One Workspace: Aktuelle Herausforderungen bei der Umsetzung von 4.0-Arbeitsplätzen

Es dauert noch, bis der „Homo Deus“, wie ihn der israelische Historiker Yuval Noah Harari in seinem vieldiskutierten, gleichnamigen neuen Buch beschreibt, in unserer Arbeitswelt aktiv werden wird. Vielleicht wird diese Vision von einem Mensch-Maschine-Hybriden auch nie Realität. Dennoch sind erste Schritte in diese Richtung längst getan: Künstliche Intelligenz hält genauso Einzug am Arbeitsplatz wie Virtual und Augmented Reality; auch subkutan getragene Datenchips werden schon getestet. All diese Aspekte sind vielleicht Utopie oder Dystopie. Das One Workspace-Konzept aber ist hochaktuell, weil es ein besseres Arbeitsleben ermöglicht und wird somit von zunehmend vielen Unternehmen verwirklicht. Dabei sind etliche Herausforderungen zu meistern: Prozesse müssen überdacht werden, Mitarbeiter mit der richtigen Kompetenz ausgestattet und die Führungskultur neuen Ansätzen unterworfen werden. Oft vergessen bzw. fälschlicherweise kaum beachtet, aber dennoch genauso wichtig, ist das Thema Rechtskonformität der IT und dabei das Sonderthema Data-Center Compliance. Hier verstecken sich betriebsrechtliche und finanzielle Risiken, die vermeidbar sind. Im Gegenteil, eine aktive Steuerung ermöglicht Kostenoptimierungen und Rechtssicherheit für Unternehmen und Mitarbeiter.

Wieso One Workspace?

Moderne Wissensarbeiter nutzen für ihre Arbeit verschiedene Geräte (PC, Laptop, Smartphone, Tablets, etc.) sowie unterschiedliche Anwendungstypen, wie etwa mobile, virtuelle oder physische Apps und SaaS-Apps. Sie verwenden verschiedene Datencontainer, z. B. Google Drive, Dropbox, Sharepoint, und sehr viele digitale Identitäten, etwa den Active Directory Account im Unternehmen, die Google ID, die Apple ID, etc. Geräte und Anwendungen sind zudem häufig privat finanziert und organisiert, werden aber für die Arbeit eingesetzt. Auf den Geräten und Datencontainern liegen private und geschäftliche Daten nebeneinander. Der Anspruch der Mitarbeiter ist es, jederzeit, an jedem Ort und mit jedem Gerät arbeiten zu können, also uneingeschränkten Zugriff auf Anwendungen und Daten zu bekommen und dabei sowohl daten- und rechtssicher zu agieren. Allein die Vielfalt an mobilen Geräten und den darauf laufenden Betriebssystemversionen stellt die IT vor große Herausforderungen. In Kombination mit der Vielfalt an Anwendungen und den Ansprüchen, die ein modernes Lizenzmanagement an das Unternehmen stellt, wird die kontextbasierte Bereitstellung und Verwaltung des modernen Arbeitsplatzes zu einer äußerst komplexen Aufgabe. Nur ein Beispiel: Wie schafft es die IT, zu wissen, welcher Mitarbeiter welches Office 365 Abonnement benötigt und welche Bestandteile der Lizenz er überhaupt nutzt oder ob die Lizenzausgaben angesichts der Nicht-Nutzung womöglich unnötig sind? Dennoch will jedes Unternehmen die Produktivität seiner zunehmend mobil arbeitenden Mitarbeiter unterstützen und verbessern und die Möglichkeiten der Geräte und Applikationen effizient ausschöpfen. Menschen und Technologien sollen optimal für den Geschäftserfolg zusammenwirken. Mit den althergebrachten Methoden der Arbeitsplatzverwaltung ist das in einer zunehmenden Cloud- und Mobile-affinen Welt nicht zu erreichen. Daher hat das One Workspace-Konzept seinen Siegeszug durch die Unternehmen angetreten. Mit One Workspace werden den Mitarbeitern alle ihre Geräte, Applikationen, Daten, Identitäten und Services über eine persönliche Cloud zur Verfügung gestellt. Organisiert, verwaltet, serviciert sowie IT-technisch und rechtlich abgesichert wird dieser Cloud-Workspace für jedes Gerät zu jeder Zeit zum richtigen Servicepreis bereitgestellt.

Der Teufel steckt im Detail

Unternehmen möchten ihre Prozesskosten, etwa im Service Desk, aktiv steuern und die Hoheit über ihre Daten haben, und zwar auch über ihre kaufmännischen Daten. Sprich: Sie wollen auch ihre Lizenzen aktiv steuern. Die Lizenzierung von Anwendungen aber ist hochkomplex. In der Praxis stammen die meisten Anwendungen auf mobilen Geräten aus Public Apps-Stores, wo die Mitarbeiter sie selbst beziehen. Was die meisten Mitarbeiter dabei nicht beachten: Manche Apps sind zwar für den Privatgebrauch kostenfrei, aber nicht für die berufliche Nutzung. Und selbst wenn es sich um kostenpflichtige Apps handelt, gilt die Lizenz häufig dennoch nur für den privaten Einsatz. Dazu kommt, dass die Hersteller bei kostenpflichtigen Apps oft Volumenkaufprogramme anbieten, die für Unternehmen interessant sind, um die Kosten zu reduzieren. Der Einzelbezug durch die Mitarbeiter ist also kaufmännisch in den wenigsten Fällen sinnvoll. Nicht weniger relevant ist die indirekte Lizenzierung, wenn Software genutzt wird, die womöglich im Serverumfeld Zugriffslizenzen für Datenbanken oder Anwendungsserver (Thema CAL Client Access License) benötigt. In diesem Bereich ist die aktive Steuerung durch das Unternehmen von noch größerer Relevanz. Denn damit sind unter Umständen erhebliche Kostenrisiken verbunden. Hersteller haben hier deutlich mehr Möglichkeiten, Preise zu gestalten, zu differenzieren und zu modularisieren. Und sie nutzen das nach Kräften. Allein am Beispiel Oracle zeigt sich, dass bereits Kleinigkeiten große finanzielle Auswirkungen haben können. Was für den Datenbankadministrator vielleicht ein „Klacks“ ist, lässt den Lizenzverantwortlichen womöglich blass werden.

Transparenz über Prozesse und Kosten

One Workspace Lösungen schaffen Abhilfe. Sie bieten Transparenz über die im Unternehmen eingesetzten Lizenzen auf PCs, mobilen Geräten, Cloud-basierten Arbeitsplätzen bis hin zum Rechenzentrum und die damit einhergehenden Kosten und ermöglichen so die aktive Steuerung. Durch die Möglichkeit von Nutzungsvermessungen geben sie der IT einen Überblick darüber, welche Anwendungen auf welchem Gerät installiert sind und wie häufig diese genutzt werden. Sind private Geräte im Unternehmen im Einsatz, sollte vor der Durchführung von Nutzungsvermessungen Unternehmensrichtlinie eingeführt werden, die den Zugriff auf diese teilweise privaten Informationen regelt. Grundsätzlich gibt es für die Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu geeignet sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, klare gesetzliche Vorgaben – unabhängig davon, ob es sich um private oder unternehmenseigene Geräte handelt. Auch nimmt in vielen Unternehmen die Mitarbeitervertretung eine große Rolle bei der Wahrnehmung solcher Interessen ein. Die IT aber braucht die Kontrolle über die Anwendungen, wenn sie sowohl Sicherheits- als auch Kostenaspekte aktiv steuern will. Je nach Ergebnis der Vermessung hat die IT verschiedene Optionen: Mit einem One Workspace-Tool können etwa ungenutzte Lizenzen auf den Geräten deinstalliert oder gleich das Anwendungsportfolio reduziert werden. Auch die Optimierung von Wartungsverträgen, der Kauf von unnötigen Updates kann eingeschränkt und Rahmenverträge können neu verhandelt werden.

Den gesamten Digital-Lifecycle abdecken

One Workspace-Lösungen bringen aber nicht nur im Lizenzmanagement Vorteile. Sie decken den gesamten Lifecycle eines Arbeitsplatzes ab. Von der individuellen Konfiguration des Workspaces, über die Einbindung in die IT-Landschaft des Unternehmens bis hin zum Services Desk und zum Lizenzmanagement sind alle Aspekte abgedeckt und können vom Unternehmen zentral gesteuert werden. Auch für die Wissensarbeiter von heute und von morgen, Stichwort Generation Z, stellt das Konzept des One Workspace alles zur Verfügung, um im Zeitalter der Digitalisierung ungebremst und produktiv arbeiten zu können. Denn mit einer One Workspace-Lösung ist die Basis gelegt, um auch künftige Szenarien abdecken zu können. Welche Geräte und Funktionalitäten auch immer das Internet of Things sowie die Wearables- und Virtual-Reality-Entwicklung für die Arbeit von morgen bereitstellen werden. All diese Geräte und Funktionen müssen verwaltet werden – One Workspace-Lösungen sind genau darauf spezialisiert. Investitionen in One Workspace-Systeme sind daher auch Investitionen in die Zukunft des Arbeitsplatzes.

One Workspace bei den Schweizer Unternehmen

Auch in der Schweiz ist das Thema One Workspace bereits angekommen. Die Schweizer Unternehmen haben die Herausforderungen, die sich durch die rasanten Veränderungen der Art, wie heute und in naher Zukunft gearbeitet wird, erkannt. Allerdings geben viele Verantwortliche dem Thema noch nicht die richtige Gewichtung. Dabei ist es von strategischer Bedeutung, rechtzeitig auch den kommenden Generationen Arbeitsplätze nach Maß zur Verfügung zu stellen und diese kostentechnisch sowie IT- und datenrechtlich optimal zu betreiben. Denn der Unternehmenserfolg hängt in der globalen Wissenswirtschaft zu einem sehr großen Teil von der Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter ab. Je früher die Unternehmen handeln, desto eher beeinflussen sie ihren Erfolg am Markt und am Arbeitsmarkt zu ihren Gunsten nachhaltig.

Oliver Bendig ist CEO von Matrix42.