Papierloses Büro, Teil 3: Welche Dokumente anfallen
Im dritten Teil der Wissens-Serie wird anhand von konkreten Beispielen aufgezeigt, wo das Potential, das ein papierloses Büro bietet, liegt. Desweiteren wird ein Kalkulator vorgestellt, womit jedermann selbst das eigene Potential in der Digitalisierung berechnen kann.
In den letzten Teilen der Wissens-Serie von Clavis IT aus Herisau ging es vor allem um die rechtliche Ausgangslage und um die Begriffsdefinition. Im aktuellen dritten Teil wird es nun konkret: Es wird gezeigt, bei welchen Dokumenttypen in einem Unternehmen erfahrungsgemäss die Digitalisierung einen maximalen Nutzen für ein papierloses Büro generiert.
Die elektronische Verarbeitung und Archivierung von Geschäftsdokumenten kann auf nahezu alle Dokumenttypen angewendet werden und doch ist der Nutzen der Digitalisierung unterschiedlich gross. Einen Nutzen lässt sich aus zweierlei Bereichen ziehen: Entweder durch die Digitalisierung von Verarbeitungsprozessen oder bei der Archivierung von Dokumenten selbst. Der Artikel gibt eine Übersicht, welches Potential hinter welchem Dokumenten-Typ steckt, etwa bei Verträgen, Rechnungen, Auftragsdokumenten, physischer Post, aber auch bei branchenspezifischen Dokumenten wie etwa Baupläne, Regierapporte, Lieferscheine oder Fracht-/Zoll-Dokumente.
Ferner vorgestellt wird ein Kalkulator, mit dem sich das Kostensparpotential, das ein papierloses Büro bietet, gleich selbst berechnen lässt.
