Informationssysteme: Warum es gut sein kann, Informationen bei der Arbeit zu vergessen
Informationssysteme unterstützen Mitarbeitende bei Routinetätigkeiten dahingehend, dass sie bestimmte Informationen getrost vergessen dürfen. Dies fand eine Studie von Psychologen und Wirtschaftsinformatikern heraus.
Die Menge an Informationen und Daten, mit denen viele Menschen an ihrem Arbeitsplatz täglich konfrontiert sind, hat in den vergangenen Jahren massiv zugenommen. Globalisierung und Digitalisierung lassen die Komplexität von Geschäfts- und Arbeitsprozessen stetig ansteigen: Was heute aktuell ist, kann morgen schon wieder überholt sein. Das hat zur Folge, dass Entscheidungsträger permanent relevante von irrelevanten Informationen unterscheiden müssen.
Vergessen macht handlungsfähig
Dabei erhalten sie häufig Unterstützung durch digitale Informationssysteme. Moderne Organisationen, Betriebe und Verwaltungen nutzen diese Systeme beispielsweise für Geschäftskalkulationen und -analytiken, Produktentwicklungen und Marketingkonzepte. Doch wie wirken sich diese Hilfsmittel auf den Anwender aus? Und: Machen Informationssysteme „dumm“, weil die Nutzer nicht mehr gefordert werden? Im Gegenteil, sagen Psychologen und Wirtschaftsinformatiker der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster (WWU): Die Fähigkeit, Dinge zu vergessen, macht Menschen erst handlungsfähig – den Einzelnen sowie ganze Organisationen. Die Studienergebnisse wurden in der Fachzeitschrift „Ergonomics“ veröffentlicht.
Informationssysteme führen zu besseren Entscheidungen
Das Team um Guido Hertel, Professor für Organisations- und Wirtschaftspsychologie, Prof. Dr. Jörg Becker vom Institut für Wirtschaftsinformatik der WWU simulierte typische Geschäftsprozesse in Produktionsunternehmen, bei denen Personen wiederholt entscheiden mussten, in welche fiktiven Länder die Produkte ihres Unternehmens zum Verkauf verschickt werden sollten. Die Ergebnisse zeigten: Die Verfügbarkeit unterstützender Informationssysteme führte nicht nur zu ökonomisch besseren Entscheidungen, sondern setzte auch kognitive Kapazitäten der Nutzer frei. Die Untersuchungsteilnehmer behielten Details zu anderen Produkten des Unternehmens besser im Gedächtnis als Personen in der Kontrollgruppe, die ohne Systemunterstützung Entscheidungen trafen – und deshalb mehr Informationen im Gedächtnis behalten mussten. Außerdem berichteten die Teilnehmer, die das Informationssystem nutzen konnten, weniger Stress bei der Bearbeitung der schwierigen Aufgaben verspürt zu haben.
Vertrauen in Informationssysteme notwendig
Das Vergessen fällt jedoch vielen Entscheidern nicht immer leicht. „Zentrale Voraussetzung dieser positiven Effekte war, dass die Versuchspersonen dem Informationssystem vertrauten – nur dann waren deutliche Leistungsgewinne zu beobachten“, betont Guido Hertel. Die Wissenschaftler fanden heraus, dass die technische Zuverlässigkeit und die Qualität der bereitgestellten Informationsinhalte essentiell für das Vertrauen in Informationssysteme zu sein scheinen. Zudem spielten aber auch die wahrgenommene Kompetenz und Erfahrungen der jeweiligen Nutzer sowie die vorhandenen Unterstützungsstrukturen eine wichtige Rolle. „Überraschend war für uns, dass das Vertrauen in Informationssysteme durch viele verschiedene Einflussfaktoren bestimmt wurde, für das Entstehen von Misstrauen dagegen bereits eine Kleinigkeit ausreichte, zum Beispiel ein einmaliges technisches Problem“, erläutert Guido Hertel.
Forschung wird weitergeführt
Die Ergebnisse der Studien liefern ein erstes Modell für die Gestaltung vertrauenswürdiger und damit effektiver Informationssysteme, damit Nutzer und Entscheider in Organisationen überflüssige Informationen „getrost“ vergessen können. Relevant sind die Befunde für alle Arbeitsbereiche, in denen Computersysteme umfangreiche Daten kontinuierlich für Entscheidungen aufbereiten. Hier können gut gestaltete Informationssysteme Leistung verbessern, Nutzer entlasten und Ressourcen für weitere Aufgaben freisetzen. In Folgestudien untersucht das Forscherteam nun weitere Einflussfaktoren auf gezieltes Vergessen, wie beispielsweise die Kosten etwaiger Fehlentscheidungen oder die persönliche Sicherheitsorientierung eines Entscheiders. Ziel dabei ist es, Informationssysteme möglichst gut an unterschiedliche Rahmenbedingungen anpassen zu können.
Informationen zum Forschungsprojekt: https://www.getrost-vergessen.de/
