Vertragsmanagement als Achillesverse in Unternehmen?
Verträge bilden den rechtlichen Rahmen, den jedes Unternehmen braucht, um langfristig und verlässlich planen und wirtschaften zu können. Umso erstaunlicher ist es, dass selbst grössere mittelständische Betriebe oft noch über kein digitales Vertragsmanagement verfügen.
Verträge sind die rechtliche Grundlage jedes Unternehmens und umfassen eine Vielzahl von Vereinbarungen, wie Kauf-, Miet- oder Lizenzverträge. Trotz ihrer Bedeutung verfügen viele mittelständische Unternehmen in der Schweiz noch immer nicht über ein digitales Vertragsmanagement. Laut Dr. Pascal Habegger, Geschäftsführer der Fabasoft 4teamwork AG, verteilt sich die Verwaltung von Verträgen oft auf verschiedene Abteilungen, was zu unübersichtlichen Zuständigkeiten führt und Risiken wie verpasste Fristen oder Vertragsstrafen mit sich bringt. Eine intelligente Softwarelösung für das Vertragsmanagement bietet hier Abhilfe.
Einsatz von Künstlicher Intelligenz
Die Digitalisierung ermöglicht es, alle Verträge an einem zentralen Ort zu speichern und für berechtigte Personen jederzeit zugänglich zu machen. Dies spart Zeit, reduziert Duplikate und gewährleistet eine lückenlose Nachvollziehbarkeit durch Funktionen wie die Versionierung von Verträgen. Zudem können Unternehmen durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) regulatorische Änderungen schnell umsetzen und Risiken minimieren, ohne manuell jeden Vertrag durchsehen zu müssen. KI-basierte Systeme analysieren Verträge automatisch und leiten nötige Änderungen oder Genehmigungsprozesse ein.
Digitale Signatur für mobiles Arbeiten
Ein weiteres Highlight moderner Vertragsmanagement-Software ist die Möglichkeit der digitalen Signatur. Diese sind fälschungssicher und rechtlich verbindlich, was die Mobilität der Mitarbeitenden erleichtert und sicherstellt, dass Verträge auch im Homeoffice oder unterwegs unterschrieben werden können. Zusätzlich bietet ein integriertes Fristenmanagement automatische Erinnerungen an wichtige Termine und Fristen, was wiederum dazu beiträgt, unternehmerische Risiken zu reduzieren und Chancen optimal zu nutzen.
Insgesamt zeigt sich, dass digitales Vertragsmanagement nicht nur Effizienzsteigerungen ermöglicht, sondern auch die rechtliche und operative Sicherheit eines Unternehmens stärkt. Unternehmen, die auf diese Lösungen verzichten, laufen Gefahr, wichtige Verpflichtungen zu übersehen und dadurch erhebliche finanzielle oder rechtliche Nachteile zu erleiden.
Quelle und weitere Informationen: Fabasoft 4teamwork AG
Dieser Beitrag erschien ursprünglich auf m-q.ch - https://www.m-q.ch/de/vertragsmanagement-als-achillesverse-in-unternehmen/
