Must-Have-Funktionen für digitale Personalakten
Die zunehmende Digitalisierung aller Lebensbereiche erfasst auch die Arbeitswelt und damit die Personalabteilung: von flexiblen Arbeitsmodellen wie Home Office über Recruiting-Prozesse auf Online-Portalen bis hin zur Förderung digitaler Mitarbeiter-Kompetenzen. Wollen Personalverantwortliche diesen wachsenden Anforderungen gerecht werden, müssen sie ihre administrativen Abläufe verschlanken – zum Beispiel durch elektronische Personalakten.
Personalakten beinhalten alle für HR-Verantwortliche relevanten Daten zu einem Mitarbeiter: Anstellungsverträge, Gesprächsprotokolle, Lohn- und Gehaltsdaten und vieles mehr. Die sachgemäße Lagerung dieser zahlreichen sensiblen Dokumente stellt für viele Unternehmen eine große Herausforderung dar. Setzt das Unternehmen aber eine digitale Personalakten-Lösung ein, werden alle Daten elektronisch bereitgestellt: zentralisiert, zeit- sowie ortsunabhängig und leicht durchsuchbar. Die forcont business technology gmbh (www.forcont.de), ein auf Enterprise Content Management (ECM) spezialisiertes Softwarehaus, erklärt, welche Funktionen eine digitale Personalakten-Lösung mitbringen muss, damit sie HRM-Prozesse nachhaltig optimieren kann. Die folgenden sieben Funktionen sind demnach für eine digitale Personalakte essenziell:
- Vertragserstellung: Standardisierte Anstellungsverträge werden am besten über ein Tool zur Vertragserstellung gemanagt, mit vordefinierten Feldern und dynamischen Textbausteinen.
- Dokumenterstellung: Dank einer integrierten Dokumenterstellung können Mitarbeiter eben nicht nur Verträge, sondern beispielsweise auch Serienbriefe oder Mitarbeiter-Rundschreiben erstellen – direkt in den Personalakten, wo sie dann auch abgelegt werden. Der Personalverantwortliche kann seine Dokumente dann direkt aus dem System per E-Mail versenden.
- Wiedervorlage: Der Vorteil einer Funktion zur Wiedervorlage ist, dass HR-Mitarbeiter wichtige Fristen nicht aus den Augen verlieren. Im Idealfall wird dies durch eine E-Mail-Benachrichtigungs-Funktion flankiert, die rechtzeitig an anstehende Termine erinnert. Bei befristeten Verträgen ist es beispielsweise sinnvoll, im System eine automatische Erinnerung bzw. Wiedervorlage einzurichten.
- Freigabeprozesse: Zu etlichen HR-Vorgängen gehören interne Abstimmungs- und Freigabeprozesse. Die Personalakte sollte diese Prozesse umfassend unterstützen. Nicht nur durch ein automatisches oder halbautomatisches Einholen der Freigaben, sondern auch durch die Speicherungen der – im Idealfall elektronisch – unterschriebenen Dokumente im System.
- Aufgabenverwaltung: Stets gleiche Abläufe – etwa die Rückkehr eines Mitarbeiters aus der Elternzeit, ein Steuerklassenwechsel oder die Vorbereitung und Durchführung von Personalgesprächen – sollten HR-Verantwortliche in der elektronischen Personalakte einfach über Templates verwalten und tracken können. Der Verantwortliche kann solche Tasks dann auch direkt dem zuständigen Bearbeiter zuweisen.
- Volltextsuche: Schriftstücke einzuscannen, ist das eine, sie durch eine OCR-Texterkennung dann auch gleich komfortabel durchsuchbar zu machen, ist das andere. Wenn dies automatisiert passiert, lassen sich alle Dokumente schnell nach den gewünschten Schlagworten durchsuchen.
- Datenlöschung: Gerade vor dem Hintergrund neuer Regulierungen (wie etwa der EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO) ist für HR-Abteilungen ein gesetzlich einwandfreier Umgang mit Vertrags- oder Personalakten unerlässlich. Eine elektronische Personalakte unterstützt bei der Compliance, indem sie fristgerecht an die notwendige Löschung erinnert – ob es um alte Bewerbungen, Verträge ehemaliger Mitarbeiter oder um Abmahnungen geht.
Weitere Informationen über die Erstellung digitaler Personalakten erhalten Sie in einem Whitepaper von forcont business technology gmbh.
