Asienbeschaffung: Studierende beraten Unternehmen

Unter dem Format «Case Study» bietet die Kalaidos Fachhochschule eine attraktive Form der Unternehmensberatung durch Studierende. Das Spektrum der behandelten betriebswirtschaftlichen Fragestellungen orientiert sich an den im Berufsleben erworbenen und im Studium vermittelten fachlichen, sozialen und methodischen Kompetenzen. Themenbereiche sind insbesondere Strategie, Marketing, Business Development, Personal, Wissensmanagement, Accounting, Change Management, Qualitäts- & Risikomanagement sowie Prozessoptimierung. Die Anwendung von pragmatischen, zielorientierten Problemlösungsmethoden und eine fundierte wissenschaftliche Arbeitsweise sind zentral. Die Resultate werden in Form von Konzepten, Entscheidungsgrundlagen, Marktstudien, Analysen sowie konkreten Umsetzungsmassnahmen dargestellt.

Die Ausgangslage

Die in Rapperswil-Jona ansässige Geberit Gruppe ist europäischer Marktführer für Sanitärprodukte und umfasst insgesamt 35 Produktionswerke. Eines der Produktionswerke ist die Geberit Apparate AG (GAAG), welche sich auf die Herstellung von Geberit AquaClean und ähnlichen elektromechanischen Produkten spezialisiert hat. Sie erteilte drei Studierenden der Kalaidos Fachhochschule den Auftrag, die Total Cost of Ownership (TCO) in der Asienbeschaffung zu untersuchen und Massnahmen für ein Best Practice zu erarbeiten. Als global agierender Branchenführer, mit einem Beschaffungsanteil von rund 70 % an der Wertschöpfung hat der Zukauf in asiatischen Märkten eine grosseBedeutung. Doch die Ansprüche an die Beschaffung wachsen stets und es gilt in einem dynamischen Spannungsfeld die richtige Balance zu finden. Diese Arbeit hilft der GAAG, Potenziale in der Beschaffung auf den asiatischen Märkten zu erkennen, präsentiert Massnahmen und unterstützt bei der Implementierung.

Das Vorgehen

Um eine gute Ausgangslage zu schaffen, hat das Projektteam zuerst die theoretischen Grundlagen in den sehr heterogenen Themenbereichen Beschaffung, Kostenmanagement, TCO, Best Practice sowie Beschaffungsmarkt Asien erarbeitet. Danach wurden im Zeitraum von 14 Wochen eine quantitative und eine qualitative Analyse durchgeführt, um die für die Geberit Apparate AG relevanten Daten zu erheben.

Die quantitative Unternehmensanalyse mit dem Fokus der Total Cost of Ownership klärte die Ist-Situation der «Asienbeschaffung» innerhalb der GAAG. Sie umfasste das Einkaufsvolumen, die Personalaufwände sowie die Aufwände für Fracht und Import der Beschaffung in Asien für die Jahre 2013 bis 2016. Analysiert werden insgesamt 607 Lieferanten und rund 1440 Komponenten der GAAG. Um einen Volumenvergleich der Beschaffung im asiatischen Markt zur restlichen Beschaffung darstellen zu können, werden die Einkaufsmenge und das Einkaufsvolumen über sämtliche Lieferanten erhoben und auf den Ebenen Lieferant, Land sowie Total verglichen. Um zusätzlich einen Vergleich der Personal-, Fracht- und Importaufwände der asiatischen Beschaffung zur restlichen Beschaffung abbilden zu können, werden diese anhand der Gesamtaufwände einander gegenübergestellt. Die  Datenerhebung der Einkaufsmengen und des Einkaufsvolumens werden mittels einer Auswertung aus dem Geberit Business Warehouse durchgeführt.

Die qualitative Datenanalyse bestand aus zwei verschiedenen Teilen. Die erste Analyse befasste sich mit den internen Stakeholdern des Beschaffungsprozesses in Asien. Die zweite Analyse fokussiert die externe Sicht und wurde mit ausgewählten externen Fachpersonen durchgeführt. Durch diese Aufteilung wurde sichergestellt, dass neben der internen auch eine externe Sicht in die Beurteilung mit einfliesst. Die Beurteilung der qualitativen Ergebnisse erfolgte durch eine qualitative Inhaltsanalyse.

Die Ergebnisse

Die Analyseergebnisse haben gezeigt, dass der Einkauf in Asien zirka ein Viertel des gesamten Beschaffungsvolumens der GAAG ausmacht. Allerdings lohnt es sich, aufgrund der Gesamtkostensituation nicht in jedem Fall in Asien einzukaufen. Die Beschaffung auf einem anderen Kontinent bedeutet viel mehr Aufwand in Bezug auf Transport, Kommunikation und Administration. Zudem hat sich gezeigt, dass die Kosten in den letzten Jahren angestiegen sind.

Aus den gewonnenen Erkenntnissen und einer Szenarioanalyse wurde ein Best-Practice-Ansatz mit drei Prioritätsstufen und 26 Massnahmen unterteilt in 12 Kategorien entwickelt. Das Spektrum der aufgezeigten Handlungsfelder reicht dabei von der Bearbeitung der identifizierten Kostentreiber und technischen Ansätze bis zu Massnahmen, welche die Zusammenarbeit mit den Zulieferern verbessern sollen, sowie Möglichkeiten, welche, die hohen sozialen und umwelttechnischen Ansprüche der GAAG zu erfüllen helfen. Der nebenstehende Terminplan für die Massnahmenumsetzung wurde zur Plausibilisierung der Umsetzungsqualität erstellt und zeigt nicht nur die zeitliche Priorisierung, sondern auch die für den Projekterfolg zentralen Phasen der Wirkungsüberprüfung.

Nutzen für Geberit Apparate AG

Neben dem umfassenden Projektbericht und der Präsentation der konkreten Ergebnisse zu den Total Cost of Ownershipin der Asienbeschaffung liegt der Hauptnutzen der GAAG vor allem im interaktiven Bearbeitungsprozess einer strategisch wichtigen Frage und der neutralen Aussensicht der Projektverantwortlichen. Als Zusatznutzen neben den ausführlich beschriebenen und priorisierten Verbesserungsmassnahmen werden viele weitere Ideen zur Optimierung der Asienbeschaffung aufgezeigt, welche die GAAG prüfen kann. Insbesondere aus der vertieften Analyse der Interviewaussagen lassen sich zusätzliche und ganz konkrete Informationen z.B. zu den Kommunikationskosten oder zuden Kosten von Problemlösungsstrategien gewinnen. Karl Zahner, Geschäftsleiter der Geberit Apparate AG und Auftraggeber, sagt es so:

«Dem Projektteam ist es sehr gut gelungen, die komplexe Aufgabenstellung bezüglich ihrer wesentlichen Inhalte zu erfassen und diese sinnvoll abzugrenzen. Auf der Basis einer umfangreichen Analyse der relevanten Daten und Informationen sind interessante Ansätze zu einem konkreten Massnahmenkatalog entwickelt worden, welcher uns dabei unterstützt, unsere Asienbeschaffungen nach dem TCO-Ansatz weiter zu optimieren.»

Zur Case Study

«Themenbereiche sauber abzugrenzen, ohne dabei relevante Aspekte zu vernachlässigen, ist sehr anspruchsvoll. Sehr wichtig ist zudem der regelmässige Abgleich des Vorgehens mit den Ideen und Ansprüchen der Auftraggeberin. So können frühzeitig Probleme erkannt werden. Trotz des ausserordentlichen Zeitaufwands war es äusserst spannend und wertvoll, Einblick in ein Unternehmen zu erhalten, welches zu Recht zur Weltspitze gehört.»

Michael Wettstein, Leiter Einkauf & Logistik, Torgen Switzerland GmbH

* Die Autoren absolvieren die Studiengänge Bachelor in Business Communication FH, in Business Administration FH und in Wirtschaftsrecht FH an der Kalaidos Fachhochschule Wirtschaft AG. Kontakt via Dr. Marcel Schmid, Leiter Knowledge-Transfer im Prorektorat Lehre an der Kalaidos Fachhochschule Wirtschaft. marcel.schmid@kalaidos-fh.ch, www.kalaidos-fh.ch