Fünf Todsünden bei der Planung von Grossraumbüros
Immer mehr Unternehmen setzen auf die Einrichtung von Grossraumbüros. Davon sind nicht alle Mitarbeiter begeistert. Denn die Beliebtheit offener Arbeitswelten ist oft auch eine Generationenfrage.
Eine offene Bürolandschaft soll die geistige Freiheit der Mitarbeitenden unterstützen. Dieser Meinung sind inzwischen viele Büroberater. Damit dies gelingt, benötigt es eine gute Planung und Umsetzung. Folgende gravierende Fehler sollten bei der Einführung von Arbeitswelten in Grossraumbüros vermieden werden:
Planungsfehler 1: Platzsparen im Fokus
Hauptmotiv von Unternehmern, zunehmend auf Grossraumbüros zu setzen, ist nach wie vor das Einsparen kostenintensiver Quadratmeter. Timo Brehme, Berater bei conceptsued in München: „Unter dem Deckmantel offenerer Kommunikation werden Arbeitsflächen eng belegt. Dabei vergessen viele Unternehmer, wie wichtig in einem solchen Konzept Angebote von Mehrwert- und Kollaborationsflächen sind. Nur mit ihnen lassen sich tatsächlich Arbeitsabläufe optimieren und Kommunikation beschleunigen. Wer nicht in Rückzugsinseln und durchdachte Begegnungsorte investiert, verhindert Teamarbeit statt sie zu fördern. Dabei sollte Unternehmern auch bewusst sein: Häufig sind Raumkosten wesentlich niedriger als Personalkosten. Der Mehrwert durch die Investitionen in das Wohlbefinden der Mitarbeiter aber ist wesentlich nachhaltiger, als durch die Flächeneinsparung erreicht werden könnte.“
Planungsfehler 2: Der Mitarbeiter hat im Veränderungsprozess keine Stimme
Um die 1990er Jahre geborene Generationen sind in einer globalisierten und digitalisierten Welt aufgewachsen. Sie haben oft schon im Grundschulalter gelernt, flexibel, mobil und im Team zu arbeiten. Best Ager hingegen haben ihr Berufsleben weitestgehend in kleinen Büroeinheiten und mit Sacharbeit am PC verbracht. Daher birgt es viel Zündstoff, wenn Unternehmer plötzlich Open-Space-Büros planen. Viele Chefs stellen ihr Team trotzdem vor vollendete Tatsachen, anstatt sie in den Change-Management-Prozess einzubinden. Damit ist das Scheitern der Akzeptanz vorprogrammiert. „Seinen Mitarbeitern zu sagen: ‚Hier ist Euer neues Grossraumbüro, kommt damit klar.‘ funktioniert nicht. Jeder Angestellte ist ein Mensch mit Bedürfnissen, Gewohnheiten und Angst vor Veränderung. Mitarbeiter müssen deshalb frühzeitig in den Change-Prozess einbezogen werden – und zwar innerhalb eines von der Geschäftsleitung abgesteckten Rahmens“, sagt Brehme.
Planungsfehler 3: Mangelhafte technische Ausstattung
Angestellte wollen und müssen heute nicht mehr physisch auf einem festen Platz sitzen, um effektiv zu arbeiten. Statt auf die Arbeitszeit vor Ort zu achten, setzen viele Unternehmer daher längst auf Zielvereinbarungen. Damit die Ziele aber auch erreicht werden können und Mitarbeiter sowohl im Open Space Office wie auch im Homeoffice jederzeit für Kollegen und Kunden erreichbar sind, müssen Unternehmer in die entsprechende Technik investieren. So ist eine Ausstattung mit mobilen Endgeräten erforderlich. Weitere Möglichkeiten eröffnet cloudbasiertes Arbeiten. Daten müssen von überall auf der Welt zugänglich sein. Verschiedene Mitarbeiter müssen in Echtzeit an einer Datei arbeiten können. Digitale Unterschriften sollten ebenso ermöglicht werden wie der Online-Zugang zu Geschäftsabschlüssen. Nur so lässt sich eine flexible Bürostruktur schaffen, zugleich Ablagefläche reduzieren und der gesellschaftliche Wandel in die Bürokultur integrieren. Das heisst: Raum, Organisation und Technik müssen zusammenpassen.
Planungsfehler 4: Fehlende Rückzugsmöglichkeiten
Wer im Open Space arbeitet, benötigt Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten. Diese in ausreichender Menge zur Verfügung zu stellen, vergessen Unternehmer häufig. „Firmenchefs müssen dafür sorgen, dass das Verhältnis zwischen kommunikativem und konzentriertem Arbeiten ausgeglichen ist. Sonst werden Mitarbeiter sehr schnell unzufrieden“, sagt Timo Brehme. Eine Faustformel für die Verteilung der Flächen gibt es dabei laut dem Experten nicht, weil diese stark von der vorgesehenen Nutzung und den Räumlichkeiten selbst abhängt. Allerdings müssen Rückzugsorte nicht zwangsläufig einzelne schliessbare Räume sein. Auch Think Tanks, Telefonzellen oder intelligente Möblierungen schaffen Rückzugszonen, Mobilität und unterschiedliche Arbeitsatmosphären innerhalb von Grossraumbüros.
Planungsfehler 5: Zu viele Störfaktoren
Lärm ist der erste Faktor, der Unternehmern und Angestellten einfällt, wenn sie an Störquellen im Grossraumbüro denken. Tatsächlich aber ist es nicht nur notwendig, die Akustik in der Bürolandschaft zu planen. Timo Brehme: „Wenn es um einen optimalen Workflow und Wohlbefinden am Arbeitsplatz geht, müssen Raumplaner neben Geräuschpegel oder Raumhall auch visuelle Reize im Blick haben. Dabei spielen Verkehrswege eine wichtige Rolle. Wo werden beispielsweise Sofalandschaften aufgebaut, wo eine Lounge eingerichtet? Brehme: „Ein schickes Sofa neben Arbeitsplätzen aufzustellen ist optisch vielleicht ansprechend, funktionell aber Nonsens. Denn, wer soll sich hier hinsetzen, um mit Kunden zu telefonieren, während die Kollegen nebenan arbeiten? Zudem muss auch der Kundenverkehr zwingend beachtet werden. Externe Personen wie Klienten oder Getränkelieferanten sollten Grossraumbüros nicht durchschreiten müssen. Das lenkt die Mitarbeiter unnötig ab.“
Quelle und weitere Informationen: conceptsued GmbH
