Neue EU-Whistleblower-Richtlinie betrifft auch Schweizer Unternehmen

So richtig ins Bewusstsein der öffentlichen Wahrnehmung gerückt wurde der Begriff „Whistleblowing“ durch die Ereignisse rund um Julian Assange, dem Begründer von „Wikileaks“. Über diese Plattform wurden u.a. mutmassliche Kriegsverbrechen und Korruption enthüllt. Gerade das Internet, insbesondere die Social Media, wurde schon verschiedentlich für die Preisgabe von Insider-Informationen genutzt – mit zum Teil unabsehbaren Folgen. Auch wenn Compliance-Verstösse, unlautere und illegale Machenschaften oder sonstige Unregelmässigkeiten am Arbeitsplatz nicht toleriert, sondern aufgedeckt und entsprechend geahndet werden sollten, ist ein derart „offener Kanal“ wie das Internet denkbar schlecht geeignet. Sowohl Hinweisgeber als auch betroffene Organisationen werden dadurch grossen Reputations-Risiken ausgesetzt. Um sowohl Adressaten wie auch die Hinweisgebenden selbst besser zu schützen, tritt ab 17. Dezember 2021 die neue EU-Whistleblower-Richtlinie in Kraft. Diese Verordnung verpflichtet Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden bzw. EUR 10 Mio. Jahresumsatz zu einem anonymen Hinweisgebersystem. Ab 2023 wird die Grenze nochmals gesenkt, und zwar auf 50 Mitarbeitende.

EU-Whistleblower-Richtlinie: Druck auf Schweizer Unternehmen wächst

Wer schützt aber in der Schweiz einen Mitarbeitenden, der z.B. seinen Arbeitgeber darüber informieren will, dass ein Kollege heimlich pädosexuelle Inhalte aus dem Internet herunterlädt oder dass Aussendienst-Mitarbeitende systematisch Spesenabrechnungen zu ihren Gunsten „frisieren“? Eine Gesetzesvorlage zum „Schutz bei Meldung von Unregelmässigkeiten am Arbeitsplatz“ scheiterte letztes Jahr im Nationalrat. Damit bleibt das Dilemma bestehen, in dem sich ein Mitarbeitender befindet, der über Unregelmässigkeiten Bescheid weiss: Auf der einen Seite der Verstoss gegen geltendes Recht durch seinen Arbeitgeber, auf der anderen Seite steht seine Treuepflicht gegenüber ebendiesem Arbeitgeber. Dennoch wächst der Druck auf die Schweiz, Whistleblowern, zu Deutsch: Hinweisgebern, einen angemessenen Schutz zu gewähren. Dies trifft nun insbesondere auf Unternehmen mit internationaler Geschäftstätigkeit im EU-Raum zu: Auch sie sind ab 17. Dezember 2021 zu einer anonymen und DSGVO-konformen Meldemöglichkeit verpflichtet.

Um einheitliche Standards zu gewähren, wird auch hierzulande ein professionelles und anonymes Hinweisgebersystem empfohlen. „Ziel eines solchen Hinweisgebersystems ist es, die Hinweisgebenden hinreichend zu schützen, um Risiken in Zusammenhang mit Compliance-Verstössen zuvorzukommen und sich als vorbildliche und transparente Arbeitgeberin im Sinne des Employer Branding zu positionieren“, erklärt Thomas Wittkopf, Geschäftsführer der TELAG AG. Dieses Unternehmen liefert bereits heute unter der Bezeichnung WhistleTAG ein ganzheitliches Hinweisgebersystem  für Grosskonzerne und KMU.

Anonymes Meldesystem

Die EU-Whistleblower-Richtlinie sieht vor, dass den Hinweisgebenden die Möglichkeit geboten werden muss, ihre Meldung elektronisch über ein verschlüsseltes Online-System sowie mündlich per Telefon, jedoch in jedem Fall anonym und sicher zu platzieren. „Die Vertraulichkeit der Hinweisgeber muss sichergestellt werden, damit die Mitarbeitenden überhaupt erst den Mut aufbringen, einen Compliance Verstoss zu melden. Wir erleben in der Praxis oft, dass es insbesondere in KMU, die stolz sind auf ihre offene Unternehmenskultur, Mitarbeitenden besonders schwerfällt, auf einen Missstand hinzuweisen. Sie fürchten die Folgen – begonnen von Herabsetzung, über Mobbing bis hin zu weitreichenden Vergeltungsmassnahmen. Deshalb sehen sie in den meisten Fällen von einer Meldung ab.“ Mit verheerenden Folgen, wie der ACFE Report belegt: So beläuft sich der durchschnittliche finanzielle Schaden auf CHF 200’000 – den Reputationsschaden noch nicht eingerechnet. „Geschäftsführer und Verwaltungsräte stehen in der Verantwortung, tappen jedoch oftmals im Dunkeln, weil den Mitarbeitenden aufgrund des unzulänglichen Schutzes die Grundlage fehlt, einen Missstand zu melden. Ein professionelles Hinweisgebersystem bietet den Unternehmen eine Chance für Transparenz und gelebte Corporate Governance nach innen und aussen“, so Thomas Wittkopf.

Corporate Compliance macht Sinn

Für Banken und Effektenhändler ist in der Schweiz eine Compliance-Funktion gesetzlich vorgeschrieben. Doch auch in anderen Branchen erkennen immer mehr Unternehmen unabhängig von ihrer Grösse die Compliance als integralen Teil einer guten Unternehmensführung. Ein wirksames Compliance-Konzept umschreibt die für das betreffende Unternehmen zentralen Compliance-Themen und definiert die Compliance-Risiken. Es regelt auch die Berichterstattung an die Unternehmensführung und den Verwaltungsrat. Nicht zuletzt gehört auch eine konkrete Compliance-Organisation dazu, inklusive Meldesystem für Problemfälle. Ein solches, anonymes Hinweisgebersystem stellt sicher, dass Unternehmen frühzeitig Compliance-Verstösse detektieren sowie generelle Verstösse gegen Gesetze oder interne Regeln identifizieren können. Zudem werden die Prozesse laufend und objektiv auf ihre Wirkung überprüft und optimiert, um entsprechende Massnahmen effektiv ergreifen zu können. Gemäss dem oben erwähnten ACFE Report von 2018 konnten 50% der Korruptionsfälle und 38% der übrigen Fraud-Muster dank eines Hinweisgebersystems aufgedeckt werden. Unternehmen mit einem telefonischen Hinweisgebersystem decken Fälle häufiger auf: 46% der Hinweise werden an Hotlines gemeldet, 30% gehen über die digitalen Kanäle ein. Die Verluste der Unternehmen mit einem telefonischen Hinweisgebersystem liegen 50% tiefer als jene, welche den Hinweisgebenden keinen telefonischen Meldekanal bieten.

Vorteile für Unternehmen

Doch wie funktioniert nun eine solche Hotline? Diese kann entweder an eine unternehmens-interne Meldestelle gehen oder auch an einen professionellen Dienstleister ausgelagert werden. Das Unternehmen TELAG ist ein solcher Dienstleister, der bereits seit 13 Jahren für Unternehmen aus dem Finanz- und Dienstleistungssektor ein anonymes Hinweisgebersystem betreibt, welches den Anforderungen an die neue EU-Whistleblower-Richtlinie gerecht wird. Das Unternehmen stellt hierfür sowohl die Software für die anonyme Verarbeitung der digitalen und telefonischen Meldungen wie auch die 24-Stunden-Erreichbarkeit in 24 Sprachen sicher. Ebenfalls inkludiert das Hinweisgebersystem der TELAG die Meldungsqualifizierung, das Case Management sowie im Bedarfsfall eine Ombudsstelle mit unabhängiger Rechtsanwaltskanzlei.

Mit einem anonymen Hinweisgebersystem können Image- und Reputationsschäden vermieden und das Vertrauen der Mitarbeitenden gefördert werden. Das Haftungsrisiko für Mitglieder der Geschäftsleitung und Verwaltungsräte sinkt. „Ziel ist, dass potenzielle Missstände intern untersucht und bereinigt werden können, bevor sie an die Öffentlichkeit gelangen. Unternehmen demonstrieren, dass Corporate Governance keine leere Worthülse, sondern ein Versprechen an die Mitarbeitenden ist, ihre Meldungen ernst zu nehmen. Dies zahlt schlussendlich auf das Arbeitsklima und die Unternehmenskultur ein“, so Thomas Wittkopf.

EU-Whistleblower-Richtlinie: Empfehlung für Schweizer Unternehmen

• Ein professionelles Hinweisgebersystem gilt als Best Practice für Konzerne und KMU und wird besonders empfohlen, sobald das Unternehmen im EU-Ausland Niederlassungen hat und/oder Mitarbeiter, Partner, Zulieferer aus dem EU-Raum beschäftigt.

• Der Meldeprozess muss telefonisch wie auch schriftlich funktionieren, einschliesslich Feedback-Loop an den Hinweisgeber, und die Anonymität der Whistleblower sicherstellen.

• Das Bekenntnis der Führungskräfte („tone from the top“) untermauert mit einem anonymen Hinweisgebersystem die Ernsthaftigkeit und zahlt auf die Glaubwürdigkeit ein. Beflügelt vom öffentlichen Diskurs zu Ethik und Moral in den Unternehmen, fordert die neue Generation von Mitarbeitenden und Führungskräften Geschäftsethik und Transparenz ein.

• Zu guter Letzt kommt präventives Handeln deutlich günstiger als kostenintensive Aufräumarbeiten im Falle eines Compliance-Verstosses, welche regelmässig nicht wiedergutzumachende Reputationsschäden sowie erhebliche finanzielle Folgen – im Schnitt CHF 200’000 gemäss ACFE Report 2018 – nach sich ziehen.

Weitere Informationen: www.telag.ch/whistletag