5 Wege, mit Fotos und Videos den digitalen Informationsfluss zu optimieren

Abfotografierte Flipcharts und Whiteboards ersetzen inzwischen in vielen Besprechungen den Schriftführer. Mit Smartphone und Tablet sind Bilder in hoher Qualität im Handumdrehen erstellt, verteilt und direkt digital im Dokumenten Management System (DMS) archiviert. Auch Geräte zur mobilen Datenerfassung (MDE) verfügen immer häufiger über eine Kamerafunktion. Für mobil erstellte Fotos oder Videos ergeben sich damit noch viele weitere, lohnende Einsatzmöglichkeiten, und den digitalen Informationsfluss zu optimieren:

1. In der Logistik

Noch während der LKW an der Rampe steht, fällt dem Mitarbeiter im Wareneingang eine beschädigte Verpackung auf. Mit der Kamera in seinem MDE-Gerät oder Smartphone protokolliert er sofort den Mangel. Neben einer ramponierten Kartonage kann er so auch offensichtliche Defekte an der Ware oder falsche Lieferungen festhalten. Retouren und Ersatz lassen sich so umgehend – auch durch Sachbearbeiter im Backoffice – anfordern. Aber auch im Fall einer tadellosen Sendung helfen die schnellen Schnappschüsse: Eine rasch dokumentierte Bestätigung im Wareneingang sorgt für eine schnellere Verbuchung und verkürzt so Durchlaufzeiten.

2. Im Versand

Unmittelbar bevor die Ware das Haus verlässt, dokumentiert ein schnelles Foto: Die jetzt zu verladenden Produkte sind unversehrt, vollzählig und entsprechen der Bestellung. Sollte die Lieferung am Bestimmungsort unvollständig oder beschädigt ankommen, ist dank des „Beweisfotos“ zweifelsfrei klar: Der Schaden ist während des Transports entstanden. Haftungsstreitigkeiten kommen so erst gar nicht auf.

3. In der Fertigung

Auch in der Produktion lohnt es sich, bestimmte Fertigungsschritte in Bildern oder Videos festzuhalten. Qualität und Vollständigkeit lassen sich so leichter nachvollziehen. Das audiovisuelle Material liefert zudem die Grundlage für weitere Prozessoptimierung. Ist die Produktion abgeschlossen, kann ein Foto zur Fertigmeldung den Endzustand dokumentieren. Aber nicht nur das: Bilder aus der Fertigung sind auch in der Kundenkommunikation hilfreich. Zum Beispiel zeigen sie dem Kunden, wie weit seine individuelle Bestellung gefertigt ist, und steigern so die Vorfreude auf sein Wunschprodukt.

4. Im Projektmanagement

In komplexen Projekten, wie im Anlagenbau, helfen Bilder und Videos ebenfalls, den Zustand bestimmter Gewerke aufzunehmen und ihren Fortschritt festzuhalten. Das gilt für einzelne Projektphasen und erst recht für die Inbetriebnahme.

5. Beim Service

Servicetechniker im Außendienst stehen unter hohem Druck: Schließlich will der Kunde sein Problem möglichst schnell gelöst haben. Werden Folgearbeiten nötig, lohnt es sich, den aktuellen Zustand mit Text und Bild zu beschreiben. Denn hat der Kollege schon vor dem Einsatz zum Beispiel die Gebrauchsspuren vor Augen, kann er sich gezielter vorbereiten. Natürlich lässt sich mit Vorher-Nachher-Aufnahmen auch die geleistete Wartung besser protokollieren.

Von der digitalen Datei zum digitalen Prozess

Eine digitale Aufnahme allein macht noch keine Digitalisierung. Muss ein Mitarbeiter erst zu einem PC oder Terminal gehen, um Dateien hochzuladen, kostet das wertvolle Prozesszeit. Ebenso wie das Kopieren auf einen PC, sei es über den Austausch einer SD-Karte oder das Anschließen eines USB-Kabels. Umgekehrt gilt: Personen im Backoffice haben alle benötigten Informationen in der digitalen Akte direkt verfügbar – ohne Rückfragen und nahezu in Echtzeit. Selbst wenn je Vorgang nur Sekunden oder wenige Minuten gewonnen sind: Über einen Tag oder in einer Woche kommen hier schnell mehrere Stunden verschenkte Arbeitszeit zusammen. Für Unternehmen, die das volle Potenzial der Digitalisierung ausschöpfen wollen, geht es also nicht nur darum, Fotos möglichst zeitnah zu erstellen. Sie sollten auch darauf achten, dass sie die Bilder direkt vom mobilen Endgerät an nachgelagerte Stellen weitergeben können. Auch muss es möglich sein, die digitalen Medien an die jeweiligen Aufträge oder andere Belege anzuhängen.

Digitaler Informationsfluss: Zeitersparnis und Arbeitserleichterung

Die Mitarbeiter ersparen sich damit nicht nur mehrere Arbeitsschritte rund um das Hochladen. Auch die Geschwindigkeit und Transparenz im Prozess als Ganzes steigen. Kollegen können schneller reagieren und nachfolgende Tätigkeiten früher starten. Denn sie haben direkten Zugriff auf den digitalen Beleg inklusive sämtlicher Bilder und Videos und das im Fall einer integrierten Archivierung mit einem Dokumenten-Management-System noch über Jahre hinweg.

Quelle und weitere Informationen: proALPHA