Prozessoptimierung: Warum sie so wichtig ist und was die digitale Transformation damit zu tun hat

Zunächst gilt es zu klären, was Prozessoptimierung überhaupt ist. Im Grunde genommen versteht man darunter eine Methode, mit der Unternehmen und wirtschaftlich selbstständige Entscheidungsträger, aber natürlich auch Privathaushalte, bestehende Arbeits-, Geschäfts-, Produktions- und Entwicklungsprozesse in puncto Effizienz und Effektivität verbessern können. Auch ein nachhaltigerer oder kostengünstigerer Einsatz von Ressourcen kann eines der Ziele sein.

Prozessoptimierung: Definition und Methoden

Im Laufe der Zeit haben sich verschiedene Lösungsansätze und Methoden etabliert, um Prozesse zu optimieren – zum Beispiel die folgenden drei:

• Portfolio-Analyse: Im Normalfall kann ein Unternehmen nicht alle Prozesse gleichzeitig verbessern, daher ist es sinnvoll, zunächst jene Bereiche herauszufiltern, die am wichtigsten sind. Das kann mit einer Portfolio-Analyse samt Prozessmatrix gelingen, also einer Art Diagramm, das Abläufe und Teilbereiche hinsichtlich Priorität einordnet. Hierbei wird analysiert, in welchem Umfang ein bestimmter Prozess zur Erreichung der gesamtheitlichen Unternehmensziele beiträgt und welches Verbesserungspotenzial er noch birgt. Genau dort sollte ein Betrieb dann mit der Prozessoptimierung starten.
• SWOT-Analyse: Eine weitere Möglichkeit, um herauszufinden, wo sich Verbesserungen lohnen, ist die sogenannte SWOT-Analyse. Die vier Buchstaben stehen dabei für Strengths, also Stärken, Weaknesses, also Schwächen, Opportunities, also Chancen und Threats, also Risiken. Alle Unternehmensprozesse werden in Hinblick auf diese vier Aspekte bewertet, sodass am Ende klar wird, wo es vielleicht noch Prozesse gibt, die nicht wie gewünscht funktionieren, zu viele Ressourcen verschleudern oder noch einiges an Potenzial aufweisen.
• Ursache-Wirkungs-Diagramm: Diese Methode wird auch Fischgrätendiagramm genannt, weil die fertig ausgearbeitete Analyse einem Fischskelett ähnelt. Im Zentrum steht hierbei eine horizontale Achse, die die Gesamtheit aller Prozesse darstellt und letztendlich im Optimalfall zum gewünschten Effekt führt. Von dort aus werden, wie einzelne Gräten, verschiedene Firmenaspekte in Hinblick auf fünf Bereiche analysiert, nämlich Mensch, Maschine, Methode, Material und Milieu, also Umfeld. Gibt es womöglich Fehlerquellen, die genau auf einen bestimmten Aspekt zurückzuführen sind, und wo treten Schwachstellen auf? Genau dort muss angesetzt werden.

Ganz egal, für welche Methode man sich auch entscheidet, am Anfang einer jeden Prozessoptimierung steht also eine umfassende Analyse, um Transparenz zu schaffen. Durch dieses lückenlose Darstellen und Dokumentieren aller Prozesse werden oft bereits Fehlerquellen aufgedeckt. Das ist wichtig, denn ohne schonungslose Offenlegung der Schwachstellen ist keine Workflow-Verbesserung möglich.

Noch vor Jahren galt bei vielen Unternehmen die Devise: Bewährtes ist immer das Beste. Wachsender Konkurrenzdruck und eine stärkere Rolle der Digitalisierung haben jedoch ein Umdenken eingeleitet, sodass sie sich dem Veränderungsprozess mittlerweile stetig öffnen. Damit geht auch eine Verbesserung bestehender Prozesse einher. Aus gutem Grund, denn ein optimaler Workflow hilft dabei, Kosten zu sparen, Synergien zu nutzen und Tätigkeitsfelder auszubauen.

Unterschiedliche Branchen, unterschiedliche Ziele

Die Ziele und Vorgehensweisen der Prozessoptimierung können je nach Branche sehr unterschiedlich sein, wie die folgenden zwei Beispiele veranschaulichen.

Bei der Prozessoptimierung in der Industrie geht es beispielsweise darum:

• eine optimale Auslastung der Mitarbeiter zu gewährleisten
• eine ressourcensparende Materialplanung vorzunehmen
• Produktionskosten zu reduzieren
• kurze Ausführungsfristen zu gewährleisten
• Termine und Preise einzuhalten

Im Bereich der Industrie werden in der Prozessoptimierung häufig die Prinzipien der Lean Production angewendet. Lean Production ist ein Teil des Lean Managements und hat ihren Ursprung in Japan. In Deutschland hat sich für die Anwendung der Lean Production-Methoden der Begriff Ganzheitliche Produktionssysteme (GPS) etabliert. Insgesamt gibt es dafür acht Gestaltungsprinzipien, darunter Vermeidung von Verschwendung oder Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP).  Bei letzterem geht es darum, dass nicht nur größere Schwachstellen, sondern auch kleinere Prozesse permanent analysiert werden sowie Verbesserungspotenziale aufgezeigt werden sollen. Die Lean Production umfasst zahlreiche Werkzeuge wie Kanban, SMED oder Heijunka.

Anders sieht es bei der Prozessoptimierung einer Agentur aus. Hier geht es beispielsweise darum:

• Daten gut zu strukturieren und allen zur Verfügung zu stellen
• den Fortschritt von Projekten visuell darzustellen
• für eine optimale Zusammenarbeit zwischen einzelnen Teams zu sorgen
• die Kommunikation der Mitarbeiter zu verbessern
• Projekte langfristiger und besser planen zu können
• die Zeiterfassung transparenter darzustellen

In Agenturen gilt es, den Workflow möglichst einfach zu gestalten. Einzelne Bereiche müssen perfekt aufeinander abgestimmt sein. Im Rahmen der Digitalisierung und Prozessoptimierung wird aktuell oft eine spezielle Software eingeführt, die Planung, Management und Controlling vereint und somit die wichtigsten Prozesse einer Agentur abbildet.

Die Digitalisierung trägt häufig dazu bei, aktuelle Prozesse zu überdenken und effizienter zu gestalten. Eine Studie der Hochschule für Wirtschaft der Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW mit dem Titel „Strategieentwicklung im digitalen Zeitalter“ verdeutlicht jedoch, dass noch großer Verbesserungsbedarf in puncto Digitalisierung besteht. Demnach gaben 56 % der KMU an, die digitale Transformation noch weiter vorantreiben zu müssen.

Fazit

Wir leben in einer extrem schnelllebigen Zeit. Was gestern noch gut und sinnvoll war, ist heute oft schon überholt. Wer hierbei als Unternehmen am Ball bleiben will, muss daher auch alle firmeninternen Prozesse stets im Blick haben. Nur so gelingt es, Schwachstellen zu identifizieren und auszumerzen oder verborgene Potenziale aufzudecken. Eine umfassende Prozessoptimierung mit einer fundierten Analyse als Basis kann helfen.

Zum Autor:
Martin Seeger befindet sich aktuell im 4. Semester seines Marketing-Studiums. Neben des Studiums ist er erfolgreicher Blogger in Sachen Marketing und unterstützt Unternehmen und Online-Plattformen in Sachen Produkt- und Markenkommunikation.