Protokolle erstellen: Das Sherpany’s Meeting Minutes-ABC
Das Erstellen von Protokollen zählt zu den aufwendigsten Aufgaben in der Geschäftswelt – dennoch gilt diese Arbeit als Königsdisziplin in der Administration. Denn die Abschriften der Sitzungen bieten die Möglichkeit, das Gesprochene jederzeit wieder einzusehen. Sie sind wichtige Erinnerungshilfen und manchmal auch wertvolle Beweisstücke.
Protokolle schreiben, eine unbeliebte Aufgabe. Sie sollten ja eigentlich von allen Meeting Teilnehmenden verstanden werden. Das passiert jedoch nur wenn sie gut strukturiert werden. Deshalb stellte Sherpany (siehe ihre neue Homepage unter diesem Link) eine quintessentielle Frage: Wie sieht eine gelungene Protokoll-Vorlage aus?
Klarer Aufbau spart Nerven
Wichtig ist die Übersichtlichkeit. Oft dauern Meetings mehrere Stunden, das Protokoll wird länger und länger und die Gefahr der Unübersichtlichkeit im Dokument steigt mit der Dauer des Meetings. Wer es ohne Gliederung runterschreibt, wird das später bereuen. Für den Protokollführer bietet sich an, chronologisch der Traktandenliste zu folgen und pro Thema einen Titel zu setzen. Diese können natürlich durch weitere Untertitel ergänzt werden.
Weiter sollte immer klar sein, wer spricht. Dazu kann man einfach den Namen vor das jeweilige Besprechungsthema schreiben. Optisch kann man auch für jeden Teilnehmer eine Farbe wählen und die Schrift entsprechend einfärben. Auch dies vereinfacht später die Arbeit mit dem Protokoll.
Damit sich die Mühe lohnt
Mit ein wenig Arbeit wird das Protokoll nicht eine willkürliche Wiedergabe von Stichworten, sondern zudem was ein Protokoll eigentlich ist: Eine Erinnerungshilfe. Die wichtigsten Punkte sind Übersichtlichkeit, Zusammenhänge und die Aufgabenverteilung. Wer diese beachtet, hält nach der Sitzung ein Dokument in der Hand, welches das Meeting optimal wiederspiegelt. Damit auch in Zukunft jederzeit verlässlich rekonstruiert werden kann, was gesagt wurde – und was nicht. Schliesslich soll die aufwendige Arbeit des Protokollführers nicht umsonst gewesen sein.
Mit SHERPANY als Partner können Sie Ihre Geschäftsleitungs- und Verwaltungsrats-Sitzungen effektiver gestalten, im Wissen zusätzlich noch die Umwelt zu schonen.
Für weitere Informationen und PDF Checklisten zu diesem Thema gehen Sie bittte direkt auf diesen Link
Anm. der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich von Michael Trommer erstellt.
