Die QR-Rechnung kommt, ohne dass es jemand zu merken scheint…
Sie kommt, aber bisher merkt es kaum jemand: Die QR-Rechnung. Bis zum 30. September 2022 soll die Umstellung auf die QR-Rechnung komplett abgeschlossen sein. Ab diesem Zeitpunkt wird die Post nur noch QR-Zahlteile, wie der Beleg der QR-Rechnung heisst, akzeptieren. Doch wie gut sind KMU auf die Umstellung vorbereitet?
Anfang Juli 2021 veröffentlichte die SIX Group AG, die von der Post die Verantwortung für den beleggebundenen Zahlungsverkehr übernimmt, eine Studie, die das Forschungsinstitut gfs.bern in ihrem Auftrag durchführte. Die Befragung bei über 1’000 Unternehmen ergab, dass fast ein Jahr nach Einführung der QR-Rechnung, und etwas mehr als ein Jahr vor dem Ende der roten und orangen Einzahlungsscheine, nur knapp die Hälfte der Unternehmen sich überhaupt bewusst ist, dass sie wirklich verschwinden werden. Erst 15 Prozent der befragten Firmen haben bisher auf die QR-Rechnung umgestellt, während der Anteil derer, die überhaupt keinen Plan haben, immer noch sehr hoch sei, wie die Studie der SIX Group AG weiter feststellt.
Viele KMU riskieren für die QR-Rechnung eine Hau-Ruck-Übung
«Sehr viele Gewerbetreibende, KMU, Vereine und Inhaber von Läden oder Onlineshops ignorieren, dass Handlungsbedarf besteht und sie eine Lösung zur Erstellung von QR-Rechnungen benötigen – unabhängig davon, ob sie viele oder wenige Rechnungen ausstellen. Dabei übersehen die meisten auch, dass sie mit der schnellen Umstellung schon heute ihren administrativen Aufwand ganz erheblich reduzieren könnten», konstatiert Beni Schwarzenbach. Er ist Geschäftsführer von Schwarzenbach KMU Services AG, einer Firma mit Sitz in Zürich, die die Lösung QR Modul entwickelt hat. «Offenbar denken viele, dass die QR-Rechnung lediglich eine Ergänzung darstellt und die bisherigen Einzahlungsscheine einfach weiterverwendet werden können. Das ist eindeutig nicht der Fall: Ab dem 1. Oktober 2022 wird die Post sie am Schalter ablehnen», gibt Schwarzenbach weiter zu bedenken.
Lösungen sind bereits verfügbar
Grundsätzlich lassen sich Rechnungssteller in vier Kategorien einteilen:
- Grosse Rechnungssteller mit hohen Volumen wie z.B. Telekomfirmen oder Krankenkassen mit eigener IT-Lösung;
- mittelgrosse Firmen und Organisationen, die eine ERP-Software einsetzen;
- KMU, Selbständige, Vereine und Spendenorganisationen mit eher kleinen Volumen, für die sich der Einkauf einer ERP-Software kaum rechnet, und
- Onlineshops, die die QR-Rechnung als Bezahloption einsetzen.
Die ersten beiden Kategorien werden durch ihre Softwarehersteller bedient, wobei es aber ERP-Anbieter gibt, die die Umstellung nicht vollziehen werden. «Falls ein Nutzer einer bestimmten ERP-Software von seinem Hersteller bisher noch nichts zur QR-Rechnung gehört hat, sollte er nachfragen und sich allenfalls über eine Ersatzlösung Gedanken machen», sagt Schwarzenbach und führt weiter aus: «Für die beiden anderen Gruppen gibt es Angebote im Internet. Wer zur dritten Gruppe gehört, kann direkt online QR-Rechnungen erzeugen (SaaS-Lösung). Onlineshops installieren ein Plugin im CMS, auf dem Sie Ihre Website betreiben (z.B. WordPress oder Zoho Marketplace). QR Modul beispielsweise bietet eine einfache Lösung für beide Gruppen.»
QR Modul deckt ein breites Feld ab
QR Modul ermöglicht es den registrieren Anwendern, einfache QR-Zahlteile mit QR-Code ebenso wie komplette QR-Rechnungen schnell und einfach zu erzeugen. Die Validierungsfunktion garantiert, dass sie sowohl im Online- und Mobile-Banking als auch am Postschalter problemlos bezahlt werden können. Individuell gestaltbare Rechnungsvorlagen ermöglichen den Rechnungsstellern die Einhaltung ihres Corporate Designs. Rechnungspositionen werden in der Debitorenliste online verwaltet oder aus einer Excel-Liste hochgeladen. Dadurch ist die Voraussetzung erfüllt, um ganze Rechnungsserien mit wenigen Klicks zu erzeugen. Wer auf den postalischen Versand nicht verzichten will, dem bietet QR Modul ausserdem die Möglichkeit, den Brieversand direkt aus dem System heraus zu beauftragen. Den Ausdruck auf perforiertes Papier, die Konfektionierung, die Frankierung und den Versand übernimmt die Schneider Druck AG in Zürich. Schliesslich wird im 4. Quartal 2021 auch noch die Versandoption «E-Mail» hinzukommen. «Diese Versandoption ist ein äusserst günstiger Weg, weil die Kosten für Druck und Versand wegfallen. Er wird in Zukunft daher wahrscheinlich an Bedeutung gewinnen. Aber Vorsicht: Die Zahlungsmoral bei diesem Kanal ist erfahrungsgemäss schlecht, weil Mails im Posteingang zwischen all den anderen Nachrichten rasch einmal aus dem Blickfeld des Rechnungsempfängers verschwinden. Dies wiederum erhöht den Aufwand im Mahnwesen,» gibt Schwarzenbach zu bedenken.
Quelle und weitere Informationen: QR Modul
