Anwender-Bericht: Conextrade automatisiert den Rechnungseingang bei der SV Group

Die SV Group umfasst die fünf Geschäftsfelder Gemeinschaftsgastronomie, Hotel, öffentliche Gastronomie, Spital- und Heimgastronomie und Eventcatering. Das Unternehmen beschäftigt rund 8’500 Mitarbeitende und ist in der Schweiz, in Deutschland und in Österreich tätig. Kerngeschäfte sind die Gemeinschaftsgastronomie und die Hotellerie. So betreibt das Unternehmen unter der Marke „SV Restaurant“ Mitarbeiterrestaurants und Mensen und gehört damit zu den führenden Anbietern im DACH-Raum. „SV Hotel“ betreibt als Franchise-Nehmerin die Marriott-Marken Courtyard, Residence Inn, Renaissance und Moxy in der Schweiz und in Deutschland. Zudem gehören individuelle Hotels in Bern (La Pergola) und in Olten (Amaris) zum Portfolio. Das Unternehmen blickt auf eine 100-jährige Geschichte zurück. 1914 von Else Züblin-Spiller als Non-Profit- Organisation «Schweizer Verband Soldatenwohl» gegründet, bestand das ursprüngliche Ziel darin, Schweizer Soldaten mit preiswerter und ausgewogener Kost ohne Alkohol zu versorgen. Daraus hat sich ein dynamisches und innovatives Unternehmen entwickelt und etabliert. Entsprechend anspruchsvoll sind die Rechnungsprozesse geworden. Mit Conextrade wurden die Abläufe deutlich automatisiert und optimiert. 

Altes System: zeitraubend, unübersichtlich, fehleranfällig

Bei der SV Group in der Schweiz gab es lange Zeit keinen elektronischen Rechnungseingang und Verarbeitungsprozess, obschon das Unternehmen stark auf Rechnungsdaten angewiesen ist. Die Bewältigung des Postpapiereingangs, eine zu 100 Prozent manuelle Rechnungserfassung, Kontierung sowie Freigabe wurde mit einem Belegvolumen von heute 240’000 Rechnungen pro Jahr zur Herkulesaufgabe. Da der Prozess weder elektronisch noch automatisiert war, gestaltete sich der Rechnungseingang als intransparent und fehleranfällig. Eine rasche und zuverlässige Kommunikation mit Lieferanten ist für die SV Group jedoch sehr wichtig.

Der traditionelle Genehmigungsprozess sah wie folgt aus: Rechnungen wurden von Lieferanten mittels Post zur inhaltlichen Prüfung an die Betriebe geschickt. Nach der manuellen Prüfung durch deren Leiter wurden die Rechnungen auf dem Postweg an die Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet, wo sie formell geprüft, kontiert und erfasst wurden. Das Problem dabei: Zu lange Durchlaufzeiten, keine Möglichkeit für Skonto-Abzüge, kein Monitoring der Rechnungen und nicht selten verlorene Rechnungen. Das Prozedere war technologisch unterentwickelt, dezentral organisiert und deshalb höchst unübersichtlich. Das wird umso klarer, wenn man bedenkt, dass die SV Group in der Schweiz 300 und im DACH-Raum 500 Standorte betreibt.

Effizienter arbeiten mit automatisierten, medienbruchfreien Prozessen

Vor Jahren wurde die dringende Notwendigkeit, Ordnung und Übersichtlichkeit in die Abläufe zu bringen, erkannt. 2014 stellte das SV Team nach einer Gesamtevaluation einen Anforderungskatalog für notwendige Erneuerungen zusammen. Ziel war die Etablierung des elektronischen Rechnungsprozesses und eines Workflows in der gesamten Gruppe. Damit sollte der manuelle Prozess in der Schweiz sowie die bereits bestehenden elektronischen Lösungen in Österreich und Deutschland abgelöst werden.

Da sehr viele Mitarbeitende davon betroffen sind, herrschte Bedarf für ein zuverlässiges, aber auch einfach bedienbares System mit kurzer Einführungsphase und geringer Fehlerquote. Bei der Evaluierung der passenden Lösung diskutierte die SV Group sehr intensiv mit sämtlichen Lieferanten, die mit dem System ebenfalls klarkommen müssen. Zudem sind vor allem in Deutschland und Österreich gesetzliche Rahmenbedingungen, u.a. der Datenschutz zu beachten. Die Wahl fiel letztlich auf Conextrade, eine von der Swisscom portierte Plattform für die elektronische Rechnungsstellung und den elektronischen Datenaustausch für Schweizer KMU. Als etablierter Fullservice Provider kann Conextrade das gesamte Portfolio anbieten und hat die Bedürfnisse der SV Group vollumfänglich verstanden. Über 4000 andere Kunden arbeiten gemäss Angaben von Eros Merlini, Head of Conextrade, ebenfalls schon mit dieser Lösung. 

Automatisierte und transparente Kreditoren-Rechnungsbearbeitung

Bereits Ende 2015 konnte das neue, automatisierte System zur Rechnungsverarbeitung in der Schweiz live gehen. Die Conextrade-Services „E-Invoicing“, „Scanning2E-Invoicing“ sowie „Kreditoren-Workflow“ garantieren eine automatisierte und transparente Kreditoren-Rechnungsbearbeitung und umfassen neben dem Empfang der Rechnungen von Lieferanten, über deren Genehmigung sowie Freigabe auch das Versenden von Rechnungen an Kunden.

Olivier Tesoro, Projektleiter Finance bei der SV Group, sagt zufrieden: «Die Prozesse sind nun voll integriert und durchgängig. Nebst der Schweiz und Österreich wurde die Lösung im Herbst 2018 auch in Deutschland ausgerollt.» Als äusserst wertvoll habe sich bei der Implementierung der lokale und daher jederzeit rasch verfügbare Service von Conextrade erwiesen. Als Zielsetzung hatte die SV Group die Etablierung von effizienten, medienbruchfreien Rechnungsprozessen sowie einen zu 100 Prozent automatisierten elektronischen Rechnungseingang vorgegeben. Auch dieses Ziel konnte erreicht werden. Heute nutzt die SV Group sämtliche Komponenten der Services „E-Invoicing“ und „Scanning2E-Invoicing“ ohne Probleme.

Kostenvorteile direkt nach Einführung

«Conextrade hat mit ihrer Lösung alle unsere Anforderungen in der Rechnungsbearbeitung abgedeckt», bilanziert Heinz Giezendanner, Director Shared Services und Mitglied der Direktion bei SV Group. Nach schrittweisen Aufschaltung des Systems in der Schweiz ab Dezember 2015 wurden die Mitarbeitenden mittels Videos geschult. «Heute arbeiten in der Schweiz gut 1’000, in der gesamten DACH-Region 1’800 Personen problemlos mit dem System von Conextrade», so Tesoro. Bereits ab Herbst 2016 wurden die Prozesse spürbar effizienter. «Unsere Durchlaufzeiten sind massiv schneller geworden, die Kommunikation mit den Lieferanten parallel dazu deutlich transparenter.» Aufgrund des effizienteren Handlings kann die SV Group heute bereits beträchtlich Kosten einsparen.

Weitere Projekte in Planung

Die Digitalisierung der Wertschöpfungskette hat für die SV Group nach dem erfolgreich verlaufenen Projekt zur Automatisierung der Rechnungsprozesse weiterhin höchste Priorität. Geplant ist in den nächsten Jahren die Einführung weiterer moderner Kommunikationsformen, etwa digitale Lösungen mit Apps für den Dialog mit dem Gast. Dank der Partnerschaft mit Conextrade kann die SV Group solche Projekte schrittweise angehen und umsetzen, sämtliche Prozesse umfassend verbessern und damit fit und wettbewerbsfähig in die digitale Zukunft schreiten.

Weitere Informationen zu Conextrade:
Swisscom (Schweiz) AG
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Tel. 0800 800 900
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