So planen Sie einen Strategieworkshop

Meist ist der Anlass für einen Strategieworkshop, dass Entscheider im Top-Management eines Unternehmens das diffuse Gefühl haben: „Wir müssen etwas tun bzw. verändern, damit wir mittel- und langfristig den gewünschten Erfolg haben.“ Noch ist aber unklar, was zu tun gilt. Also wird ein Strategieworkshop anberaumt.

Warum soll der Workshop stattfinden?

Wer mit der Vorbereitung eines Strategieworkshops betraut wird, muss dessen Anlass kennen. Hat das Unternehmen zum Beispiel bislang noch keine Strategie, muss eine solche entwickelt werden. Soll die bestehende Strategie hingegen überprüft werden, geht es vorrangig um die Erfolgskontrolle. Und will das Unternehmen seine Strategie weiterentwickeln? Dann stehen Einschätzungen zur Marktentwicklung oder zur technischen Entwicklung im Fokus.

Zuweilen geht es bei der Strategiediskussion gar nicht um die Strategie. Dies ist Insbesondere dann häufig der Fall, wenn die Betriebsergebnisse rückläufig sind oder die Entscheider das Gefühl haben: Etwas läuft grundsätzlich schief. Dann wird zwar oft davon gesprochen, man brauche eine neue Strategie. Doch eigentlich sind die Akteure auf der Suche nach einer schnellen Lösung für ein nur bedingt verstandenes Problem.

Was gilt es zu beachten?

Ist der Anlass für den Strategieworkshop bekannt, kann dessen Planung beginnen – unter anderem, indem man sich folgende Fragen stellt:

Ziel des Workshops

• Welches Ergebnis bzw. Ziel gilt es zu erreichen und ist erreichbar?
• Welche Ziel-/Interessengruppen gilt es zu bedenken?
• Welches Signal soll an sie gesendet werden?

Rahmen der Workshops

• Welche Personen sollten eingeladen werden?
• Wann soll der Strategieworkshop stattfinden?
• Welche Datenbasis sollte beim Treffen vorliegen?
• Welche Daten und Informationen müssen noch beschafft werden?
• Wie kommt es zur Budgetierung, Freigabe der aufgrund der potenziellen Beschlüsse anfallenden Aktivitäten und Kosten?

Notwendige Abstimmungen

• Wer muss im Vorfeld in die Planung eingebunden werden?
• Welche Erwartungen haben die avisierten Teilnehmer an den Workshop?
• Wie läuft die Kommunikation zu den Beteiligten, die nicht am Workshop teilnehmen? 

Den Strategieprozess öffnen?

Die Tragfähigkeit strategischer Entscheidungen hängt stark von der Qualität der zugrundeliegenden Informationen und Denkmodelle ab. Deshalb sollten die Workshop-Planer – sofern möglich – den Strategieentwicklungsprozess für Einflüsse von außen öffnen.

Dies beginnt in der eigenen Organisation, indem man nicht nur Leute beteiligt, die aufgrund ihrer Funktion involviert werden müssen. Fragen Sie sich: Welche Personen sollten am Workshop teilnehmen, damit die angestrebten Ziele erreicht werden?

Meist empfiehlt es sich in den mit der Strategieentwicklung verbundenen Meinungsbildungs- und Entscheidungsfindungsprozess folgende Personengruppen einzubinden:

• Entscheider – also die Personen, die in der Organisation letztendlich qua Funktion das Sagen haben,
• Wissensträger – also die Personen in der Organisation, die bezogen auf die Fragen, die bei der Strategieentwicklung tangiert werden, ein fundiertes Fach- und Erfahrungswissen haben (zum Beispiel bezogen auf die Bedürfnisse der Zielkunden, vorhandene IT-Struktur),
• Experten – also externe Berater, die zum Beispiel ein fundiertes Know-how über die (voraussichtliche) künftige technologische Entwicklung und/oder Marktentwicklung haben,
• Multiplikatoren – also die Personen in der eigenen Organisation, die, nachdem die strategischen Entscheidungen getroffen sind, diese zum Beispiel im Betriebsalltag an die Mitarbeiter kommunizieren und diese als Mitstreiter gewinnen müssen.

Unternehmen verfahren oft – gerade wenn strategische Entscheidungen aufgrund von Versäumnissen in der Vergangenheit getroffen werden müssen – nach der Maxime der Geheimhaltung. Dann werden häufig Berater damit beauftragt, fehlendes Know-how unter Wahrung der Verschwiegenheit einzubringen, um Mängel zu beheben. Dies ist sinnvoll! Keinesfalls sollten die Entscheider jedoch vergessen, Vertreter der eigenen Organisation in die Strategiearbeit einzubinden, da sie – anders als externe Experten bzw. Berater – die Stärken und Schwächen des Unternehmens zum Beispiel im Bereich Innovation, Kundenorientierung und Produktentwicklung kennen. Zudem tragen zum Beispiel die Wissensträger die strategischen Entscheidungen stärker mit, wenn Vertreter von ihnen in den Prozess involviert waren.

Neutrale Workshop-Moderatoren engagieren?

Die Teilnehmer an Strategieworkshops haben aufgrund ihrer beruflichen Biografie und Funktion in der Organisation meist eine unterschiedliche Sicht auf das Problem. Das heißt, sie schätzen das, was nötig, sinnvoll und zielführend ist, unterschiedlich ein und gelangen so zu unterschiedlichen Schlüssen. Entsprechend wichtig ist eine neutrale Person, die den Meinungsbildungs- und Entscheidungsprozess moderiert, so dass an dessen Ende strategische Entscheidungen stehen, die von allen Beteiligten mitgetragen werden. 

Zum Autor: Kevin Pfander arbeitet als Strategie- und Changeberater für die Unternehmensberatung Dr. Kraus & Partner, Bruchsal bei Karlsruhe, die Unternehmen weltweit beim Entwickeln und Umsetzen ihrer Strategie unterstützt (www.kraus-und-partner.de).