre Daten verantwortlich sind und nicht der Anbieter oder der Service.

Die Hauptverantwortung von Salesforce besteht «nur» darin, die für den Service notwendige globale Infrastruktur zur Verfügung zu stellen. Salesforce verfügt über eine integrierte Datenreplikation sowie eine Geo-Redundanz zwischen den Rechenzentren. Das Salesforce-Ökosystem bietet eine Vielzahl von Tools und Ressourcen, um Salesforce-Daten zu speichern, zu sichern, zu verschieben und mit ihnen zu interagieren – immer mit dem Risiko eines Datenverlustes. Wer einen Blick auf die Hilfe-Seiten wirft, der erkennt rasch, dass ein Wiederherstellungsprozess manuell erfolgt und durchaus komplex sein kann.

Tiefgreifende Wirkung von Defekten

Die Erstellung und Änderung von Daten durch manuelle oder automatisierte Prozesse liegt in der Verantwortung des Benutzers beziehungsweise in der des Unternehmens, für welches er die Daten nutzt. Benutzerdefinierte Anwendungen, die dieser für seine Anforderungen erstellt, Arbeitsabläufe, Felder und Validierungsregeln – all dies liegt ebenfalls in der Verantwortung des Salesforce-Anwenders.

Salesforce-Daten bestehen aus zwei Komponenten: Salesforce-Daten und Salesforce-Metadaten. Beide sind essenziell für den Erfolg der oftmals weit verzweigten, internationalen Sales-Abteilungen. Metadaten sind Beschreibungen der Unternehmensdaten, beispielsweise die Beschriftung der Felder, somit lassen sich mit Metadaten ganze Abläufe automatisieren. Verständlich, dass Defekte hier ungeahnte tiefgreifende Wechselwirkungen und Fehlerkaskaden bewirken können. Daher ist es schlichtweg geschäftskritisch, dass innert Minuten nach einem Datenverlust der reine Zustand wiederhergestellt werden kann.

Wie man Salesforce sicherer nutzt

Verantwortung für die eigenen Daten umfasst mehr als nur Adressen- und Datumsfelder, sondern die Kontrolle über die Grundlagen der Geschäftskontinuität sowie der Erfolgsbilanz. Darum ist Veeam davon überzeugt, dass Unternehmen eine jederzeit verfügbare Kopie ihrer Daten benötigen, die an einem anderen Ort als in der Salesforce-Infrastruktur gespeichert sind und die von der Quelle getrennt abgelegt werden. Unser Unternehmen hat dazu kürzlich Veeam Backup for Salesforce lanciert. Damit sind Backups innert Minuten in beliebiger Granularität wiederherstellbar; sie lassen sich auch on- und off-premises in jeder beliebigen Cloudumgebung speichern. Salesforce-Datensätze, Hierarchien, Felder, Dateien und Metadaten stehen damit unter vollständiger Kontrolle eines Unternehmens und seiner Nutzergruppen.

Autor:
Stephan Herzig ist Enterprise Technical Advisor Switzerland bei Veeam