Unified Communications und Collaboration in KMU – 5 Tipps zum richtigen Einsatz

Der Arbeitsplatz wird zunehmend digital. Das gilt für Konzerne ebenso wie für kleine und mittelständische Unternehmen. Die technologische Basis für das digitale Büro, in dem die Mitarbeiter sich einfacher vernetzen und Informationen besser teilen können, bilden Plattformen für Unified Communications und Collaboration (UCC). Diese vereinen alle Funktionen für die Kommunikation und die Zusammenarbeit – also Sprache, Video, Messaging, Screen-Sharing und Filesharing – auf einer einzigen, intuitiven Nutzeroberfläche. Hier fünf Tipps für den richtigen Einsatz von Unified Communications und Collaboration:

1)    Bereits getätigte Investitionen schützen

Gute UCC-Plattformen verfügen über eine Architektur und Plattform (CPaaS) mit offenen Schnittstellen. So lassen sich vorhandene Infrastrukturen wie zum Beispiel bestehende Kommunikationssysteme, CRM-Applikationen, Datenbanken oder – heute immer wichtiger – Social-Media-Plattformen in die Lösung integrieren und bereits getätigte Investitionen schützen. Chatbots helfen, die Automatisierung zu steigern und auch Integrationen in IoT-Plattformen zu realisieren.

2)    Schritt für Schritt einsteigen

Wer auf eine skalierbare und flexible Plattform setzt, die wenig technisches Fachwissen erfordert, kann später umso leichter weitere Mitarbeiter in das UCC-System einbinden oder zusätzlich benötigte Funktionen ergänzen. So verschaffen sich KMU Zukunfts- und Planungssicherheit. Weitere Vorteile entstehen beim Einsatz einer Lösung, die keinerlei zusätzliche Hardware benötigt: Dies beschleunigt das Rollout und minimiert den Installations- sowie Administrationsaufwand.

3)    Über die Cloud nachdenken

Kommunikations- und Kollaborationslösungen verlagern sich immer stärker in die Cloud. Dort stehen die Ressourcen auf Abruf zur Verfügung. Das macht die Nutzung einer UCC-Lösung über die Cloud gerade für kleine und mittelständische Unternehmen mit engem IT-Budget zu einer kostengünstigen Alternative. Sie können so nicht nur die Einstiegskosten und Vorabinvestionen geringhalten, sondern auch von einer bedarfsgerechten Nutzung und Abrechnung profitieren. Idealerweise sollten Kunden zwischen mehreren Bereitstellungsoptionen wählen können – von der Public Cloud über Hybrid-Modelle bis zur Private Cloud im eigenen Serverraum.

4)    Bei der Sicherheit keine Kompromisse eingehen

Datensicherheit und Datenschutz stehen auch auf der Agenda von KMU weit oben. Doch entsprechende Experten sind dort besonders rar. Auch hier spielt eine Cloud-basierte UCC-Lösung ihre Vorteile aus: Denn ein guter Provider bietet zum einen eine Lösung an, welche die Daten auf dem Server und beim Transfer verschlüsselt. Zum anderen erfüllt er die strengen europäischen Vorschriften zu Datensicherheit und Nachweispflicht, die – Stichwort EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – auch für die Schweiz von hoher Relevanz sind.

5)    Auf Managed Services setzen

Managed Services im UCC-Umfeld bedeuten für Anwenderunternehmen, dass sie die Dienste komplett aus einer Hand bereitgestellt bekommen. Dieses Modell kann gerade auch für KMU interessant sein. Denn ob sich ein Managed Service lohnt, entscheidet nicht die Anwenderzahl einer UCC-Lösung. Ausschlaggebend sind hier andere Faktoren, etwa besonders hohe Sicherheitsanforderungen, für die dann eine Managed Private Cloud die beste Option sein kann. Neben den Herstellern bieten auch nationale Telekommunikationsanbieter und regionale Fachhändler innovative, auf die Anforderungen eines Unternehmens zugeschnittene Dienstleistungen im Managed-Service-Modell an.

Autor:
Drazen-Ivan Andjelic ist Managing Director und Vice President Channel CEE Unify bei Atos