Wie GIA Informatik Müller Martini mit SAP in die Zukunft führt

«Die Menschen, nicht die Häuser, machen die Stadt.» So könnte eine Novelle über Bad Mergentheim beginnen. In dieser Stadt mit rund 24 000 Einwohnern im Nordosten des deutschen Bundeslandes Baden-Württemberg führt Müller Martini ein Kompetenzzentrum für den Hardcover-Bereich. Der international für Systeme der Druckweiterverarbeitung bekannte Konzern wollte seine Strukturen erneuern, ein neues SAP-System und dazugehörende Prozesse einführen, um das konzernweite Zusammenspiel aller Standorte optimal abzustimmen und zu standardisieren. Das Projektziel für das Produktionswerk in Bad Mergentheim war es, die bereinigten Strukturen per 1. Januar 2018 in die neue Systemlandschaft zu überführen.

SAP-Projekt aus einem Guss

«Wir reden dabei von einem Rollout, das heisst, wir adaptieren die Logik und die Definition eines Templates auf alle weiteren Werke des Konzerns. Alles muss aus einem Guss sein», sagt Roger Wiederkehr, SAP-Projektleiter der GIA Informatik AG in Oftringen. «Das Template setzten wir nach rund 18-monatiger intensiver Vorbereitung im September 2015 am Hauptsitz in Zofingen bei zwei Firmen live ein. Dies bildete den Startschuss für die weiteren Rollouts, an denen wir – wie in Bad Mergentheim – arbeiten. Mit unserem Projektteam passen wir pro Jahr ein Werk an die neue Struktur an.»

Welche Gründe sprechen für die GIA Informatik AG?

Bei der Neustrukturierung deckte GIA den SAP-Bereich ab, da sie erstens viel Erfahrung und gute Resultate als Goldpartner von SAP ausweist – sowohl im Outsourcing als auch bei der Applikationsberatung und Systemeinführung – und zweitens eine Tochtergesellschaft des Müller-Martini-Konzerns ist. Beat Tanner, ERP-Spezialist der Müller Martini AG in Zofingen, der die Fäden zwischen den Standorten und GIA während des Projektes zusammenhielt: «GIA ist das konzerninterne Competence Center für SAP. Sie verfügt über grosses Wissen, hat zudem das Gesamtverständnis für die Strukturen und überzeugt durch ein starkes Projektteam. Einige langjährige Teammitglieder begannen ihre Berufskarriere bei Müller Martini und kennen daher das Geschäft und dessen Merkmale besonders gut.»

Die Meilensteine

Die Projektpartner absolvierten Ende Januar 2017 einen Workshop, um die weiteren Vorgehensschritte zu besprechen. «Im Februar und März erarbeiteten wir die Delta-Fachkonzepte und im April führten wir die Realisierung durch», legt Beat Tanner dar. Die erste Migration fand im Mai und die zweite Migration Ende September statt. Pünktlich zum geplanten Termin am 1. Januar 2018 erfolgte das Go Live. Schon einen Monat danach wurde die Nachbetreuung eingestellt und in den normalen Betriebsmodus übergegangen.

Hürde erfolgreich gemeistert

So fachkundig GIA das Projekt abwickelte, es gab auch einzelne Schwierigkeiten zu überwinden. «Die definierten Prozesse sollten weiterverfolgt und die Organisationsumstellungen wie geplant vorgenommen werden, damit der Standard gewährleistet bleibt», erklärt Roger Wiederkehr. «Jedoch bildeten die system- und prozesstechnischen Änderungen für die Organisation vor Ort eine grosse Herausforderung. Mit Klärungsarbeit und viel Verständnis schufen wir eine sinnvolle Lösung.»

Synchronisierte Strukturen bringen grosse Vorteile

Durch die Synchronisation der Strukturen ist der Effizienzgewinn durch dieses Projekt gross. Mit der SAP-Migration – einer Bereinigung zurück zu einem Standard – wurden viele Altlasten abgeworfen, die sich über rund 20 Jahre im bisherigen SAP-System angesammelt hatten. «Nun kann der Standort Bad Mergentheim mit den neuen Gegebenheiten arbeiten, ist vollumfänglich im Konzern integriert und kann dessen Strukturen jederzeit nutzen», weiss Roger Wiederkehr. Auch ist aufgrund dieser sauberen SAP-Prozesse und Stammdaten die Basis für die spätere Migration auf SAP S/4HANA gelegt.

Tipps an andere Unternehmen

Führen Sie ein Grossunternehmen oder ein KMU, wollen Ihre Strukturen bereinigen und auch SAP einführen oder erneuern? Roger Wiederkehr und Beat Tanner geben Ihnen folgende Ratschläge:

• Sorgen Sie gleich zu Beginn für eine saubere Auslegeordnung und definieren Sie die Grundsätze.
• Steigen Sie mit genügend Ressourcen ins Projekt ein, um schnell Fortschritte zu erzielen.
• Definieren Sie eine klare Aufgabenteilung und Verantwortlichkeiten.
• Berücksichtigen und nehmen Sie die Interessen und Rahmenbedingungen aller Beteiligten auf.
• Geben Sie die Meilensteine allen involvierten Personen bekannt und arbeiten Sie Tag für Tag an deren Einhaltung.
• Gleisen Sie die Prozesse auf, bevor Sie das System implementieren.
• Definieren Sie klare Ansprechpersonen und unterhalten Sie eine stufengerechte, offene Kommunikation.
• Damit das Projekt sauber vonstattengeht, achten Sie darauf, dass das technische und planerische Verständnis auf allen Stufen auf Augenhöhe ist.
• Schaffen Sie Strukturen durch regelmässige Meetings. Setzen Sie dabei auf Regelmässigkeit und Routine.
• Führen Sie integrative Tests durch. Wenn Sie dies umfassend machen, vermeiden Sie unnötige Arbeitsschritte.

Zukünftige Aktivitäten

Das Projekt in Bad Mergentheim wurde erfolgreich abgeschlossen, alles läuft rund. Doch auch nach einer Neueinführung gibt es punktuellen Optimierungsbedarf; in erster Linie aus Ideen vom Business zur Effizienzsteigerung. Während Roger Wiederkehr dieses Vorhaben mit seinem Team unterstützt, ist Beat Tanner dafür zuständig, dass die Verbesserungen sinnvoll und nutzbringend sind. Der Rollout geht voran: GIA wird das SAP-System bei weiteren Müller-Martini-Standorten implementieren.

Informationen: GIA Informatik

Umsetzung bei Müller Martini: Die Fakten
Ziele:

• Das bestehende Group-SAP (GRPSAP) setzt die Rahmenbedingungen und die Systemgrenzen.
• Überführung in das bestehende GRPSAP mit der Prämisse «zurück zum Standard».
• Einhaltung des Projektbudgets (eines mittleren sechsstelligen Betrages).
• Cutover ohne negative Auswirkungen auf die Lieferfähigkeit von Müller Martini Bad Mergentheim (MMBM) und in der Folge auch der weiteren Verkaufsorganisationen des MM-Konzerns.
• Schnelles und einwandfreies Hochfahren von MMBM im neuen GRPSAP.
• Vereinfachung des Berechtigungskonzepts.
• Vereinheitlichung der Stammdaten und deren Pflege.
• Bei Projektabnahme soll eine aktuelle Systemdokumentation in Form von nachgeführten Detailkonzepten seitens GIA zur Verfügung stehen.

Zeitlicher Ablauf:

• Workshop: Ende Januar 2017
• Delta-Fachkonzepte: Februar und März 2017
• Realisierung: April 2017
• Migration und Integrationstest 1: Mai 2017
• Migration und Integrationstest 2: Ende September 2017
• Go Live: 1. Januar 2018
• Übergabe in den regulären Betrieb: 1. Februar 2018

Aufwand:

• Personell bei GIA: sieben unterschiedliche Fachspezialisten
• Anzahl Mannstunden für das Projekt: im unteren vierstelligen Bereich

Erreichte Ziele:

• Die Rahmenbedingungen des GRPSAP wurden eingehalten.
• Die Vorgabe «zurück zum Standard» wurde erreicht.
• Das Gesamtbudget wurde eingehalten. Insgesamt unterschritt GIA das Budget sogar um rund 20 Prozent.
• MMBM bewältigte die Cutover-Phase dank guter Planung und überschaubarem Aufwand ohne nennenswerte Probleme.
• GIA passte das Berechtigungskonzept auf den GRPSAP-Standard an.
• MMBM arbeitet nun in der Grundstruktur ebenfalls mit dem konzernweiten Mat/PPS-Regelwerk. Ergänzende/fehlende Prozesse werden nachträglich implementiert.
• GIA übergab die nachgeführten IT- und Prozessdokumentationen zum Projektabschluss der neuen Verkaufsorganisation.