Technologie statt Bürokratie

Mit lediglich 2,8% Jahresinflation hat die Schweiz 2022 deutlich positiver abgeschlossen als die Eurozone oder die USA. Doch auch hierzulande bleiben die Löhne hinter der Inflation zurück, die stark gestiegenen Lebenshaltungskosten verringern die allgemeine Kaufkraft. Nicht nur die Politik, sondern auch Unternehmen sind gefragt, ihre Mitarbeitenden zu entlasten, ihnen Sorgen zu nehmen und ihr finanzielles Wohlbefinden sicherzustellen. Allerdings sind Unternehmen ohnehin schon in einer angespannten Lage: An allen Ecken und Enden werden Budgets kritisch geprüft, gekürzt und Führungskräfte sind angehalten, ihre Ausgaben weiter zu reduzieren. Gleichzeitig muss in gewisse Bereiche wie Cybersicherheit und die Widerstandsfähigkeit von Lieferketten weiter investiert werden, um die Sicherheit und damit auch den Fortbestand des Betriebs zu gewährleisten. Wichtig ist in dieser Phase, nicht an den falschen Stellen zu sparen. Eine dieser falschen Stellen ist das Ausgabenmanagement. Ob Spesen oder Homeoffice-Kosten: Mitarbeiterausgaben nehmen gerade an vielen Stellen zu. In makrowirtschaftlich unbeständigen Zeiten können Unternehmen von automatisierten Prozessen besonders profitieren und die mittel- und langfristigen Potenziale voll ausschöpfen. Dabei sollten sich Unternehmen aber auch damit auseinandersetzen, wie sie ihre Reglemente anpassen können, um ihre Mitarbeitenden zu unterstützen. Wie können Mitarbeiterausgaben effizienter verarbeitet werden, damit die Angestellten nicht auf Kosten sitzen bleiben, die Unternehmen aber auch ihre Ausgaben bestmöglich steuern können?

Wer kommt bei all den Änderungen noch mit? Die Automatisierung!

Aktuelle Studienergebnisse von SAP Concur verdeutlichen die Ausmasse des Dilemmas, in dem sich Unternehmen und ihre Angestellten befinden. Nachdem sich die Arbeit aus dem Homeoffice in den vergangenen Pandemiejahren wachsender Beliebtheit erfreute, haben mit 68% mehr als zwei Drittel der Angestellten aus der Schweiz gesagt, dass sie künftig wieder mehr im Büro arbeiten möchten, um zu Hause Heizkosten zu sparen. Gleichzeitig wird fast die Hälfte der Befragten (48%) von ihrem Arbeitgeber ermutigt, von zu Hause aus zu arbeiten, damit die Heizkosten im Büro eingespart werden können – ein Dilemma. In einer Phase, in der für Einzelpersonen oft jeder Rappen zählt, sollten Unternehmen prüfen, ob sie ihre Spesenreglemente anpassen können, um Mitarbeitende im Homeoffice etwa durch anteilige Rückerstattungen von Strom- und Heizkosten zu entlasten. Bei der Erfassung und Rückerstattung helfen automatisierte Tools für das Ausgabenmanagement: Darin lassen sich die unternehmenseigenen Reglemente hinterlegen und die Prüfung der eingereichten Ausgaben geschieht automatisiert. Das schafft wiederum freie Kapazitäten in der Buchhaltung.

Die agile und effiziente Anpassbarkeit der Reglemente in automatisierten Lösungen passt zudem optimal zur Unvorhersehbarkeit unserer aktuellen globalen Lage. Makrowirtschaftliche Bedingungen ändern sich teilweise über Nacht. Ist eine Leistung, wie etwa die Unterstützung der Angestellten beim Zahlen von Energierechnungen, nicht mehr notwendig, lässt sich die Regel einfach im Tool entfernen oder abändern. Insbesondere was häufige ­Änderungen der Reglemente betrifft, sind automatisierte Tools bei Compliance-Checks deutlich weniger fehleranfällig als Menschen. Wenn eine Regel ihre Gültigkeit verliert, wird die Zahlung eingereichter Belege schlicht abgelehnt, während valide Forderungen weiterhin schnell und unkompliziert erstattet werden.

Weniger Papierkram, weniger Frust, mehr Effizienz

Zu häufig fragen Angestellte aus allen möglichen Abteilungen und in den unterschiedlichsten Unternehmen: «Was habe ich heute eigentlich den ganzen Tag gemacht?» Denn umständliche bürokratische Aufgaben sind oft schwer erkennbare Zeit- und Ressourcenfresser. Insbesondere Spesenabrechnungen sind als unnötig kompliziert verschrien. Dabei gibt es automatisierte Lösungen, die das Papier­wirrwarr und komplexe Excel-Tabellen durch eine intuitive App ersetzen. Bisher sagen 41% der befragten Schweizer Angestellten, dass sie kleinere Ausgaben unterwegs des Öfteren gar nicht zurückfordern, weil der Rückforderungsprozess zu aufwendig ist  – und das, obwohl bei mehreren kleineren Beträgen schnell eine ordentliche Summe zusammenkommt.

Bereits jetzt machen sich nahezu zwei Drittel der Schweizer Angestellten (62%) Sorgen um die Auswirkungen, die verspätete Rückerstattungen von Spesen und Homeoffice-Ausgaben auf ihre privaten Finanzen haben. Wenn jede Spesenabrechnung mit dem Abfotografieren des Belegs nahezu erledigt ist, entlastet eine App zur automatisierten Abrechnung von Mitarbeiterausgaben Angestellte finanziell auch längerfristig. Die einmaligen Ausgleichszahlungen, die 56% der befragten Schweizer von ihren Arbeitgebern erhalten haben, wirken hingegen nur punktuell.

Einfach per App: ­Spesenabrechnung wird zur Nebensache

Effizientere und einfachere Prozesse im Ausgabenmanagement sind zu Recht bei Mitarbeitenden beliebt: Prozesse, die mit unübersichtlichen Tabellen und Formularen noch zeitraubende Arbeit bedeuteten, werden massiv entschlackt und Mitarbeitende können ihre Zeit für wertschöpfende Aufgaben nutzen. Natürlich will die anfängliche Investition zunächst bei Entscheidern verargumentiert werden. Gerade in unsicheren Zeiten werden Investitionen nicht mehr so locker getätigt wie vielleicht vor noch ein paar Jahren. Die Geschwindigkeit, mit der sich der ROI eines digitalen, automatisierten Tools positiv niederschlägt, spricht aber für sich. Effiziente, digitalisierte Prozesse, die sich schnell finanziell rentieren und dazu noch Excel-Tabellen und unübersichtliche Papierfluten ablösen, erfreuen sich ohnehin grosser Beliebtheit. Dass ein digitales Arbeitsumfeld die Mitarbeiterzufriedenheit steigert und somit hilft, qualifizierte Fachkräfte weiterhin ans Unternehmen zu binden, ist ein zusätzliches Plus.

Automatisierung und Datentransparenz waren noch nie wichtiger und hilfreicher als heute – auch wenn es um Spesen und Homeoffice-Ausgaben geht. Wer die digitale Transformation weiter auf die lange Bank schiebt, wird langfristig Widerstandsfähigkeit einbüssen und Fachkräfte an Unternehmen verlieren, die Freiräume schaffen für wertschöpfendes Arbeiten und Bürokratie durch Technologie ersetzen.