Die SFM-Methode
Viele Unternehmen möchten die Büros für ihre Mitarbeitenden modernisieren. Eine Arbeitsgruppe wird gebildet, ein Brainstorming durchgeführt und durch eine Mitarbeiterumfrage ergänzt. Und wie geht's dann weiter?
Die SFM-Methode (SFM = Solution Finder Model) wird als Analysemodell beim konvergenten Denken eingesetzt, es soll also Klarheit bezüglich der Lösungsvarianten bringen. Es geht dabei von einem Problem aus, für das eine Lösung gefunden werden soll. Diese Methode wurde 2009 an der Fernfachhochschule Schweiz von einem Forschungsteam des Forschungsschwerpunktes eCollaboration als kollaboratives Instrument der Lösungsfindung entwickelt und ist seither in vielen Projekten erfolgreich eingesetzt worden. Die Methode SFM funktioniert so, dass ein Themeninput zuerst klassifiziert wird und dadurch entweder als Bedürfnis, Ziel oder Lösung identifiziert wird. Danach wird durch geeignete Fragestellungen überprüft, ob sich mit dieser Annahme die Kette «Bedürfnis-Ziel-Lösung» in eine Einheit bringen lässt. Wichtig dabei ist, dass ein Bedürfnis ein Ziel besitzen muss und für dieses Ziel eine Lösung gefunden werden soll. Diese Lösung muss dem ursprünglichen Bedürfnis wiederum gerecht werden. Nur wenn die Dreiecksbeziehung sinngerecht aufgestellt werden kann, kann die Lösung als eine problemgerechte Lösung angesehen werden.
Smart Uffi – das intelligente Büro der Zukunft
Die SFM-Methode wurde in vielen unterschiedlichen Projekten bereits erfolgreich eingesetzt, so etwa auch beim Projekt «Smart Uffi» (Smart Office). Dabei handelt es sich um ein Forschungsprojekt, das die FFHS zusammen mit der SUPSI (Fachhochschule im Tessin) ausführt. Es geht darum, welche Lösungen man implementieren soll, um ein sogenanntes «Smart Office» – also ein intelligentes Büro – zu erhalten.
Smart ist in diesem Sinne folgendermassen zu deuten (Zukunftskonferenz Fraunhofer 2015 in Stuttgart):
- Der Bediener wird zum Bedienten – die Technik erkennt, was jemand möchte, und handelt direkt und ohne Nachfrage. Beispielsweise komme ich abends ins Büro, der Laptop startet sofort und loggt sich in ein Forum ein, in dem von mir noch für heute Abend eine Antwort erwartet wird. Ich muss mich weder um das Foren-Login noch um Username oder Passwort kümmern – alles ist bereits vorbereitet. Ich kann gleich mit der Arbeit beginnen.
- Die Dinge erfordern kein menschliches Zutun. Beispielsweise bin ich mobil unterwegs und benutze einen Laptop mit WLAN-Anbindung ans Internet. Beim Ortswechsel baut der Laptop automatisch die Verbindung zu den WLAN-Netzen auf, ohne dass ich etwas anwählen oder eintippen muss.
- Aus mehreren Handlungsoptionen wird flexibel und kontextabhängig ausgewählt. Beispielsweise habe ich mich für drei Tage ferienhalber abgemeldet. Genau in dieser Zeit kommt eine Anfrage über ein Projekt, in das ich bereits viel Zeit investiert habe und das ich gerne bearbeiten würde. Ich erhalte eine SMS auf mein Mobiltelefon und muss nur kurz eine Bestätigung abgeben, dass ich dabei bin – damit wird eine Antwort-Mail generiert. Weitere E-Mails und Anfragen, die zu diesem Zeitpunkt für mich nicht relevant sind, werden zurückgehalten und warten, bis ich wieder im Büro bin.
Die folgenden Statements wurden im Rahmen einer Umfrage im Projekt Smart Uffi an der FFHS eruiert und anschliessend einer SFM-Analyse unterzogen, indem die einzelnen Aussagen einer Gruppe den Bedürfnissen, Zielen oder Lösungen zugeordnet wurde. Anschliessend wurde versucht, die Beziehungen zwischen den Elementen herzustellen.
In der Grafik lässt sich eine Lösung herauslesen (grün, durchgezogen), für das Bedürfnis «Büro zu klein» lässt sich ein Ziel finden (Unterstützung des eigenen Wohlbefindens) und eine Lösung zuordnen (mehr offene Bürozonen) – die Lösung unterstützt rückwirkend wieder das Bedürfnis. Das Dreieck dieser Elemente kann also geschlossen werden und stellt damit eine echte, nachhaltige Lösung dar.
Für das Bedürfnis «stehend arbeiten zu wollen» lässt sich zwar ein Ziel finden (eigenes Wohlbefinden) aber eine Lösung existiert noch nicht. Sie muss demzufolge entwickelt werden: Beispielsweise wäre hier ein Stehtisch mit hohen Stühlen möglich, womit man am selben Tisch stehend oder sitzend (auch gemischt) arbeiten kann. Damit wäre ein weiteres Bedürfnis (Möblierung zu unflexibel) erfüllt, da die Lösung (stehend oder sitzend oder beides zusammen mit mehreren Personen) die Flexibilität und das eigene Wohlbefinden zu erhöhen vermag.
Der Wunsch eines «eigenen iPad» stellt kein Bedürfnis, sondern bereits eine Lösung dar (da es ein Instrument ist). Es lässt sich aber weder ein Ziel noch ein Bedürfnis zuordnen, sodass die beiden Elemente erst noch gesucht werden müssen. Lassen sich diese sinngerecht finden, kann ein iPad durchaus eine Lösung sein.
Dem intelligenten Büro Schritt für Schritt näherkommen
Auf diese Weise wird es möglich, dem intelligenten Büro der Zukunft durch Abstimmen der Bedürfnisse und Ziele seiner Nutzer Schritt für Schritt näherzukommen. Für den Anfang werden deshalb einige ausgewählte Lösungen, die sich durch die SFM-Analyse gezeigt haben, in der Praxis der beiden Projektpartner implementiert.
Solution Finder Model https://tube.switch.ch/videos/b855fc39
Fernfachhochschule Schweiz https://www.ffhs.ch/
Collaborative Solutions Quick&Clean: The SFM Method http://bit.ly/2aRTtVk
