Mehr Zeit und bessere Sitzungskultur

Holger Schultes ist COO/CIO der Finanzdienstleistungsgruppe Bellevue. Zu dieser Firmengruppe gehören die Bank am Bellevue AG und die Bellevue Asset Management AG mit verschiedenen Standorten weltweit. Die Informatik wird zentralisiert vom Hauptsitz in Küsnacht aus betrieben. Holger Schultes verantwortet das reibungslose Funktionieren der IT der Bellevue Gruppe sowie des Backoffices der Bank am Bellevue. Er war es auch, der auf die richtige Lösung stiess, um einen andauernden Missstand beim Management von Sitzungszimmern zu beseitigen.

Manuelle Verwaltung nicht mehr zeitgemäss

Stets auf Effizienzsteigerungen bedacht, rief das etwas handgestrickte Sitzungszimmer- Management in der Liegenschaft in Zürich Holger Schultes auf den Plan: «Im Januar 2018 haben wir am Rennweg ein neues Gebäude bezogen. Auf der einen Etage befinden sich ausschliesslich Sitzungszimmer. Die Verwaltung der Räume lief zu jenem Zeitpunkt komplett manuell. Aus den Exchange- Kalendern wurden täglich Ausdrucke erstellt und an die Sitzungszimmer geklebt. Das war einerseits nicht mehr zeitgemäss, andererseits litt die Sitzungskultur darunter. Es kam nicht selten vor, dass Reservationen vergessen gingen oder nicht richtig funktioniert haben. Für mich gibt es nichts Schlimmeres, als wenn ich mit einem Besucher in ein besetztes Sitzungszimmer platze.» Also musste eine automatisierte Lösung her.

Überzeugende Lösung gefunden

Der CIO suchte kabellose Displays, die an Exchange-Kalender gekoppelt sind und bei jedem Sitzungszimmer automatisch deren Verfügbarkeit anzeigen. Ein Bekannter machte ihn auf die Lösung eines jungen Freiburger Unternehmens aufmerksam: ROOMZ. Dessen Lösung schien seine Bedürfnisse bestens zu erfüllen. Schultes erinnert sich: «Die schlanken und eleganten Displays und der Funktionsumfang überzeugten mich auf Anhieb.» Am übernächsten Tag kontaktierte er den Hersteller. Das Gespräch bestätigte den CIO darin, dass diese Lösung alle Anforderungen erfüllt: «Für mich waren in erster Linie die direkte Anbindung an die Exchange-Kalender und die einfache Bedienung wichtig. Da wir viele Glaswände haben, musste die Lösung zudem kabellos funktionieren. Auch auf die Ästhetik lege ich viel Wert.»

Im Bankenumfeld ist auch Security ein wichtiges Thema. Dazu Holger Schultes: «Der klassische Banküberfall verlagert sich immer mehr in den digitalen Bereich. Deswegen prüften wir die Display-Lösung auch daraufhin, ob sie unseren Sicherheitsstandard erfüllt, und entschieden uns für eine OnPremise- Installation.»

Einwandfreier Betrieb

Holger Schultes bestellte die erforderlichen Displays. Per Remote- Service installierte ROOMZ-Mitgründer Patrick Terreaux am Hauptsitz in Küsnacht den Server und konfigurierte zusammen mit Holger Schultes die Lösung. Die einzelnen Displays nahmen der CIO und sein Team selber in Betrieb. Seither läuft die Lösung absolut einwandfrei und auch die Anwender sind sehr zufrieden damit, wie Holger Schultes bestätigt: «Die Frontoffice-Mitarbeiterinnen sind happy. Sie sparen sich das Ausdrucken der Kalender und das manuelle Anbringen an den Sitzungszimmern. Zudem haben wir die Möglichkeit, für Adhoc-Meetings freie Sitzungszimmer am Schild selbst direkt zu buchen oder bei vorzeitig beendeten Meetings die Räume wieder freizugeben. Mit den ROOMZ Displays spart man somit Zeit, optimiert Abläufe und man kann die Sitzungskultur verbessern.»

ROOMZ-Lösung mit integrierten Sensoren

Sehr interessiert zeigt sich Holger Schultes auch an den Entwicklungen von ROOMZ. Zum Beispiel am intelligenten ROOMZ-Sensor, der eben eingeführt wurde und eine Reihe von neuen Funktionen ermöglicht: die automatische Sitzungszimmer-Freigabe bei reservierten, aber nicht stattfindenden Meetings, die Analyse von Daten und eine nützliche Übersicht, wo ein Sitzungszimmer zu einem bestimmten Zeitpunkt frei wäre. «Die Integration der Sensortechnologie in die Lösung erlaubt uns, das ROOMZ-Portfolio zu einem Ökosystem zu erweitern », freut sich Holger Schultes.

Weitere Informationen: www.roomz.io