So wird Ihr Online-Event ein Erfolg

Viele Unternehmen haben, solange das Thema Corona unser (Arbeits-)Leben bestimmt, keine andere Wahl als mit den unterschiedlichsten Online-Formaten im Veranstaltungs- und Kommunikationsbereich zu experimentieren. „Sonst besteht die Gefahr, dass sie den Draht zu ihren Mitarbeitern und Kunden verlieren, und keine Neukunden mehr akquirieren“, sagt Jens-Uwe Meyer, Managementberater und Keynote-Speaker mit langjähriger Erfahrung als TV-Produzent.

Bekannte Persönlichkeiten allein reichen nicht für einen Online-Event

„Seit Ausbruch der Pandemie steigt die Nachfrage nach Keynote-Speakern für Online-Formate kontinuierlich», betont denn auch Yan Doll, DACH-Country-Manager bei der Redneragentur Athenas. Doch einfach nur eine bekannte Persönlichkeit oder anerkannten Spezialisten reden zu lassen, reicht nicht, damit ein Online-Event funktioniert. Darüber sind sich beide Experten einig. Deshalb raten sie potenziellen Veranstaltern unter anderem folgende drei Tipps zu beherzigen.

Tipp 1: Bitte eindrucksvolle Bilder

Beim Fernsehen gibt es den Begriff „Talking Heads“. Er bezeichnet Menschen, die gefühlt ewig auf der Mattscheibe parlieren, ohne eine visuelle Abwechslung für die Zuschauer. Sie sind Quoten-Killer. Dieselbe Erfahrung machen viele YouTuber mit Videos, in denen sie nur vor laufender Kamera sprechen. Dies ist höchstens ein, zwei Minuten interessant, dann schalten die Zuschauer ab. „Sogar bei Live-Events gibt es seit Jahren den Trend, die Botschaften der Sprecher mit Bildern und Videos zu visualisieren“, betont denn auch Meyer. „Bei Online-Events ist das noch wichtiger. Deshalb sollten sich deren Veranstalter schon sehr früh bei der Planung Gedanken über das visuelle Konzept machen.“

Tipp 2: Lieber kürzer, dafür häufiger

Bei Präsenzveranstaltungen im Kongress- und Konferenzbereich haben sich in der Vergangenheit ein- bis zweitägige Formate durchgesetzt, mit 30- bis 60-minütigen Vorträgen als Veranstaltungsrahmen; dazwischen gibt es Kaffeepausen und kleine Workshops. Aus folgendem Grund: Die An- und Abreise vieler Teilnehmer dauerte oft so lange, dass sie vor Ort übernachten mussten. Also musste ihnen aus Veranstaltersicht ein Programm rund um die Uhr geboten werden, damit sich diese Zeitinvestition lohnt.

„In Online-Konferenzen, -Tagungen und -Kick-Offs muss man die zentralen Botschaften in einer viel kürzeren Zeit rüberbringen als in den traditionellen Präsenz-Veranstaltungen“, betont Doll. Die Redebeiträge sollten kürzer sein und in die Vorträge sollten interaktive Elemente wie Publikumsfragen per Chat oder Interviews integriert sein. Meyer ergänzt: „Die ideale Länge eines Online-Events sind 30 bis maximal 120 Minuten.“ Für Unternehmen bzw. Redner bedeutet dies: Bringen Sie Ihre Botschaften auf den Punkt. Und für Veranstalter? Setzen Sie statt auf Monumental-Events lieber auf Veranstaltungsreihen oder -serien.

Tipp 3: Schaffen Sie Highlights

Mal ehrlich: Freuen Sie sich, wenn sich in Ihrer Agenda eine Videokonferenz, ein Online-Meeting an das nächste reiht? Wenn ja, sind Sie ein Exot: Die meisten Personen nicht. Entsprechend hoch ist die sogenannte „No-Show-Rate“ bei Online-Events – also die Zahl der angemeldeten Teilnehmer, die nicht „erscheinen“. Sie ist deutlich höher als bei Präsenz-Veranstaltungen. „Auch weil dem Veranstalter aus Teilnehmersicht hierdurch kein finanzieller Schaden entsteht“, erklärt Doll das Phänomen. Schliesslich muss er für den Online-Event keinen Raum anmieten und kein Buffet für das anschliessende Get-together aufbauen.

Zugleich könnten aber im Prinzip alle Interessierten weltweit an einem Online-Event teilnehmen, sofern Sprachbarrieren überwunden werden – was die effektive Teilnehmerzahl schwer kalkulierbar macht. „Definieren Sie Ihre Zielgruppe im Vorfeld sehr genau“, rät Meyer deshalb. Zudem gilt es Highlights zu schaffen und diese entsprechend zu kommunizieren. „Sprechen Sie danach die potenziellen Teilnehmer abgestuft, mehrfach gezielt an, um ihre Neugier zu wecken. Steigern Sie Ihr Interesse an dem Event – auch über die Social-Media-Kanäle. Und halten Sie nach der Anmeldung das Interesse zum Beispiel durch inhaltliche Appetithäppchen hoch. Dann ist die No-Show-Rate niedriger.“

Ein Online-Event ist keine zweitklassige Alternative

Die Corona-Pandemie zwingt viele Unternehmen, ihre Kommunikationsstrategien radikal zu überdenken. Das wird die Art, wie Events geplant und durchgeführt werden, auch mittel- und langfristig verändern. „Was wir gerade erleben, ist kein Strohfeuer“, ist sich Doll sicher. „Professionell durchgeführte Online-Events werden in der Unternehmenskommunikation auch nach der Pandemie eine große Rolle spielen.“ Ebenso die Zahl der „sogenannten hybriden Konferenzen, die Präsenzveranstaltungen mit Live-Übertragungen verbinden“, ergänzt Meyer.

Unternehmen, die sich für die neue digitale Kommunikationswelt rüsten wollen, rät Meyer, die oben genannten „Basis-Tipps“ zu beherzigen und dann einfach loszulegen und Erfahrung zu sammeln. An technischen Möglichkeiten fehle es nicht. Erfolgsentscheidend sei aber, wie so oft im Geschäftsleben, das „gewusst wie“.

Im Text zitierte Personen:

• Jens-Uwe Meyer ist als Top-Keynote Speaker für Innovation, Digitalisierung und Führung im deutsch- und englischsprachigen Raum und in Asien aktiv, Außerdem konzipiert er virtuelle Veranstaltungen für Unternehmen und führt diese zum Erfolg (Internet: https://jens-uwe-meyer.de).
• Yan Doll ist der verantwortliche Country Manager für die DACH-Region von Athenas, einer Redneragentur mit zahlreichen Standorten weltweit. Das Unternehmen vermittelt namhafte Referenten und Persönlichkeiten für Präsenz- und Online-Veranstaltungen (Internet: https://www.athenas.de).