Wenn eine kleine Firma mit SAP etwas Grosses wagt

Angenommen, im Verlaufe Ihres Lebens begegnen Sie einem Produkt immer wieder und kennen seine Vorteile: Würden Sie es dann in Ihrem eigenen Unternehmen einsetzen? Er zögerte keine Sekunde: Pietro Pignatiello, Inhaber und CEO Pi2Process AG. Das KMU mit 20 Mitarbeitenden in Freienbach, das im September 2016 aus einer Nachfolgeregelung hervorging, fertigt mechanische Bauteile vorwiegend aus Aluminium, Buntmetall, Kunststoff und montiert Baugruppen bis zu ganzen Geräten. Diese werden in die Schweiz, nach Übersee und Asien geliefert. Zudem ist es in der Schweiz der einzige Anbieter, der sich auf 3D-Hybrid Additive Manufacturing – eine neue Dimension des 3D-Druckens – spezialisiert hat. «Auf meinem langen Berufsweg führte ich bereits fünf verschiedene ERP-Systeme ein. Für meine eigene Firma entschied ich mich für SAP, da es die einzige Lösung ist, die erprobte Standardprozesse garantiert und ein Kleinbetrieb keine Zeit hat, diese zu hinterfragen», sagt Pietro Pignatiello. Nur mit standardisierten Prozessen gibt es eine schnelle und effiziente Abwicklung. Als Mann der Tat benannte er auch gleich sein neu erworbenes Unternehmen um, richtete es konsequent ablauforientiert aus und entschied sich für einen neuen Standort, um den Prozessgedanken im Materialfluss sowie in der Arbeitsweise mit dem Maschinenpark besser umzusetzen.

Projektmanagement und ein SAP-Template

Nur wenige Tage nach der Übernahme der Firma startete Pietro Pignatiello die Zusammenarbeit mit der IT-Dienstleisterin GIA Informatik AG aus Oftringen. Weshalb führte er keine eigentliche ERP-Evaluation durch? «Meine Evaluation war mein Berufsweg. GIA und ich standen in der Vergangenheit schon mehrmals miteinander in Kontakt. Die offene Kommunikation, das gegenseitige Vertrauen, der kompetente Projektleiter und die dahinter stehenden Menschen überzeugten mich. Zudem wusste ich, dass das Unternehmen mit ‹gia//fertigung› über ein bewährtes KMU-Template mit Best-Practice-Prozessen von SAP verfügt.»

Das 75-Tage-Projekt

In lediglich 75 Tagen sollte GIA die Einführung des SAP ERP on HANA «ab Steckdose» vollziehen. Geht dies überhaupt? Bei einem derart kleinen Unternehmen? «Unterstützt von Pietro Pignatiello achteten wir von Anfang an auf eine rigorose Einhaltung des SAP-Standards und auf ein schlankes KMU-Projektmanagement in exakt definierten Phasen», sagt Thomas Burkhardt, Account Manager GIA Informatik AG. «Im September 2016 bauten wir das System in unserem Datacenter auf und spielten unser Template ein.» Parallel dazu erstellte GIA das Delta-Fachkonzept, in dem die Abweichung von den SAP-Standardprozessen festgehalten wird. Danach ging es in die Realisationsphase mit der Schulung der Benutzer und der Übernahme der Daten. Ende Dezember 2016 erfolgte das Go-Live – just innert der gesetzten Frist.

Neue Prozesse als Unbekannte

Eine Schwierigkeit bildete die Vorgabe, dass die Mitarbeitenden die neuen SAP-Prozesse innerhalb von kurzer Zeit beherrschen sollten. Was tun? Pietro Pignatiello weckte bei seinen Angestellten von Anfang an Begeisterung für den eingeschlagenen Weg. Er stand ihnen stets zur Seite, arbeitete sie kontinuierlich ein und nahm ihnen so die Angst vor dem Unbekannten. «Waren in meiner Firma vorher vor allem Improvisation und Hektik an der Tagesordnung, kamen nun die Standardisierung und Struktur von SAP zum Tragen», erklärt Pietro Pignatiello.

Grosser Nutzen für kleine Firma

Das Beispiel zeigt: SAP funktioniert auch in kleinen Firmen. Pietro Pignatiello: «Unsere Kunden, KMU mit 200 bis 1000 Mitarbeitenden, arbeiten oft selber mit SAP. Deshalb schätzen sie den Austausch auf Augenhöhe sehr. Sie wissen: SAP bürgt für Fachkompetenz, ist standardisiert, transparent und rückverfolgbar. Das Vertrauen in diese Qualitäten ist spürbar.» Auch Investoren wie Banken zeigen sich glücklich, einen Partner mit einem aktuellen ERP-System zu haben, da die ausgewiesenen Unternehmenskennzahlen jederzeit transparent dargelegt werden können.

Tipps für andere Unternehmen

Welche Ratschläge gibt Pietro Pignatiello anderen KMU, die sich Gedanken bezüglich ERP machen?

• Investieren Sie auch als KMU in ein professionelles ERP-System. Wenn Sie die Kalkulation inklusive Prozessnutzen über die gesamte Lebensdauer machen, relativiert sich fast jeder Preis stark.
• Gehen Sie von Anfang an pragmatisch vor. Investieren Sie Ihr Geld in eine standardisierte und vor allem durchgängige ERP-Lösung wie SAP. Denn der Ist-Zustand ist ein Nicht-Ziel; der Weg ist das Ziel. Somit entfällt eine kosten- und zeitintensive, formale Evaluation.
• SAP hat hochstehende integrierte Standardprozesse über den gesamten Wertschöpfungsprozess und Geldfluss. Bauen Sie darauf.
• Setzen Sie auf einen Partner mit fachlichen und menschlichen Kompetenzen. Erst wenn Sie dieselbe Sprache sprechen, kann ein solcher Plan funktionieren.

Auszeichnung mit dem Quality Award

Dieses SAP-Projekt setzte neue Massstäbe. Aus diesem Grund gewann das Schwyzer Unternehmen im Frühling 2017 in der Rubrik «Fast Delivery» den SAP Quality Award. «Gemeinsam haben wir bewiesen, dass wir aufgrund der richtigen Einstellung in der Lage sind, ein solches Vorhaben schlank und erfolgreich umzusetzen», legt Thomas Burkhardt dar.

Derzeit verfeinert und trainiert Pi2Process die Standardprozesse, damit sie beispielsweise die Kapazitätsplanung noch präziser vornehmen kann. Zudem stehen viele weitere Automatisierungen an. «So stellen wir eine noch bessere interne Transparenz und eine noch schnellere Abwicklung sicher», betont Pietro Pignatiello.

Fakten – das Wichtigste in Kürze

• Ziele:
  • Maximale Prozesssicherheit sowie logistische und finanzielle Transparenz bei Pi2Process sicherstellen
  • Keine Serverlandschaft bei Pi2 Process AG; «Lieferung ab Steckdose»
  • Den Beweis erbringen, dass der Ansatz mit dem Template «gia//fertigung» auch bei sehr kleinen Unternehmen funktioniert
  • Referenzprojekt mit SAP bei einer Firma mit 20 Mitarbeitenden durchführen
• Aufwand:
  • 46 Beratertage bis Go-Live, weitere 19 Beratertage für zusätzliche Prozesse sowie Optimierungen in Phase zwei
  • Pi2Process: Drei Personen (CEO, Finanzen, Operations)
  • GIA: Sechs Personen (Projektleiter, Berater: Auftragsabwicklung, Einkauf/Materialwirtschaft/Produktion, Finanzen/Controlling, Formulare/Etiketten, Technologie)
• Projektablauf:
  • SAP-System aufbauen und das Template «gia//fertigung» einspielen: September 2016
  • Delta-Fachkonzept: Parallel dazu im September 2016, abgeschlossen im Oktober 2016
  • Realisation: Prozess-Deltas einstellen, Benutzer schulen, Daten übernehmen im November und Dezember 2016
  • Go-Live: Ende Dezember 2016
  • Durchlaufzeit: 75 Arbeitstage
• Infrastruktur/Software/Hosting/Betrieb:
  • Nutzung «SAP aus der Steckdose» aus der SAP Cloud@GIA im GIA Datacenter, betrieben auf geteiltem SAP-HANA-System
• Gesamtkosten:
  • All-in-Gebühr für Infrastruktur, Hosting, Betrieb, Lizenzen, Wartung, Lösung und Projekt: Kosten pro User und pro Monat entsprechen dem Leasing eines Mittelklassewagens

• Erreichte Ziele:
  • Projekt wurde umgesetzt im vorher definierten Umfang, zum vorkalkulierten Aufwand, in der vereinbarten Zeit und Qualität
  • Kunde und Berater erbrachten den Beweis, dass ein SAP-Projekt auch für kleine Firmen sehr schlank umsetzbar ist
  • IT und ERP legen die Grundlage für ein Geschäft, das wachsen kann
  • Gewinn SAP Quality Award in der Rubrik «Fast Delivery» am SAP Forum 2017

Weitere Informationen: GIA Informatik